Word en PDF avant envoi : à vérifier

De Word au PDF : pourquoi le résultat diffère de ce qu'il y avait à l'écran

Le document paraissait exactement juste dans Word, et dans le PDF les titres ont glissé, un tableau s'étale sur deux pages, et les numéros du sommaire ne correspondent plus. La cause est presque toujours la même, et ce n'est pas le convertisseur.

La conversion n'a pas lieu sur votre ordinateur

Un fichier `.docx` n'est pas une image de page mais une description de contenu : texte, styles, retraits, et une indication de la police employée. La manière dont tout cela se pose sur la feuille se décide au moment du rendu.

Le rendu est assuré par LibreOffice sur un serveur. Il possède son propre jeu de polices, et aucune de celles de votre machine n'y figure. Si le document est composé dans une police absente du serveur, une police proche est choisie.

Une police proche n'a presque jamais les mêmes largeurs de caractères. Une ligne qui occupait quatre-vingt-dix millimètres en occupe quatre-vingt-treize, le dernier mot n'entre plus et descend, et la dernière ligne du paragraphe part à la page suivante. L'effet s'accumule, et à la dixième page l'écart saute aux yeux.

Quelles polices survivent au trajet sans décalage

C'est l'essentiel à vérifier avant de convertir. Le serveur embarque un jeu de polices choisi précisément pour que leurs métriques correspondent à celles des polices bureautiques courantes.

Les cinq premières lignes sont les polices par défaut de Word au fil des versions, et c'est justement pourquoi un document ordinaire se convertit sans surprise. Les ennuis commencent là où un graphiste a choisi une police de marque, ou l'auteur Georgia, Garamond ou Segoe UI.

Conclusion pratique : si le document est destiné au PDF et non à rester dans Word, composez-le dans une police des cinq premières lignes. Ennuyeux et fiable.

Comment lancer la conversion

1. Vérifiez dans quelle police le document est composé : Word l'indique dans les propriétés du style. 2. Ouvrez word-to-pdf et chargez le fichier. 3. Laissez le format de page sur origine si la mise en page est déjà réglée sur le format voulu. 4. Lancez la conversion et téléchargez le résultat. 5. Comparez le nombre de pages avec le document d'origine. S'il coïncide, la mise en page a survécu ; sinon, la substitution de police est passée par là.

Comparer les nombres de pages est le contrôle le plus rapide qui soit. Il coûte une seconde et attrape exactement la catégorie de problème que le destinataire découvrirait sinon.

Ce que fait réellement l'incorporation des polices

L'interrupteur d'incorporation est actif par défaut, et son nom est plus large que son comportement.

Il gouverne l'incorporation des polices standard dans le PDF fini. Les polices non standard trouvées pendant la conversion sont incorporées indépendamment de lui : sans quoi le document paraîtrait différent chez le destinataire et chez l'expéditeur, ce qui est précisément le problème que le PDF existe pour résoudre.

Il s'ensuit que le désactiver pour réduire le poids est le plus souvent vain : on économise des dizaines de kilo-octets et l'on augmente le risque que le lecteur voie une autre police. S'il faut alléger le fichier, l'outil est compress-pdf, qui travaille sur les images, où le gain est d'un ordre de grandeur supérieur.

Format de page : origine contre A4

Le réglage par défaut est origine, ce qui signifie que la mise en page est prise dans le document lui-même. Si Word contenait un A4 avec des marges de deux centimètres, c'est ce qui sortira.

Choisir A4 ou Letter enclenche un autre mécanisme : les pages sont d'abord rendues selon les réglages du document, puis chacune est insérée dans la feuille choisie. Le contenu est mis à l'échelle en bloc, proportions gardées, et centré. Les pages à l'italienne reçoivent une feuille à l'italienne, un encart paysage au milieu d'un document à la française ne se retrouve donc pas couché.

D'où la règle. Origine pour les documents dont la mise en page est déjà réglée. Format fixe pour les cas où le résultat doit être strictement A4 quel que soit l'original : un document arrivé d'un prestataire au Letter américain, par exemple, à rendre en A4.

L'ancien format .doc et ce qu'il ignore

Les fichiers enregistrés en `.doc` par d'anciennes versions de Word sont convertis par une voie distincte, tels quels.

Le format de page et l'incorporation des polices ne s'y appliquent pas. L'outil ne fait pas semblant : si vous avez fixé ces options, un avertissement arrive en énumérant ce qui a été ignoré.

Le remède est simple et complet : ouvrez le fichier dans n'importe quel traitement de texte et enregistrez-le en `.docx`. Ensuite tous les réglages sont disponibles, et une partie des problèmes de mise en page ancienne disparaît au passage.

Quand la mise en page se perd entièrement

Il existe un scénario distinct dans lequel le résultat est du texte brut sur des pages blanches : sans images, sans tableaux, sans typographie.

C'est l'allure de la voie de secours, qui s'enclenche lorsque la conversion complète n'est pas disponible. Elle n'est pas silencieuse : le résultat porte un avertissement indiquant que le document a été assemblé de façon simplifiée et que la mise en page n'a pas été conservée.

Si vous recevez un tel fichier, ne le transmettez pas. Relancez la conversion : la voie de secours s'enclenche pour des raisons temporaires et ne se déclenche généralement pas à l'essai suivant.

À part, sur les documents protégés. Un `.docx` verrouillé par un mot de passe d'ouverture est construit autrement à l'intérieur et ne se convertit pas. Le mot de passe doit être retiré dans Word.

La liste de contrôle avant publication

Cinq points, dix secondes chacun.

Le nombre de pages du PDF correspond à celui de Word.

Le sommaire, s'il existe, pointe vers les bonnes pages : ses numéros ont été écrits par Word et deviennent faux dès que la mise en page bouge.

Les tableaux ne se sont pas étalés en lignes ni coupés en deux vers la page suivante.

Les propriétés du document ne contiennent rien de superflu. Word y inscrit un nom d'auteur venu des réglages du compte, et il s'enlève via set-pdf-metadata.

En-têtes, pieds de page et numéros sont en place : ils se définissent par section et débordent parfois de la marge lors d'une substitution de police.

Une dernière remarque qui épargne des nerfs. La conversion inverse via pdf-to-word ne restitue pas le document d'origine : elle en construit un nouveau d'après l'apparence de la page. Corrigez la source dans Word et reconvertissez, plutôt que d'éditer le résultat d'une conversion inverse.