प्रस्तुति छापने की तैयारी: एक शीट पर 2 या 4 स्लाइड

पढ़ने में आसानी के लिए एक पेज पर 1 स्लाइड चुनें, कागज़ बचाने के लिए 4। मोड 2 दो स्लाइडों को खड़े पेज पर ऊपर-नीचे रखता है: वे मोड 4 से थोड़ी बड़ी आती हैं, पर शीट दोगुनी लगती हैं। हैंडआउट में नोट्स शामिल न करें।

लेक्चर या मीटिंग का हैंडआउट PDF में तैयार करना सुविधाजनक है: फिर उसे किसी भी कंप्यूटर से छापा जा सकता है। इसके लिए PowerPoint से PDF खोलें। इसमें “प्रति पृष्ठ स्लाइड” सेटिंग है, जिसके मान 1, 2 और 4 हैं। नीचे बताया गया है कि हर मोड में स्लाइडों के साथ असल में क्या होता है, सही मोड कैसे चुनें और सारी प्रतियाँ छापने से पहले नतीजा कैसे जाँचें।

अगर PowerPoint इंस्टॉल है, तो हैंडआउट सीधे उसी से भी छापा जा सकता है; इसका तरीका नीचे अलग हिस्से में है। हमारा टूल तब काम आता है जब PowerPoint हाथ में न हो: किसी दूसरे के कंप्यूटर पर, टैबलेट पर, या जब प्रस्तुति फ़ाइल के रूप में मिली हो और छापने का काम कोई और करेगा।

मोड 1, 2 और 4 असल में क्या करते हैं

PDF का पेज A4 शीट नहीं, बल्कि स्लाइड के आकार की शीट है। मोड 1 और 4 में यह आड़ी (लैंडस्केप) रहती है, मोड 2 में घुमाकर खड़ी (पोर्ट्रेट) कर दी जाती है। स्लाइडों को कभी खींचा नहीं जाता, सिर्फ़ अनुपात बनाए रखकर छोटा किया जाता है।

• 1: स्लाइड पूरे पेज पर आती है। यह सबसे बड़ा विकल्प है।
• 4: 2 × 2 की ग्रिड; हर स्लाइड चौड़ाई और ऊँचाई दोनों में आधी कर दी जाती है।
• 2: खड़े पेज की पूरी चौड़ाई में दो स्लाइड ऊपर-नीचे। 16:9 की स्लाइड 0.5625 तक छोटी होती है और उसके ऊपर-नीचे खाली पट्टियाँ बचती हैं; 4:3 की स्लाइड ≈0.667 तक छोटी होकर लगभग पूरी शीट भर देती है।

सबसे ज़रूरी बात: मोड 2 में स्लाइडें मोड 4 से बड़ी होती हैं, पर ज़्यादा नहीं (16:9 में आठवाँ हिस्सा, 4:3 में एक तिहाई), जबकि कागज़ दोगुना लगता है। दस स्लाइड की प्रस्तुति से 10, 5 या 3 PDF पेज बनते हैं; मोड 4 में आखिरी पेज पर दो स्लाइड होती हैं और नीचे का आधा हिस्सा खाली रहता है।

पैमाने का अंदाज़ा लगाने के लिए 16:9 स्लाइड वाले PDF पेज को A4 शीट में फ़िट करें (मोड 2 के लिए खड़ी, मोड 1 और 4 के लिए आड़ी)। मोड 1 में स्लाइड लगभग 28 सेमी चौड़ी छपती है, मोड 2 में 16 सेमी और मोड 4 में 14 सेमी। ग्राफ़ का 12 pt का लेबल कागज़ पर करीब 10, 5.5 और 5 pt जैसा दिखेगा। इतना छोटा टेक्स्ट पढ़ने में ज़ोर लगता है।

काम के हिसाब से मोड चुनें

1 तब चुनें जब प्रतिभागी स्लाइडों को ध्यान से पढ़ेंगे: घनी तालिकाएँ, छोटे लेबल वाले ग्राफ़, फ़ॉर्मूले, टिप्पणियों वाले आरेख। यही एक मोड है जिसमें कागज़ पर स्लाइड बाकी मोड से बड़ी आती है।

4 तब चुनें जब हैंडआउट का काम वक्ता की बात के साथ चलना हो: बड़े शीर्षक, छोटे बिंदु, बिना बारीक विवरण वाले चित्र। इसमें मोड 1 के मुकाबले चौथाई कागज़ लगता है।

मोड 2 बीच का रास्ता है: मोड 1 से आधा कागज़, और स्लाइड मोड 4 से थोड़ी बड़ी। 16:9 स्लाइडों में हर स्लाइड के ऊपर और नीचे हाथ से नोट लिखने की जगह बचती है। छोटे लेबल मोड 2 से नहीं सुधरेंगे।

अगर प्रस्तुति में बड़े बिंदुओं वाली स्लाइडें भी हैं और एक-दो घनी तालिकाएँ भी, तो पूरे सेट की पठनीयता दाँव पर न लगाएँ। मुख्य हिस्सा एक पेज पर चार के हिसाब से छापें और तालिकाओं को अलग परिशिष्ट के रूप में, एक पेज पर एक स्लाइड के साथ।

चरण-दर-चरण: PDF हैंडआउट

1. प्रस्तुति को .pptx फ़ॉर्मेट में सेव करें। पुरानी .ppt फ़ाइल पर लेआउट की सेटिंग लागू नहीं होती (आगे विस्तार से)। 2. टूल खोलें और फ़ाइल अपलोड करें। 3. “प्रति पृष्ठ स्लाइड” में पिछले हिस्से के नियमों के मुताबिक 1, 2 या 4 चुनें। 4. “स्पीकर नोट्स शामिल करें” स्विच बंद रहने दें। डिफ़ॉल्ट रूप से यह बंद होता है। 5. कन्वर्ज़न शुरू करें, अगर कोई चेतावनी दिखे तो पढ़ें, और PDF डाउनलोड करें। 6. फ़ाइल का नाम ऐसा रखें कि उसमें मोड दिखे, जैसे seminar-handout-4.pdf।

तुरंत पेजों की संख्या मिलाएँ: स्लाइडों की संख्या को 4 (या 2) से भाग दें और ऊपर की ओर पूर्णांक लें। अगर पेज उम्मीद से ज़्यादा हैं, तो लगभग तय है कि नोट्स चालू हैं।

हैंडआउट में नोट्स क्यों न जोड़ें

“स्पीकर नोट्स शामिल करें” स्विच हर स्लाइड के नीचे नोट्स का टेक्स्ट नहीं जोड़ता। वह PDF के अंत में, सारी स्लाइडों के बाद, अलग खड़े (पोर्ट्रेट) नोट्स पेज जोड़ता है — हर स्लाइड के लिए एक। ऐसे हर पेज पर स्लाइड की छोटी कॉपी और उसके नीचे नोट का टेक्स्ट होता है।

मोड 1 में इससे पेजों की संख्या दोगुनी हो जाती है: दस स्लाइडों से बीस पेज बनते हैं। मोड 2 और 4 में नोट्स पेज उन्हीं खानों में रखे जाते हैं जिनमें स्लाइडें; पूरी फ़ाइल की शीट का रूप पहली स्लाइड तय करती है। मोड 2 में एक शीट पर दो खड़े नोट्स पेज आते हैं, एक तिहाई छोटे (4:3 स्लाइडों के साथ आधे); मोड 4 में चार, और भी छोटे। स्लाइडें दूसरी बार बहुत छोटे आकार में दोहराई जाती हैं और नोट्स का टेक्स्ट लगभग पढ़ने लायक नहीं रहता। स्लाइडों की संख्या विषम हो, तो मोड 2 में पहला नोट्स पेज आखिरी स्लाइड वाली शीट पर आता है; मोड 4 में ऐसा तब होता है जब संख्या चार से विभाजित न हो।

अगर नोट्स आपको अपनी प्रस्तुति के लिए चाहिए, तो अलग PDF बनाएँ: एक पेज पर एक स्लाइड, नोट्स चालू। प्रिंट विंडो में सिर्फ़ स्लाइडों के बाद वाले पेज चुनें; दस स्लाइडों के लिए पेज 11–20। ध्यान रखें कि नोट्स का निर्यात हमेशा उपलब्ध नहीं होता। अगर वह नाकाम रहे, तो काम एक चेतावनी के साथ पूरा होता है और PDF में सिर्फ़ स्लाइड होती हैं।

पुरानी .ppt फ़ाइल जैसी है वैसी ही बदली जाती है: लेआउट और नोट्स दोनों की सेटिंग अनदेखी होती है, और चेतावनी इसकी सूचना देती है। जिस प्रोग्राम में प्रस्तुति खुलती है, उसमें .pptx कॉपी सेव करें और फिर से कन्वर्ट करें। सिर्फ़ एक्सटेंशन बदलने से फ़ॉर्मेट नहीं बदलता।

सीधे PowerPoint से हैंडआउट छापना

अगर PowerPoint उपलब्ध है, तो उसमें हैंडआउट के अपने लेआउट हैं। फ़ाइल (File) → प्रिंट (Print) में जाएँ, सेटिंग में पूरे पेज की स्लाइड वाला विकल्प (Full Page Slides) खोलें और हैंडआउट (Handouts) हिस्से में एक शीट पर स्लाइडों की संख्या चुनें। PowerPoint भी दो स्लाइडों को खड़ी शीट पर ऊपर-नीचे रखता है, लेकिन वह कागज़ की शीट होती है, स्लाइड के आकार का पेज नहीं। तीन स्लाइड वाला लेआउट दाईं ओर नोट लिखने के लिए लाइनें जोड़ता है।

उसी विंडो में PDF प्रिंटर चुनकर हैंडआउट को फ़ाइल के रूप में भी पाया जा सकता है। हमारा टूल तब काम का है जब PowerPoint न हो, या जब ऐसा एक PDF चाहिए जिसे कोई भी एक ही तरह से छाप सके।

छापने से पहले PDF जाँचें

पेज पर स्लाइडें बाएँ से दाएँ और ऊपर से नीचे के क्रम में चलती हैं। मोड 4 में सातवीं स्लाइड दूसरे पेज पर नीचे बाईं ओर आती है, इसलिए PDF का पेज नंबर स्लाइड नंबर से मेल नहीं खाता। फ़ाइल को शुरू से अंत तक देखें और शीर्षक मिलाएँ: पहली स्लाइडें, पेज बदलने की जगहें और प्रस्तुति का अंत।

सबसे घनी तालिका या आरेख वाला पेज 100 % ज़ूम पर खोलें। अगर स्क्रीन पर लेबल मुश्किल से पढ़े जा रहे हैं, तो कागज़ पर भी बेहतर नहीं होंगे। मोड 4 में अधूरा भरा आखिरी पेज सामान्य है; उसे न हटाएँ, क्योंकि उस पर आखिरी स्लाइडें हैं।

प्रिंट सेटिंग करें और एक नमूना शीट छापें

प्रिंट विंडो में एक शीट पर PDF का एक ही पेज रखें। दोबारा “एक शीट पर कई पेज” लगाने से पहले से छोटी स्लाइडें फिर छोटी हो जाएँगी। ऑटो रुख चुनें या PDF के पेजों वाला: मोड 1 और 4 के लिए आड़ा (लैंडस्केप), मोड 2 के लिए खड़ा (पोर्ट्रेट)। वरना सब कुछ करीब एक तिहाई सिकुड़ जाता है। स्केल ऐसा रखें कि पेज शीट में पूरा आ जाए। आड़े पेजों की दोनों तरफ़ छपाई में आम तौर पर छोटे किनारे से पलटना (flip on short edge) चुनना पड़ता है; इसे दो शीटों पर आज़माएँ।

सबसे घनी तालिका वाली एक शीट छापें और उसे हाथ की दूरी पर रखकर पढ़ें। अगर शीट आँखों के पास लानी पड़े, तो उन स्लाइडों के लिए मोड 1 पर लौटें। पूरा सेट छापने से पहले प्रिंटर ड्राइवर में प्रतियों की संख्या और आखिरी पेज की मौजूदगी जाँचें।

अगर प्रस्तुति छापनी नहीं, बल्कि ईमेल से भेजनी या स्क्रीन पर पढ़ने के लिए देनी है, तो एक पेज पर एक स्लाइड बेहतर है। विस्तार PowerPoint को भेजने लायक PDF बनाने वाले लेख में है। छपाई के लिए चुना हुआ मोड पूरे सेट पर तभी लगाएँ, जब नमूना शीट बिना ज़ोर लगाए पढ़ी जा सके।