Como criar um formulário PDF preenchível a partir de um documento

No editor de PDF, coloque campos sobre o formulário em branco, dê nomes claros a eles e deixe ligada a opção “Manter os campos de formulário interativos”. Depois baixe o PDF e teste o preenchimento no programa do destinatário.

Se o seu PDF tem linhas em branco para as respostas, abra a ferramenta Edição de PDF e coloque campos de formulário de verdade sobre essas linhas. O arquivo baixado deve permitir que o destinatário digite as respostas e as salve. Digitar texto comum em cima de uma linha vazia não basta: esse texto vira a resposta do autor, e não um campo para a próxima pessoa.

O passo a passo usa como exemplo uma ficha de participante: nome, comentário, forma de participação (presencial ou a distância), uma caixa de seleção para aceitar o boletim informativo e um departamento escolhido em uma lista.

Finalize o layout antes de colocar os campos

Termine primeiro os títulos, as instruções e a posição das perguntas. Os campos ficam por cima da página e não acompanham o texto: se depois você refizer o original no Word e salvar um novo PDF, vai precisar posicionar os campos de novo. Deixe espaço suficiente para nomes e endereços longos. Uma linha curta que funciona no papel costuma ficar apertada para uma resposta digitada.

Antes de começar, veja se o arquivo já tem campos; o editor os mostra na página. Um campo novo não pode repetir o nome de um campo existente, e nesse caso aparece o aviso “O documento já tem um campo com este nome.”. O arquivo original não é alterado: o resultado é baixado como um PDF separado. Dê a ele um nome claro em “Nome do arquivo de saída”, por exemplo `ficha-participante-preenchivel`, para não enviar por engano a folha em branco no lugar do formulário.

Onde ficam as ferramentas de campos

Envie o PDF na página da ferramenta e aguarde o editor abrir. No painel lateral há um bloco “Campos de formulário” com quatro botões com ícones. O nome de cada um aparece quando você passa o mouse por cima: campo de texto, caixa de seleção, botão de opção e lista suspensa. Escolha um tipo e arraste sobre a página para desenhar um campo do tamanho desejado, ou apenas clique para colocar um de tamanho padrão. Quando terminar com esse tipo de campo, clique em “Concluído” ou de novo no mesmo botão.

Os campos novos recebem nomes provisórios como `Text1`, `Check1`, `Group1` e `Dropdown1`. O ideal é trocá-los logo por nomes que façam sentido. Um clique no campo abre as propriedades dele, e o título do painel mostra o tipo, por exemplo “Campo · texto”.

Escolha o tipo de campo certo

Para o nome, use um campo de texto. Para o comentário, ligue “Várias linhas” nas propriedades e aumente a altura do quadro; caso contrário, uma resposta longa passa da borda. A caixa de seleção serve para uma escolha avulsa e independente, como aceitar o boletim. Um grupo de botões de opção serve quando é preciso escolher exatamente uma alternativa entre várias: participação presencial ou a distância. A lista suspensa oferece os nomes dos departamentos já prontos, e assim ninguém os escreve do seu jeito.

Alinhe cada campo com o texto da pergunta. O destinatário vê apenas um quadro, e a posição dele precisa deixar claro a qual pergunta ele pertence.

Dê nomes que façam sentido aos campos

O nome do campo identifica a resposta dentro do PDF. Use nomes claros sem ponto, como `participant_name` e `department`; o editor não aceita ponto. Widgets com o mesmo nome são um único campo, e o que for digitado em um aparece nos outros. Isso é útil quando o sobrenome precisa se repetir em todas as páginas. Mas, se duas perguntas diferentes ficarem com o mesmo nome por engano, a resposta será duplicada. O botão “Tornar este widget um campo próprio” desfaz esse vínculo.

Para um grupo de opções, coloque o primeiro botão e depois clique em “Adicionar outro botão a este grupo” nas propriedades dele. Cada botão do grupo tem o próprio “Valor quando ativo”: o editor preenche `Option1`, `Option2` e assim por diante, e você os troca por `onsite` e `remote`. Na lista suspensa, a caixa “Entradas” já vem com os exemplos `Option 1`, `Option 2` e `Option 3`. Apague-os e digite os departamentos, um por linha. O “Valor” inicial deve ser igual a uma das entradas ou ficar vazio.

Ajuste as propriedades sem criar obstáculos

Nas propriedades há as caixas “Obrigatório” e “Somente leitura”. Deixe “Somente leitura” desmarcada onde você espera uma resposta; caso contrário, o destinatário não consegue digitar nada. A marca de obrigatório não substitui a conferência dos formulários recebidos: o efeito dela depende do leitor de PDF, e um campo preenchido não prova que a resposta está certa.

O campo de texto tem o ajuste “Tamanho do texto, pt (0 = ajustar à caixa)”: com zero, a fonte se adapta à altura do quadro. O ajuste “Texto mais longo (caracteres)” limita o tamanho da resposta, e zero significa sem limite. Teste uma resposta longa, mas realista. Se ela ficar cortada, aumente o campo ou reveja o limite.

Defina a ordem do Tab

Abaixo dos botões de tipos de campo fica a lista “Campos nesta página”, com a legenda “A ordem em que o Tab os percorre”. As linhas seguem a ordem em que o cursor vai pular de um campo para o outro. As setas para cima e para baixo à direita de cada linha (com os rótulos “Mais cedo” e “Mais tarde”) movem o campo uma posição. No fim das propriedades do campo selecionado aparece, por exemplo, “Posição 2 de 5 nesta página”.

Por padrão, cada campo novo vai para o fim da lista, então a ordem fica bagunçada se você colocou os campos fora de sequência. A ordem é definida para cada página separadamente: em uma ficha de várias páginas, revise todas.

Mantenha os campos interativos e baixe o arquivo

Assim que surge o primeiro campo, a caixa “Manter os campos de formulário interativos” aparece junto de “Nome do arquivo de saída”, e o editor a liga sozinho. Não desligue: sem ela, os campos ficam integrados à página e o resultado deixa de ser um formulário preenchível. Se a caixa for desmarcada, o bloco de campos avisa.

Quando há algo errado com os campos, o bloco mostra a lista “Para corrigir antes de aplicar”: nome vazio, ponto no nome, nome que já existe no documento, dois botões de um grupo com o mesmo valor ou valor inicial que não está entre as entradas. Enquanto a lista não estiver vazia, não é possível aplicar as alterações. Um clique em um nome da lista seleciona o campo com problema. Depois clique em “Aplicar alterações” e baixe o PDF que aparece logo abaixo.

Teste o formulário no programa do destinatário

Abra o PDF baixado no programa que o destinatário vai usar. Digite um nome, troque o botão de opção, marque a caixa, escolha uma entrada da lista e percorra os campos com Tab. Salve uma cópia preenchida, feche e abra de novo. Confira se as respostas foram mantidas e aparecem na impressão.

Digite também uma resposta de teste no idioma e no alfabeto dos seus destinatários. Os valores que você preenche antes no editor são desenhados com uma fonte incorporada, mas para o texto que o destinatário digita o arquivo indica a fonte padrão Helvetica, e alguns leitores podem não exibir caracteres que ela não contém. Se os destinatários escrevem em outro alfabeto, teste em dois ou três programas antes de enviar. Para preencher um formulário pronto, veja o artigo Como preencher um formulário PDF online.

O editor não adiciona cálculos automáticos, verificação do formato digitado nem botão de envio. Combine à parte como as respostas vão voltar para você, por exemplo pedindo o arquivo preenchido por e-mail.