Word a PDF antes de enviar: qué revisar

De Word a PDF: por qué el resultado no es lo que había en pantalla

El documento se veía exactamente como debía en Word, y en el PDF los títulos se han desplazado, una tabla se ha desparramado en dos páginas y los números del índice ya no cuadran. La causa casi siempre es la misma, y no es el conversor.

La conversión no ocurre en su ordenador

Un archivo `.docx` no es una imagen de la página sino una descripción del contenido: texto, estilos, sangrados y una nota sobre con qué tipografía está compuesto. Cómo se coloca todo eso en la hoja se decide en el momento de dibujarlo.

Quien lo dibuja es LibreOffice en un servidor. Tiene su propio juego de fuentes, y ninguna de las de su equipo está ahí. Si el documento está compuesto con una tipografía que el servidor no tiene, se elige una parecida.

Una tipografía parecida casi nunca tiene los mismos anchos de carácter. Una línea que ocupaba noventa milímetros pasa a ocupar noventa y tres, la última palabra ya no entra y baja, y la última línea del párrafo se va a la página siguiente. El efecto se acumula, y hacia la décima página el desfase es evidente.

Qué tipografías sobreviven al viaje sin desplazar nada

Esto es lo principal que hay que comprobar antes de convertir. El servidor lleva un juego de fuentes elegido precisamente para que sus métricas coincidan con las de ofimática habituales.

Las cinco primeras filas son las tipografías por defecto de Word en sus distintas versiones, y por eso un documento corriente se convierte sin sorpresas. Los problemas empiezan donde un diseñador eligió una tipografía de marca, o el autor eligió Georgia, Garamond o Segoe UI.

Conclusión práctica: si el documento va a acabar en PDF y no a quedarse en Word, compóngalo con una tipografía de las cinco primeras filas. Aburrido y fiable.

Cómo hacer la conversión

1. Compruebe con qué tipografía está compuesto el documento: Word lo muestra en las propiedades del estilo. 2. Abra word-to-pdf y suba el archivo. 3. Deje el tamaño de página en origen si la maquetación ya está ajustada al formato que necesita. 4. Ejecute la conversión y descargue el resultado. 5. Compare el número de páginas con el documento original. Si coincide, la maquetación sobrevivió; si no, entró en juego la sustitución de tipografía.

Comparar el número de páginas es la comprobación más rápida que existe. Cuesta un segundo y atrapa justo la clase de problema que, si no, descubre el destinatario.

Qué hace realmente la incrustación de fuentes

El interruptor de incrustación viene activado, y su nombre es más amplio que su comportamiento.

Gobierna la incrustación de las fuentes estándar en el PDF final. Las no estándar encontradas durante la conversión se incrustan al margen de él: sin eso, el documento se vería distinto en casa del destinatario que en la del remitente, que es justo el problema que el PDF existe para resolver.

De ahí que apagarlo para reducir peso suela ser inútil: se ahorran decenas de kilobytes y se eleva el riesgo de que el lector vea otra tipografía. Si hay que aligerar el archivo, la herramienta es compress-pdf, que trabaja sobre imágenes, donde la ganancia es un orden de magnitud mayor.

Tamaño de página: origen frente a A4

Por defecto está en origen, lo que significa que la configuración de página se toma del propio documento. Si en Word había un A4 con márgenes de dos centímetros, eso es lo que sale.

Elegir A4 o Letter activa otro mecanismo: las páginas se dibujan primero según la configuración del documento y luego cada una se encaja en la hoja elegida. El contenido se escala entero, con las proporciones intactas, y se centra. Las páginas apaisadas reciben una hoja apaisada, así que un inserto apaisado en medio de un documento vertical no acaba de lado.

De ahí la regla. Origen para documentos cuya maquetación ya está ajustada. Formato fijo para cuando el resultado debe ser estrictamente A4 al margen del original: por ejemplo, un documento llegó de un proveedor en Letter americano y hay que entregarlo en A4.

El viejo formato .doc y lo que ignora

Los archivos guardados como `.doc` por versiones antiguas de Word se convierten por una vía aparte y tal cual.

El tamaño de página y la incrustación de fuentes no se les aplican. La herramienta no disimula: si usted fijó esas opciones, llega un aviso enumerando lo que se ignoró.

El arreglo es simple y completo: abra el archivo en cualquier procesador de textos y guárdelo como `.docx`. A partir de ahí están disponibles todos los ajustes y, de paso, desaparece parte de los problemas de maquetación antigua.

Cuando la maquetación se pierde del todo

Existe un escenario aparte en el que el resultado es texto plano sobre páginas blancas: sin imágenes, sin tablas, sin tipografía.

Así se ve la vía de respaldo, que entra cuando la conversión completa no está disponible. No es silenciosa: al resultado se le adjunta un aviso de que el documento se armó de forma simplificada y la maquetación no se conservó.

Si recibe un archivo así, no lo reenvíe. Repita la conversión: la vía de respaldo entra por motivos temporales y en el siguiente intento suele no activarse.

Aparte, sobre documentos con contraseña. Un `.docx` protegido con contraseña de apertura está construido de otro modo por dentro y no se convierte. La contraseña hay que quitarla en Word.

La lista de comprobación antes de publicar

Cinco puntos, diez segundos cada uno.

El número de páginas del PDF coincide con el de Word.

El índice, si lo hay, apunta a las páginas correctas: sus números los escribió Word y quedan mal en cuanto la maquetación se mueve.

Las tablas no se han desparramado por filas ni se han partido a mitad hacia la página siguiente.

Las propiedades del documento no contienen nada sobrante. Word pone allí un nombre de autor tomado de la configuración de la cuenta, y se quita con set-pdf-metadata.

Encabezados, pies y números de página están en su sitio: se definen por sección y a veces se salen del margen cuando se sustituye una tipografía.

Una última observación que ahorra disgustos. La conversión inversa con pdf-to-word no recupera el documento original: construye uno nuevo a partir del aspecto de la página. Corrija el original en Word y vuelva a convertir, en lugar de editar el resultado de una conversión inversa.