Cómo anotar y comentar un PDF online

Cómo añadir una nota a una página de un PDF

Mandar un documento a un compañero y explicarle qué falla sale mejor en la propia página que en el cuerpo del correo. La herramienta de notas hace exactamente eso: dibuja una pegatina amarilla con tu texto sobre las páginas que elijas. Lo importante es entender qué obtienes, porque aquí la palabra «anotación» significa algo distinto que en un lector.

Es un sello, no un comentario

Los comentarios de PDF que todo el mundo conoce de Acrobat y de los visores del navegador son objetos aparte dentro del archivo. Se pueden abrir, plegar, responder, marcar como resueltos y borrar sin tocar la página.

La nota que coloca esta herramienta está hecha de otra manera. Se dibuja directamente en el contenido de la página: un rectángulo, un borde y texto. En el archivo no aparece ningún objeto de comentario, y eso se puede comprobar en el resultado: la lista de anotaciones de la página se queda vacía.

De ahí salen tres consecuencias prácticas que conviene sopesar antes de enviar nada.

La nota se ve por todas partes: en el navegador, en el móvil, en un sistema de gestión documental que no muestra comentarios. No hay que activar nada y nada puede dejar de dibujarse.

La nota se imprime. Un comentario corriente no se imprime por defecto; esta es parte de la página.

La nota no se puede quitar sin rehacer el documento. Ni el destinatario ni tú podréis retirarla con un clic; haría falta el archivo original. Así que trabaja sobre una copia y no sobre tu único ejemplar.

Dónde aterriza la pegatina

La posición se da en fracciones de la página y no en milímetros, así que el mismo juego de números se comporta igual en A4 que en A3.

La vertical se mide desde arriba, no desde abajo. Merece la pena recordarlo: un valor de 0,9 baja la nota casi al borde inferior en vez de subirla al superior.

Ambos desplazamientos están topados en 0,95, así que la pegatina no se puede empujar fuera de la página. El ancho también se recorta en el borde derecho: una pegatina que no cabe termina en el filo de la hoja en lugar de salirse.

Hay además un mínimo de tamaño, en torno a 32 por 14 milímetros. No se puede pedir una pegatina más pequeña ni con fracciones diminutas: un rectángulo demasiado pequeño para contener texto no sirve de nada.

Los valores por defecto colocan la pegatina en el cuarto superior izquierdo de la página, ocupando la mitad de su ancho. En un documento con márgenes normales eso queda encima del primer párrafo o sobre él. Si ese contenido importa, lleva la pegatina al margen o hacia abajo en vez de confiar en su transparencia.

Cómo colocar la nota

1. Abre annotate-pdf y sube el documento. 2. Marca en la rejilla de vistas previas las páginas que necesitan la nota. 3. Escribe el texto. Corto funciona mejor, y el siguiente apartado explica por qué. 4. Ajusta la posición y el tamaño de la pegatina si hace falta. 5. Lanza el procesamiento y descarga el resultado. 6. Abre el archivo y lee la nota entera. Entera.

El texto largo se recorta en silencio

Esta es la trampa principal de la herramienta. El texto se ajusta por palabras dentro de la pegatina, y las líneas que no caben a lo alto sencillamente no se dibujan. Ni aviso, ni puntos suspensivos, ni pista de que parte del texto se quedó fuera de cuadro.

Probado con una nota larga a distintos tamaños de pegatina:

Funcionan las dos dimensiones, pero de distinta manera. El ancho añade caracteres por línea y nada más. El alto añade líneas y también cuerpo: la letra se calcula a partir de él hasta topar con su techo de 18 puntos. Así, una pegatina ancha y baja alberga mucho texto pequeño, y una alta y estrecha alberga menos, pero más grande.

De ahí dos reglas. Escribe corto: una idea, dos líneas como mucho. Si el texto se alarga de verdad, agranda la pegatina por los dos lados a la vez, porque cada uno por separado rinde alrededor de la mitad.

Y abre siempre el resultado. Una nota cortada a mitad de frase parece terminada, y la pérdida solo se nota por el sentido.

El color y la letra no se configuran

La pegatina es siempre la misma: relleno amarillo pálido translúcido, borde ámbar de punto y medio, texto marrón oscuro. Ni el color ni la opacidad aparecen entre los parámetros.

El relleno deja pasar aproximadamente la mitad de lo que hay debajo, así que el texto bajo la pegatina sigue siendo legible. Eso viene bien cuando la nota se refiere a un párrafo concreto y debe quedar junto a él, pero también significa que con la pegatina no se puede tapar nada.

El cuerpo de letra tampoco se fija. Se deriva del alto de la pegatina y queda acotado entre 8 y 18 puntos. Con los ajustes por defecto sale el tope superior, 18 puntos, bastante más grande que el texto del documento, y eso es a propósito.

Una nota para todas las páginas marcadas

Se escribe un texto y se coloca en cada página marcada en el mismo punto. Notas distintas en páginas distintas en una sola pasada no es posible.

Si es eso lo que necesitas, hay dos caminos. Pasar el documento varias veces, eligiendo cada vez unas páginas y un texto. O irte a edit-pdf, donde los bloques de texto se colocan de uno en uno donde quieras.

Las páginas no se vuelven a dibujar: la nota se posa sobre la página real, así que el texto del documento sigue siendo texto y los enlaces siguen funcionando.

La selección de páginas es estricta: un número más allá del final del documento detiene la tarea entera en vez de ignorarse. Un documento con contraseña de apertura tampoco se procesa, así que la protección hay que quitarla antes.

En qué se diferencia de las herramientas vecinas

Cuatro herramientas hacen cosas parecidas por fuera, y confundirlas sale caro.

add-watermark o bien reparte una línea de texto en diagonal por toda la página, o bien la estampa una sola vez en un punto elegido. La opacidad se ajusta, el ángulo no: la diagonal está fijada. Va sobre el estado del documento, «Copia» o «Borrador», no sobre una observación a un párrafo.

sign-pdf añade una firma y escribe el nombre del firmante en las propiedades del archivo. Una nota no escribe nada en las propiedades.

redact-pdf tacha y elimina de verdad el contenido. Una pegatina translúcida no lo sustituye: lo que hay debajo sigue ahí y sale con copiar y pegar.

compare-pdf encuentra por sí solo las diferencias entre dos versiones y las resalta. Si la tarea es mostrar qué cambió, marcarlo a mano sobra.