Cómo insertar páginas en un PDF ya listo

Cómo insertar páginas en un PDF ya montado

El contrato está maquetado, enviado a aprobación, y entonces resulta que falta el anexo. O el cliente manda una página corregida para sustituir a la que ya está en el documento. No hace falta rehacer el archivo entero: la inserción añade páginas a un documento existente sin tocar nada más.

Insertar se diferencia de unir no por la escala, sino porque hay un documento base. Al unir, todos los archivos son iguales y se apilan uno tras otro. Al insertar, uno es el principal y los demás se encajan dentro de él en el punto indicado. De ahí se derivan varias cosas poco evidentes, y la primera tiene que ver con el punto.

Dónde caen las páginas si no indicas el sitio

La respuesta sorprende: al principio del todo.

El valor por defecto de la posición de inserción es cero, y cero significa el comienzo del documento. La lógica aquí es formal y no de sentido: la herramienta no intenta adivinar que un anexo suele ir al final. Si el campo del punto de inserción queda sin tocar, las páginas nuevas acabarán delante de la portada.

Por eso el sitio se indica siempre, incluso cuando parece obvio dónde debe ir el anexo.

Dos maneras de indicar el sitio, y cuál manda

El punto se fija con el número de página tras la cual insertar, o con una posición absoluta.

Si están puestos los dos, gana «después de la página» y la posición se ignora sin más. Conviene saberlo: si corregiste la posición y el resultado no cambió, lo más probable es que haya quedado en algún sitio un campo con el número de página.

Ambos valores se limitan al tamaño del documento. Indicar una página mayor de las que tiene el archivo no rompe la tarea, simplemente coloca la inserción al final.

Paso a paso

1. Abre insert-pages y sube primero el documento principal. 2. Añade los archivos cuyas páginas quieres insertar. 3. Indica el punto de inserción sin fiarte del valor por defecto. 4. Lanza el proceso. 5. Abre el resultado por los límites de la inserción: la página anterior, las hojas insertadas, la página siguiente.

Si hay varios archivos para insertar, todos caen en el mismo punto, uno detrás de otro, en el orden en que están en la lista. Repartirlos por sitios distintos del documento en una sola pasada no se puede: para eso hacen falta varias ejecuciones.

El giro de las páginas insertadas

Por defecto está activado el ajuste de orientación, y no funciona como se espera.

La herramienta mira la orientación de la primera página del documento principal y adapta a ella las hojas insertadas. Si la página insertada es apaisada y la primera del documento principal es vertical, la insertada se gira noventa grados.

La orientación se determina por cómo se ve la página, no por las medidas de sus propiedades. Una hoja vertical con un giro de noventa grados registrado se muestra apaisada, y lo que cuenta es precisamente el aspecto mostrado.

De ahí sale una trampa. Si el documento principal empieza con una página apaisada, por ejemplo una portada o un desplegable con un esquema, los anexos verticales se girarán para adaptarse. Formalmente correcto, por sentido no. En ese caso conviene desactivar el ajuste y resolver la orientación con rotate-pdf.

Qué pasa con los marcadores

Aquí la inserción se comporta al revés que la unión, y es a propósito.

Al unir, los marcadores se conservan de todos los archivos de origen. Al insertar se mantienen solo los del documento principal, y la navegación de los archivos insertados se descarta. El motivo es sencillo: los marcadores de un archivo insertado apuntan a números de página dentro de ese mismo archivo, y en el documento combinado esos números significan páginas completamente distintas. Conservarlos daría un índice que lleva a donde no debe.

Los marcadores del documento principal no se rompen: se recalculan para la nueva posición de las páginas. Una sección que estaba en la página veinte y tras la inserción quedó en la veinticinco seguirá funcionando.

Aparte, conviene recordar que la numeración impresa dentro del propio documento no se recalcula al insertar. Eso es simplemente texto sobre la hoja. Si después la numeración debe ser continua, se vuelve a poner con add-page-numbers.

Las propiedades quedan las del archivo principal

El autor, el título y demás propiedades del resultado se heredan del documento principal, y las de los archivos insertados no se mezclan. Es un comportamiento cómodo: el paquete no cambia de nombre en las propiedades solo porque le hayan añadido un anexo.

La otra cara es que si el título del documento principal ya era basura, la inserción no lo arregla. Eso se corrige aparte con set-pdf-metadata.

Si la tarea no arranca

Los motivos son pocos y el mensaje siempre nombra el archivo concreto en vez de quejarse en general.

El primero: entre los archivos a insertar hay un PDF sin páginas. Pasa con documentos que se guardaron mal o llegaron vacíos tras exportarlos de algún sistema. La herramienta lo comprueba antes de empezar y dice directamente qué archivo está vacío.

El segundo: el archivo pide contraseña para abrirse. Una protección que solo limita la impresión o la copia no estorba; una contraseña de apertura sí bloquea. Se quita con unlock-pdf.

El tercero: el archivo está dañado. Antes de darlo por perdido, el servicio hace un intento de reparar la estructura por su cuenta, así que un mensaje de archivo ilegible significa que la reparación automática ya no ha servido.

Un caso práctico: una hoja firmada en lugar de la original

La tarea más frecuente tiene esta pinta. Un contrato de catorce páginas, la octava impresa, firmada y escaneada. Hay que poner el escaneo en el sitio de la página ocho original.

En una sola operación no se hace, porque la inserción solo sabe añadir. El orden es este.

Primero remove-pages quita la página ocho. Quedan trece hojas, y lo que era la nueve pasa a ser la ocho.

Luego insert-pages coloca el escaneo después de la página siete. Después de la siete, no de la ocho: la numeración ya se ha desplazado y la octava ahora es la antigua novena. El error de una unidad es aquí el más habitual, y se suele notar después de enviarlo.

Con el escaneo conviene revisar la orientación aparte. El escaneo de una hoja firmada llega girado a menudo, y si la primera página del contrato es vertical, el ajuste automático lo girará solo. En cambio, si el contrato empieza con una portada apaisada, el ajuste jugará en tu contra y la hoja es mejor prepararla de antemano.

El orden de las operaciones se puede invertir, insertar primero y quitar después, pero entonces el desplazamiento de la numeración habrá que contarlo en el otro sentido. Es más fácil recordar una sola regla: después de cada operación los números de página cambian, y el paso siguiente se cuenta ya sobre el documento nuevo.

Cuándo insertar no es lo adecuado

Sustituir una página en una sola operación no se puede: la inserción solo añade. La sustitución se hace en dos pasos, primero remove-pages quita la hoja caducada y luego insert-pages pone la nueva en su sitio.

Si hay que cambiar secciones de sitio dentro del documento, eso es trabajo de organize-pdf. Si los archivos de origen son iguales y simplemente van seguidos, resulta más sencillo y más honesto unir con merge-pdf: allí se conserva la navegación de todas las partes y no solo la de la primera.