भेजने के लिए PowerPoint को PDF में कैसे बदलें

भेजने के लिए हर पेज पर एक स्लाइड रखें और अगर पाने वाले को सिर्फ़ स्लाइड चाहिए तो नोट्स बंद रहने दें। फ़ाइल को साफ़ नाम दें, फ़ॉन्ट और लिंक जाँचें, और भारी PDF को कंप्रेस करें।

जब प्रेज़ेंटेशन किसी सहकर्मी, क्लाइंट या शिक्षक को भेजनी हो, तो PowerPoint से PDF टूल खोलें। पाने वाला PDF को PowerPoint के बिना, फ़ोन पर या ब्राउज़र में खोल सकता है और स्लाइड वैसी ही देखेगा जैसी आपने जाँची थीं। नतीजे में टेक्स्ट टेक्स्ट ही रहता है: उसे चुना जा सकता है और सर्च से ढूँढा जा सकता है।

यह लेख भेजने और स्क्रीन पर पढ़ने के बारे में है। अगर आपको एक शीट पर दो या चार स्लाइड वाले प्रिंट हैंडआउट चाहिए, तो प्रेज़ेंटेशन प्रिंट करने की अलग गाइड देखें। मूल PowerPoint फ़ाइल सँभालकर रखें: PDF में आप न कोई आँकड़ा सुधार पाएँगे, न एनिमेशन दिखा पाएँगे।

अपलोड से पहले प्रेज़ेंटेशन तैयार करें

स्लाइड क्रम से देखें और तारीख़, नाम और अंतिम आँकड़े जाँचें। काम वाली स्लाइड, सहकर्मियों के लिए टिप्पणियाँ और पेज पर लिखे ड्राफ़्ट नोट हटा दें। नोट्स बंद रखने से वह जानकारी नहीं छिपती जो पहले से किसी टेक्स्ट बॉक्स में लिखी है या स्क्रीनशॉट के रूप में लगी है।

छिपी हुई स्लाइड बदलते समय छोड़ दी जाती हैं। अगर पाने वाले को उनमें से कोई चाहिए, तो PowerPoint में उसे फिर से दिखाएँ और फ़ाइल दोबारा सेव करें। उल्टा भी सच है: जो ड्राफ़्ट स्लाइड पाने वाले तक नहीं पहुँचनी चाहिए, उसे सिर्फ़ छिपाने के बजाय कॉपी से हटा देना ज़्यादा भरोसेमंद है।

टूल PPTX और पुराना PPT दोनों लेता है। पुराने फ़ॉर्मेट पर विकल्प लागू नहीं होते: फ़ाइल जैसी है वैसी ही बदल दी जाती है, और अगर आपने सेटिंग बदली थी तो चेतावनी दिखती है: “पुराने फ़ाइल फ़ॉर्मेट (.doc/.ppt/.xls) जैसे हैं वैसे ही परिवर्तित होते हैं…”। लेआउट और नोट्स पर नियंत्रण के लिए प्रेज़ेंटेशन को PowerPoint में खोलें और PPTX के रूप में सेव करें। सिर्फ़ फ़ाइल नाम का एक्सटेंशन बदलने से फ़ॉर्मेट नहीं बदलता।

अगर प्रेज़ेंटेशन खोलने पर पासवर्ड माँगती है, तो सेवा उसे स्वीकार नहीं करेगी: अपलोड फ़ाइल फ़ॉर्मैट की त्रुटि के साथ विफल हो जाएगा। पासवर्ड ख़ुद PowerPoint में हटाएँ: File → Info → Protect Presentation → Encrypt with Password, पासवर्ड वाला खाना ख़ाली करें, एक कॉपी सेव करें और वही अपलोड करें।

भेजने के लिए कौन-सी सेटिंग चुनें

सेटिंग वाले हिस्से में तीन फ़ील्ड हैं। “प्रति पृष्ठ स्लाइड” डिफ़ॉल्ट रूप से 1 पर होता है, और भेजने के लिए इसे ऐसे ही छोड़ दें। PDF का हर पेज स्लाइड का ही अनुपात रखता है, इसलिए कंप्यूटर स्क्रीन पर या आड़े किए फ़ोन पर स्लाइड पूरी विंडो भर देती है और चार्ट के छोटे लेबल सामान्य ज़ूम पर पढ़े जा सकते हैं।

2 और 4 के विकल्प प्रिंट के लिए हैं। 2 चुनने पर शीट घूम जाती है: दो चौड़ी स्लाइड खड़े (पोर्ट्रेट) पेज पर एक के नीचे एक आती हैं और 16:9 फ़ॉर्मेट में अपनी चौड़ाई और ऊँचाई के 56% तक, 4:3 में दो-तिहाई तक छोटी होती हैं। 4 चुनने पर शीट स्लाइड की तरह आड़ी रहती है और हर स्लाइड की चौड़ाई और ऊँचाई आधी हो जाती है। इसलिए “2” में स्लाइड “4” से बड़ी होती हैं, लेकिन प्रति पेज एक स्लाइड से छोटी। लेआउट का पूरा ब्योरा प्रिंट वाली गाइड में है। इससे फ़ाइल हल्की भी नहीं होती: ज़्यादातर वज़न तस्वीरों का होता है, और वे हर लेआउट में PDF में बनी रहती हैं।

“आउटपुट फ़ाइल नाम” फ़ील्ड आप शुरू में ही भर सकते हैं। अगर यह ख़ाली रहे, तो नतीजे का नाम `powerpoint_to_pdf_<मूल फ़ाइल का नाम>.pdf` जैसा होगा। ईमेल के लिए तारीख़ या वर्ज़न वाला छोटा नाम बेहतर है, जैसे “report-q3-v2”। अगर पाने वाले को सिर्फ़ स्लाइड चाहिए तो “स्पीकर नोट्स शामिल करें” बंद रहने दें और “फ़ाइल प्रोसेस करें” दबाएँ।

PDF में नोट्स कैसे दिखते हैं

डिफ़ॉल्ट रूप से नोट्स शामिल नहीं होते। अगर आप “स्पीकर नोट्स शामिल करें” चालू करते हैं, तो वे हर स्लाइड के नीचे नहीं आते। पहले सारी स्लाइड लगातार आती हैं, और आख़िरी स्लाइड के बाद अलग खड़े (पोर्ट्रेट) नोट्स पेज जुड़ते हैं: हर पेज पर ऊपर छोटी स्लाइड और नीचे उसका नोट। पेजों की संख्या दोगुनी हो जाती है, यानी बारह स्लाइड से चौबीस पेज बनते हैं।

यह तरीक़ा तब काम आता है जब पाने वाला आपकी प्रस्तुति के बिना प्रेज़ेंटेशन पढ़ेगा और नोट्स स्लाइड को समझाते हैं। फिर भी भेजने से पहले नोट्स दोबारा पढ़ लें: उनमें अक्सर अपने लिए लिखी याद-दिहानियाँ रह जाती हैं, जो दूसरों के लिए नहीं थीं।

नोट्स को 2 या 4 स्लाइड प्रति पेज के साथ न मिलाएँ। तब नोट्स वाले पेज स्लाइडों के ठीक बाद उसी ग्रिड में आते हैं, और अगर स्लाइडों वाली आख़िरी शीट पूरी नहीं भरी, तो पहले नोट्स पेज उसी पर आ जाते हैं। शीट और ग्रिड स्लाइडों के हिसाब से बने हैं, खड़े नोट्स पेजों के हिसाब से नहीं, इसलिए नोट्स भी साथ में छोटे हो जाते हैं: 2 प्रति पेज पर उनका टेक्स्ट डेढ़ से दो गुना छोटा होता है, और 4 पर लगभग तीन गुना, जिसे पढ़ना मुश्किल होता है।

कभी-कभी नोट्स का एक्सपोर्ट नहीं हो पाता। तब भी PDF बनता है, लेकिन सिर्फ़ स्लाइड के साथ, और चेतावनी दिखती है: “इस LibreOffice संस्करण द्वारा वक्ता नोट्स निर्यात नहीं किए जा सके…”। अगर नोट्स ज़रूरी हैं, तो सिर्फ़ यह न देखें कि फ़ाइल बनी या नहीं, नतीजे के पेज भी गिनें।

उदाहरण: भेजने से पहले तिमाही रिपोर्ट

मान लीजिए प्रेज़ेंटेशन में बारह स्लाइड हैं, चौथी पर लेजेंड के साथ बिक्री का चार्ट है और आख़िरी पर संपर्क जानकारी। ये कदम उठाएँ:

1. प्रेज़ेंटेशन को PPTX में सेव करें और अधूरे बदलाव पूरे कर लें। 2. फ़ाइल टूल में अपलोड करें। 3. “प्रति पृष्ठ स्लाइड” को 1 पर रखें और फ़ाइल का नाम लिखें। 4. “फ़ाइल प्रोसेस करें” दबाएँ और नतीजे के नीचे आए संदेश पढ़ें। 5. PDF डाउनलोड करें और किसी सामान्य PDF व्यूअर में खोलें। 6. पेज गिनें: नोट्स के बिना बारह, नोट्स के साथ चौबीस।

फिर चौथा पेज खोलें और ज़ूम 200% करें। एक्सिस के लेबल, मान और लेजेंड बिना अंदाज़ा लगाए पढ़े जाने चाहिए। आख़िर तक स्क्रॉल करें और देखें कि आख़िरी स्लाइड पर संपर्क जानकारी मौजूद है। साइड पैनल के थंबनेल इस जाँच के लिए काफ़ी नहीं हैं: उनमें बदला हुआ फ़ॉन्ट या ग़ायब चिह्न नहीं दिखता।

फ़ॉन्ट, एनिमेशन और लिंक: क्या जाँचें

कन्वर्ज़न सर्वर पर LibreOffice से होता है, PowerPoint से नहीं, इसलिए जटिल डिज़ाइन मूल से थोड़ा अलग दिख सकता है। Office के आम फ़ॉन्ट, जैसे Calibri, Cambria, Arial और Times New Roman, ऐसे विकल्पों से बदले जाते हैं जिनमें अक्षरों की चौड़ाई वही रहती है, इसलिए लाइनें आम तौर पर अपनी जगह रहती हैं। ब्रांड का या दुर्लभ फ़ॉन्ट किसी दूसरे फ़ॉन्ट से बदल सकता है: तब शीर्षक चौड़ा होकर अगली लाइन पर चला जाता है। ऐसा दिखे तो प्रेज़ेंटेशन की कॉपी में आम फ़ॉन्ट चुनें या उस शीर्षक को तस्वीर के रूप में लगाएँ।

PDF में एनिमेशन नहीं चलते: पेज पर स्लाइड की सारी चीज़ें एक साथ दिखती हैं, वे भी जो क्लिक पर आती थीं। अगर एनिमेशन में एक ही जगह पर चीज़ें एक-दूसरे की जगह लेती थीं, तो PDF में वे एक के ऊपर एक दिखेंगी। वीडियो भी नहीं चलता; अगर क्लिप ज़रूरी है, तो स्लाइड पर उसका लिंक टेक्स्ट के रूप में डालें।

स्लाइड के टेक्स्ट में लगे हाइपरलिंक PDF में आ जाते हैं और क्लिक करने लायक रहते हैं। भेजने से पहले हर लिंक पर एक बार क्लिक करें, क्योंकि पता प्रेज़ेंटेशन में ही पुराना हो सकता है। अगर सेवा बताए कि सिर्फ़ टेक्स्ट वाला सरल PDF बना है, तो वह फ़ाइल पाने वाले के काम की नहीं है; थोड़ी देर बाद फिर से कन्वर्ट करें।

फ़ाइल का साइज़ और ईमेल से भेजना

PDF का वज़न मुख्य रूप से फ़ोटो और स्क्रीनशॉट पर निर्भर करता है। अगर मूल फ़ाइल भारी है, तो पहले PowerPoint में ही तस्वीरें छोटी करें: Picture Format → Compress Pictures। इससे डिज़ाइन तैयार PDF को कंप्रेस करने की तुलना में बेहतर बचा रहता है।

अगर PDF फिर भी आपकी ईमेल सेवा या अपलोड फ़ॉर्म की सीमा से बड़ा है, तो पीडीएफ को कंप्रेस करें टूल खोलें और ज़रूरी सीमा डालकर “आकार-सीमा में रखें” चालू करें। कंप्रेस करने के बाद चार्ट और छोटा टेक्स्ट फिर से ज़ूम करके देखें, क्योंकि तेज़ कंप्रेशन से फ़ोटो धुँधली हो जाती हैं। अगर अटैचमेंट वाला ईमेल फिर भी नहीं जाता, तो PDF ईमेल में अटैच क्यों नहीं होता वाला लेख देखें।

वही कॉपी भेजें जिसे आपने सबसे आख़िर में खोलकर जाँचा था। अगर प्रेज़ेंटेशन में कुछ बदला है, तो पुराना PDF भेजने के बजाय उसे फिर से कन्वर्ट करें।