Comment signer un PDF sans imprimer ni scanner

Le contrat arrive pour validation, la signature est attendue aujourd'hui, et aucune imprimante n'est à portée. La voie classique, imprimer, signer, scanner, renvoyer, prend une demi-heure et abîme le document : il en sort une image au lieu du texte, le fichier triple de poids, et la recherche à l'intérieur cesse de fonctionner.

Une signature électronique règle la même tâche en une minute et, surtout, ne transforme pas le document en photographie.

Ce qui est réellement apposé sur le document

Il convient ici de séparer deux choses qu'on confond souvent.

La première est la marque visible sur la page : nom du signataire, motif, date. Elle existe pour la personne qui ouvre le fichier et veut voir de ses yeux qui a signé et quand.

La seconde est la signature cryptographique elle-même, intégrée à la structure du PDF. Un humain ne la voit jamais, mais un logiciel la vérifie. C'est elle qui répond à la question de savoir si le document a changé après la signature.

Le service applique les deux. La signature est réelle, PKCS#7 dans le profil PAdES, et non un rectangle de texte dessiné par-dessus la page. La différence est de fond : une image se falsifie dans n'importe quel éditeur en une minute, alors qu'une signature cryptographique se brise si un seul octet du fichier change.

Pourquoi Acrobat n'affichera pas de coche verte

Il est plus honnête de le dire d'emblée, sinon le résultat déconcerte.

La signature est apposée avec le certificat du service lui-même, et ce certificat est auto-signé. Il ne construit pas de chaîne de confiance jusqu'à une autorité racine reconnue par Acrobat ou par votre système d'entreprise. À l'ouverture, vous ne verrez donc pas une coche verte « signature valide » mais un message du type « l'identité du signataire n'a pas été vérifiée ».

Ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas :

C'est exactement la signature qui convient aux validations internes, aux procès-verbaux entre partenaires connus, à l'envoi d'une maquette pour accord. Elle ne remplace pas une signature électronique qualifiée là où la loi exige précisément celle-là : dépôt de déclarations, appels d'offres, actes d'enregistrement. Cela demande un certificat d'une autorité accréditée, qu'aucun outil en ligne ne peut délivrer.

Les champs de la signature

Trois champs de texte se remplissent, et les trois vont dans les propriétés de la signature, pas seulement sur la marque visible.

Nom du signataire. Une valeur technique est renseignée par défaut, il faut donc la remplacer. Si le document part vers l'extérieur, mettez le nom complet sous la forme où il figure dans le contrat lui-même, pas une abréviation.

Motif. Par défaut un neutre « Approved ». Le champ porte du sens : il dit ce que la signature exprime. « Approuvé avec réserves » et « Approuvé pour diffusion » sont des choses différentes, et le destinataire gagne à voir laquelle.

Lieu. Facultatif, une ville ou une adresse. Il reste vide plus souvent qu'il n'est rempli, mais pour les documents où la juridiction compte, il évite une question de plus.

Où se place la marque

Il y a ici une limite qu'il vaut mieux connaître d'avance : la marque se pose toujours sur la dernière page du document. Impossible de choisir la page trois sur quatorze. On ne fixe que la position à l'intérieur de cette dernière page, et cela se fait sur l'aperçu plutôt que par des nombres.

Dans la page, placez-la là où une signature est attendue : dans le bloc des mentions, à côté de l'espace laissé pour signer. Une marque en plein milieu du texte fait négligé et recouvre parfois du contenu.

La marque elle-même n'est pas une image mais du vrai texte sélectionnable, superposé à la page sans la détruire. La date, c'est le service qui la met, vous ne la saisissez pas. Les mêmes nom, motif et lieu sont en outre inscrits dans les propriétés du document, si bien qu'un logiciel peut les lire et pas seulement l'œil humain. L'auteur et l'objet d'origine du document ne sont pas écrasés.

Si le document comporte plusieurs emplacements de signature, rappelez-vous que le fichier ne porte de toute façon qu'une seule signature cryptographique couvrant l'ensemble. Plusieurs marques visibles ne font pas plusieurs signatures, et les répartir à différents endroits n'est de toute façon pas proposé.

Les textes longs sont tronqués

Un point pratique sur lequel butent les noms d'organisations à rallonge.

La marque visible est un bloc de taille limitée, et le texte qui n'y tient pas est coupé. Le service avertit que la mention a été raccourcie, cela ne passera donc pas inaperçu, mais mieux vaut ne pas en arriver là.

C'est le champ du motif qui souffre le plus, parce qu'il invite à une formulation développée. « Approuvé quant à l'étendue des travaux, à l'exception de la clause 4.2 » ne tiendra pas dans la marque. Si la réserve compte, sa place est dans le texte du document ou la lettre d'accompagnement, et le motif de signature doit porter une formule courte.

Même chose pour les raisons sociales longues. Ici, il est utile que le nom aille non seulement sur l'image mais dans les propriétés de la signature : dans le panneau des signatures il apparaît en entier, même raccourci sur la page.

Si l'avertissement de troncature arrive et que vous ne voulez pas changer le texte, agrandissez la zone de la marque au moment de la placer. Dans un bloc de mentions vide, la place ne manque généralement pas.

Si le document comporte des champs à remplir

L'ordre compte ici, et il est facile de l'inverser.

On remplit les champs d'abord, on signe ensuite. Dans l'autre sens, remplir les champs équivaut à modifier un document déjà signé, et la signature cesse d'être valide.

Les champs se remplissent avec pdf-filler, et ce n'est qu'une fois toutes les données en place et vérifiées que le document part à la signature. Il en va de même pour toute autre modification : la signature vient toujours en dernier.

Étape par étape

1. Ouvrez sign-pdf et importez le document. 2. Remplacez le nom du signataire par le vrai. 3. Écrivez un motif qui a du sens au lieu de la valeur par défaut. 4. Placez la marque dans le bloc des mentions. 5. Téléchargez le résultat et ouvrez-le pour vérifier à la fois l'aspect de la marque et le panneau des signatures.

La cinquième étape n'est pas une formalité. C'est précisément dans le panneau des signatures qu'on voit si la signature cryptographique a été apposée ou s'il ne reste dans le fichier que la marque visible.

Si la signature n'a pas été apposée

C'est possible, et le service le dit clairement au lieu de faire comme si tout allait bien.

Lorsque la signature cryptographique est indisponible pour une raison quelconque, le document revient tout de même avec la marque visible, mais avec un avertissement honnête : la marque est là, le document n'a pas été signé cryptographiquement, et son intégrité ne peut pas être vérifiée.

Prenez-le au sérieux. Un tel fichier a l'air signé mais reste au fond un PDF ordinaire avec une image dessus. Pour de la correspondance interne cela peut passer, pour un envoi à un partenaire non.

Ce qu'il ne faut pas faire

N'imprimez pas et ne scannez pas. Un document imprimé puis scanné perd sa couche de texte : la recherche n'y fonctionne plus, on ne peut pas en copier les mentions, et il pèse plusieurs fois plus. Or une photographie de signature n'a pas plus de force probante qu'une marque électronique, et souvent moins.

Ne collez pas une image de signature avec un éditeur photo. C'est la méthode la plus répandue et elle donne le pire résultat possible : le document a l'air signé alors qu'aucun lien vérifiable n'existe entre la signature et le contenu.

Ne signez pas un document qui va encore changer. Toute modification postérieure l'annule, et il faudra signer à nouveau. D'abord la version finale, ensuite la signature, et s'il faut en plus protéger le fichier des modifications, protect-pdf vient par-dessus la signature.