Como inserir páginas num PDF pronto

Como inserir páginas num PDF já montado

O contrato está diagramado, enviado para aprovação, e então se descobre que falta o anexo. Ou o cliente manda uma página corrigida para substituir a que já está no documento. Não é preciso refazer o arquivo inteiro: a inserção acrescenta páginas a um documento existente sem mexer no resto.

Inserir difere de unir não pela escala, mas pelo fato de haver um documento base. Ao unir, todos os arquivos são iguais e se empilham em sequência. Ao inserir, um é o principal e os demais se encaixam dentro dele no ponto indicado. Disso decorrem várias coisas pouco evidentes, e a primeira tem a ver com o ponto.

Onde as páginas caem se você não indicar o lugar

A resposta surpreende: bem no começo.

O valor padrão da posição de inserção é zero, e zero significa o início do documento. A lógica aqui é formal e não de sentido: a ferramenta não tenta adivinhar que um anexo costuma ir no fim. Se o campo do ponto de inserção ficar intocado, as páginas novas vão parar antes da folha de rosto.

Por isso o lugar se indica sempre, mesmo quando parece óbvio para onde o anexo deve ir.

Duas formas de indicar o lugar, e qual manda

O ponto se define pelo número da página após a qual inserir, ou por uma posição absoluta.

Se os dois estiverem preenchidos, vence «depois da página» e a posição é simplesmente ignorada. Vale saber: se você corrigiu a posição e o resultado não mudou, muito provavelmente sobrou em algum lugar um campo preenchido com número de página.

Ambos os valores são limitados pelo tamanho do documento. Indicar uma página maior do que o arquivo tem não quebra a tarefa, apenas coloca a inserção no fim.

Passo a passo

1. Abra o insert-pages e carregue primeiro o documento principal. 2. Acrescente os arquivos cujas páginas devem ser inseridas. 3. Indique o ponto de inserção sem confiar no valor padrão. 4. Execute o processamento. 5. Abra o resultado nas fronteiras da inserção: a página anterior, as folhas inseridas, a página seguinte.

Se houver vários arquivos para inserir, todos caem no mesmo ponto, um atrás do outro, na ordem da lista. Espalhá-los por lugares diferentes do documento numa única passada não dá: para isso são necessárias várias execuções.

O giro das páginas inseridas

Por padrão o alinhamento de orientação está ligado, e não funciona como se espera.

A ferramenta olha a orientação da primeira página do documento principal e adapta a ela as folhas inseridas. Se a página inserida for paisagem e a primeira do documento principal for retrato, a inserida será girada noventa graus.

A orientação é determinada pelo modo como a página se apresenta, e não pelas medidas nas propriedades. Uma folha retrato com um giro de noventa graus registrado se exibe em paisagem, e é justamente a aparência exibida que conta.

Daí surge uma armadilha. Se o documento principal começa com uma página em paisagem, por exemplo uma capa ou um desdobrável com um esquema, os anexos em retrato serão girados para se adequar. Formalmente correto, por sentido não. Nesse caso é melhor desligar o alinhamento e resolver a orientação com rotate-pdf.

O que acontece com os marcadores

Aqui a inserção se comporta ao contrário da união, e isso é de propósito.

Ao unir, os marcadores são preservados de todos os arquivos de origem. Ao inserir, ficam apenas os do documento principal, e a navegação dos arquivos inseridos é descartada. O motivo é simples: os marcadores de um arquivo inserido apontam para números de página dentro desse mesmo arquivo, e no documento combinado esses números significam páginas completamente diferentes. Preservá-los daria um sumário que leva ao lugar errado.

Os marcadores do documento principal não quebram: são recalculados para a nova posição das páginas. Uma seção que estava na página vinte e depois da inserção ficou na vinte e cinco continua funcionando.

À parte, vale lembrar que a numeração impressa dentro do próprio documento não é recalculada pela inserção. Isso é apenas texto na folha. Se depois a numeração precisar ser contínua, aplique-a de novo com add-page-numbers.

As propriedades continuam sendo as do arquivo principal

Autor, título e demais propriedades do resultado são herdados do documento principal, e as dos arquivos inseridos não se misturam. É um comportamento conveniente: um pacote não muda de nome nas propriedades só porque lhe acrescentaram um anexo.

O outro lado é que, se o título do documento principal já era ruim, a inserção não conserta. Isso se corrige à parte com set-pdf-metadata.

Se a tarefa não começa

Os motivos são poucos, e a mensagem sempre nomeia o arquivo específico em vez de reclamar em geral.

O primeiro: entre os arquivos a inserir há um PDF sem páginas. Acontece com documentos que foram salvos errado ou saíram vazios de alguma exportação. A ferramenta verifica isso antes de começar e diz diretamente qual arquivo está vazio.

O segundo: o arquivo pede senha para abrir. Uma proteção que só limita impressão ou cópia não atrapalha; uma senha de abertura bloqueia. Retira-se com unlock-pdf.

O terceiro: o arquivo está danificado. Antes de dar isso como certo, o serviço faz uma tentativa de reparar a estrutura por conta própria, então uma mensagem de arquivo ilegível significa que o reparo automático já não resolveu.

Um caso prático: uma folha assinada no lugar da original

A tarefa mais frequente é assim. Um contrato de catorze páginas, a oitava impressa, assinada e digitalizada. É preciso colocar a digitalização no lugar da página oito original.

Numa operação só não dá, porque a inserção apenas acrescenta. A ordem é esta.

Primeiro o remove-pages tira a página oito. Ficam treze folhas, e o que era a nona passa a ser a oitava.

Depois o insert-pages coloca a digitalização após a sétima página. Depois da sétima, não da oitava: a numeração já se deslocou e a oitava agora é a antiga nona. O erro de uma unidade é aqui o mais comum, e costuma ser notado depois do envio.

Confira a orientação da digitalização à parte. A digitalização de uma folha assinada chega girada com frequência, e se a primeira página do contrato for retrato, o alinhamento automático a girará sozinho. Já se o contrato começar com uma capa em paisagem, o alinhamento joga contra você, e a folha é melhor preparar antes.

A ordem das operações pode ser invertida, inserir primeiro e remover depois, mas aí o deslocamento da numeração terá de ser contado no outro sentido. É mais fácil guardar uma regra só: depois de cada operação os números de página mudam, e o passo seguinte se conta já sobre o documento novo.

Quando inserir não é o adequado

Substituir uma página numa operação só é impossível: a inserção apenas acrescenta. A substituição se faz em dois passos, primeiro remove-pages tira a folha vencida e depois insert-pages põe a nova no lugar.

Se for preciso trocar seções de lugar dentro do documento, isso é trabalho do organize-pdf. Se os arquivos de origem são iguais e simplesmente vêm em sequência, unir com merge-pdf é mais simples e mais honesto: lá se preserva a navegação de todas as partes e não só a da primeira.