Como editar texto em PDF sem converter para Word

Abra o PDF no editor, clique em uma linha e corrija. Clique em “Verificar resultado”, depois em “Aplicar alterações”, e abra o arquivo baixado: a fonte da linha e os campos podem mudar.

Se um PDF tem uma data, um nome ou um valor errado, você não precisa transformar o documento inteiro em Word. Abra a ferramenta Edição de PDF: ela substitui o texto existente na própria página, e a linha antiga é removida do arquivo em vez de ficar escondida sob uma sobreposição.

O editor exibe o selo “Beta”, por isso este guia mostra não só os passos, mas também o que conferir no arquivo final: a fonte da linha, o texto vizinho, os campos de formulário e uma eventual assinatura digital.

Veja se o seu PDF pode ser editado diretamente

Tente selecionar algumas palavras em qualquer leitor de PDF. Se uma linha pode ser selecionada e copiada, a página tem uma camada de texto e você pode editá-la. Guarde o arquivo original: ele vai servir para comparar o resultado e recuperar a redação inicial.

Se a página for digitalizada, o editor avisa: “Esta página é digitalizada: não tem texto para alterar.” O botão “Reconhecer texto (OCR)” adiciona uma camada invisível para busca e cópia, mas não muda as letras impressas da digitalização. Uma correção visível em uma página digitalizada é feita com texto novo por cima da página; veja o artigo sobre como editar um PDF digitalizado depois do OCR. Para reconhecer um documento inteiro, há também a ferramenta separada OCR de PDF.

Como o editor divide o texto em partes

A unidade de edição é a linha. Ao clicar em um texto, abre-se um painel em que o campo “Texto de substituição” já traz a linha inteira, e não uma só palavra. Células de tabela, colunas e trechos com outro estilo costumam abrir como partes separadas.

Se a correção envolve várias linhas ligadas, clique em “Editar o parágrafo inteiro” nesse painel; entre parênteses aparece o número de linhas. O botão só funciona enquanto você não digitou nada; caso contrário, o editor pede que você aplique ou cancele a alteração primeiro. Reescrever o parágrafo inteiro é útil quando o texto novo é mais longo que o antigo e precisa ser redistribuído em linhas.

Não confunda a substituição com a ferramenta “Texto” da barra (dica “Adicionar texto”). Ela cria uma nova inscrição por cima da página, enquanto a linha antiga continua no arquivo por baixo: a busca vai encontrá-la e o destinatário poderá copiá-la. Para corrigir um erro, use a substituição.

Passo a passo: substituir uma linha

1. Envie o PDF na página da ferramenta e espere o “Editor de PDF” abrir. 2. Vá até a página certa e clique na linha com o erro. 3. No campo “Texto de substituição”, corrija apenas o trecho errado. Tudo o que você apagar do campo some da página. 4. Confira as configurações abaixo do campo. Na lista “Se o texto não couber”, uma edição nova começa com “Mover o texto vizinho”; as outras opções são “Ampliar a caixa sem mover o texto vizinho”, “Reduzir o texto” e “Não alterar nada e avisar”. As caixas “Preservar fonte original” e “Preservar fundo original” vêm marcadas: deixe assim. 5. Clique em “Aplicar texto”. “Cancelar edição” fecha o painel sem mudanças, e “Excluir texto” remove a linha da página. 6. Clique em “Verificar resultado”. É uma prévia exata: o servidor monta a página do mesmo jeito que no arquivo final. Enquanto essa verificação não for feita, o botão “Aplicar alterações” fica indisponível, e depois de cada nova edição é preciso verificar de novo. 7. O campo “Nome do arquivo de saída” sugere o nome original terminado em “-edited.pdf”; se quiser, digite outro. Clique em “Aplicar alterações” e baixe o PDF que aparece abaixo.

Exemplo: corrigir o valor de uma fatura

Imagine uma fatura provisória com “Total: R$ 12.500”, quando o valor combinado é R$ 12.800. Clique na linha: o campo mostra a linha inteira. Troque o “5” por um “8” e confira se o ponto, os dois-pontos e o símbolo do real continuam no lugar.

Mesmo que você mude um só dígito, a linha inteira é redesenhada. Uma fonte incorporada costuma ter só os caracteres que já aparecem no documento. Se faltar nela ao menos um caractere necessário, como o dígito 8, a linha inteira é composta em uma fonte substituta. Por isso, não olhe só para o dígito corrigido, mas para a fonte da linha toda: abaixo da prévia aparece o aviso “Fonte substituída”, com os nomes das fontes e o motivo.

O editor não recalcula valores relacionados como uma planilha faria. Confira os itens, os impostos e o valor por extenso, e corrija cada um com uma substituição separada.

Se a fonte mudou mesmo assim

Uma fonte substituta pode ser mais larga ou mais estreita que a original, então a linha pode crescer e encostar no texto vizinho. Não reduza a letra até ela ficar difícil de ler: encurte a redação ou desfaça a alteração com o botão “Desfazer” (Ctrl+Z, ou ⌘Z no Mac) e tente outra opção. Por que isso acontece e como escolher uma alternativa está no artigo sobre por que a fonte muda depois de editar um PDF.

Formulários e documentos assinados

Se o PDF tem campos preenchíveis, aparece acima da página a caixa “Manter os campos de formulário interativos”. Ela vem desmarcada: depois de “Aplicar alterações”, os campos são achatados na página e o formulário não pode mais ser preenchido. Se outras pessoas ainda vão preenchê-lo, marque a caixa antes de exportar.

Aplique a assinatura eletrônica no arquivo já corrigido. Qualquer alteração no conteúdo invalida uma assinatura digital existente, então um documento assinado precisará ser assinado de novo depois da edição. Para assinar sem impressora, veja o artigo sobre como assinar um PDF sem imprimir ou digitalizar.

Confira o arquivo baixado

A prévia é exata, mas o que você envia é o arquivo baixado: abra esse arquivo, e não a aba com o original.

• Amplie a área corrigida e depois veja a página inteira.
• Procure o texto novo com a busca do leitor: ele precisa ser encontrado, e a versão antiga não.
• Confira as linhas vizinhas. Se a prévia mostrou o aviso “Texto vizinho movido”, verifique se nada ficou por cima das bordas de uma tabela ou dos rótulos sob os campos.
• Se o documento tinha um formulário, tente digitar um valor em algum campo.

Erros comuns e como reconhecê-los

• A busca ainda encontra o texto antigo. Foi usada a ferramenta “Texto” em vez da substituição. Exclua a inscrição e substitua a própria linha.
• A mensagem “A caixa sobrepõe outro texto”. A linha nova é mais longa que a antiga. Escolha outra opção na lista “Se o texto não couber” ou encurte a redação.
• A mensagem “O texto não cabe”. Amplie a caixa pelos campos “Largura (%)” e “Altura (%)” ou escolha “Reduzir o texto”.
• O fim da linha sumiu. Ele foi apagado sem querer do campo “Texto de substituição”; abra a linha de novo e complete.
• O formulário não aceita mais preenchimento. A caixa “Manter os campos de formulário interativos” estava desmarcada. Abra o arquivo original, refaça a correção e marque a caixa antes de exportar.