El contrato ya está maquetado, enviado a revisión, y entonces te das cuenta de que falta el anexo: los datos de las partes o el calendario de pagos en una hoja aparte. Rehacer todo el documento desde los originales en Word y volver a exportarlo a PDF no apetece nada, porque es fácil descuadrar el formato, las fuentes o las firmas que ya estaban aprobadas. Es mucho más sencillo insertar las páginas que faltan directamente en el archivo terminado y dejar el resto intacto.
La situación se repite constantemente. Hay que añadir una portada a un informe, meter una página escaneada con un sello en mitad de un contrato, ampliar una sección de un manual o dejar una hoja en blanco para una firma manuscrita. La clave aquí es la posición. El PDF no sabe qué consideras tú "anexo" o "portada", solo trabaja con números de hoja. Por eso, antes de insertar conviene tener claro después de qué página debe entrar el bloque nuevo. Si no, la sección acaba en mitad de un texto ajeno y luego toca corregirlo a mano.
A diferencia de rehacer el documento, la inserción no toca las páginas ya terminadas: el texto, las fuentes y las firmas quedan tal y como las vieron los revisores. Solo cambia el orden de las hojas en el archivo. Las nuevas entran en la posición que elijas y el resto se desplaza. Eso es lo que hace que el método sea seguro para documentos que ya pasaron por maquetación.
Cómo insertar páginas paso a paso
1. Abre Insert pages y sube el documento principal, ese en el que hay que añadir hojas. 2. Mira antes el original y anota el número de la página después (o antes) de la cual irá la inserción. Así no caes en mitad de un párrafo. 3. Sube el segundo archivo: las páginas o el PDF entero que quieres pegar. 4. Indica la posición: "después de la página N" para un anexo al final, "antes de la página 1" para una portada, un número concreto para insertar en medio. 5. Revisa la vista previa y comprueba que las hojas nuevas quedan donde tocan y no están giradas. 6. Descarga el archivo final y ábrelo entero antes de mandárselo a nadie.
Si hay varias inserciones (digamos una portada al principio y un anexo al final), hazlas por turnos y revisa el resultado tras cada paso. Así es más fácil ver en qué acción se descolocó el orden y no acabas peleándote con todo el documento de golpe.
Qué puede salir mal
- La inserción cae donde no debe y la página se mete en mitad del texto. Compara siempre con los números del original, no de memoria: la numeración de los pies y el orden real de las hojas pueden no coincidir.
- El escaneo pegado sale de lado o boca abajo. Las fotos y escaneos suelen traer una orientación "fija"; corrígela con Rotate PDF antes o después de insertar.
- En el segundo archivo había hojas de más y entraron todas en el documento. Saca primero solo las que necesitas con Extract pages y luego inserta el bloque limpio.
- Los márgenes y la escala de las páginas insertadas se notan distintos del documento principal porque el tamaño de papel canta. Si la diferencia molesta, iguala las medidas con Crop PDF.
- Tras la inserción se descuadra el orden previsto de las secciones. Reordenar las hojas es más cómodo en Organize PDF que volver a insertarlas.
Qué revisar antes de enviar
- El bloque nuevo está justo donde lo querías y no parte el texto contiguo.
- Todas las páginas insertadas se leen en la orientación correcta.
- Las hojas de sobra del segundo archivo no se colaron en el documento final.
- La numeración corrida, si le importa al destinatario, tiene sentido de la primera página a la última.
- El documento se abre y se pasa entero sin errores ni páginas en blanco.
Por dónde seguir
Si en lugar de una inserción puntual lo que necesitas es pegar varios archivos terminados uno tras otro, va mejor Merge PDF, que junta documentos en uno con un par de arrastres. Cuando lo que hace falta es sacar una parte de un documento grande, ayudan Split PDF y Remove pages. Y para poner orden en las hojas tras armar el conjunto, lo más fácil es Organize PDF.