Aus einem normalen Dokument eine ausfüllbare PDF erstellen

Setzen Sie im PDF-Editor Felder über den Vordruck, vergeben Sie verständliche Namen und lassen Sie „Formularfelder interaktiv lassen“ eingeschaltet. Laden Sie die PDF dann herunter und testen Sie sie im Programm des Empfängers.

Hat Ihre PDF leere Linien für Antworten, öffnen Sie das Werkzeug PDF bearbeiten und legen Sie echte Formularfelder über diese Linien. In der heruntergeladenen Datei soll der Empfänger Antworten eingeben und speichern können. Gewöhnlicher Text auf einer leeren Zeile genügt nicht: Er wird zur Antwort des Verfassers und ist kein Feld für die nächste Person.

Als Beispiel dient ein Teilnehmerbogen: Name, Kommentar, Teilnahmeart (vor Ort oder online), ein Kontrollkästchen für die Zustimmung zum Newsletter und eine Abteilung aus einer Liste.

Den Vordruck vor dem Setzen der Felder fertigstellen

Schließen Sie zuerst Überschriften, Hinweise und die Position der Fragen ab. Felder liegen über der Seite und wandern nicht mit dem Text mit: Wenn Sie die Vorlage später in Word umbauen und neu als PDF speichern, müssen Sie die Felder erneut setzen. Lassen Sie genug Platz für lange Namen und Adressen. Eine kurze Linie, die auf Papier reicht, ist für eine elektronische Antwort oft zu schmal.

Prüfen Sie vorab, ob die Datei bereits Felder enthält; der Editor zeigt sie auf der Seite an. Neue Felder dürfen nicht wie vorhandene heißen, sonst erscheint der Hinweis „Das Dokument hat bereits ein Feld mit diesem Namen.“. Ihre Originaldatei bleibt unverändert, das Ergebnis wird als eigene PDF heruntergeladen. Geben Sie ihm unter „Name der Ausgabedatei“ einen eindeutigen Namen, etwa `teilnehmerbogen-ausfuellbar`, damit Sie Kollegen nicht versehentlich den leeren Bogen statt des Formulars schicken.

Wo die Feldwerkzeuge zu finden sind

Laden Sie die PDF auf der Werkzeugseite hoch und warten Sie, bis sich der Editor öffnet. In der Seitenleiste gibt es den Block „Formularfelder“ mit vier Symbolschaltflächen. Den Namen zeigt jede beim Darüberfahren mit der Maus: „Textfeld“, „Kontrollkästchen“, „Optionsfeld“ und „Dropdown“. Wählen Sie eine Art und ziehen Sie dann auf der Seite einen Rahmen in der gewünschten Größe auf, oder klicken Sie einfach, um ein Feld in üblicher Größe zu setzen. Wenn Sie mit dieser Feldart fertig sind, klicken Sie auf „Fertig“ oder erneut auf dieselbe Schaltfläche.

Neue Felder erhalten Platzhalternamen wie `Text1`, `Check1`, `Group1` und `Dropdown1`. Ersetzen Sie sie am besten sofort durch sprechende Namen. Ein Klick auf ein Feld öffnet seine Eigenschaften; die Überschrift zeigt die Art, zum Beispiel „Feld · Text“.

Die passende Feldart wählen

Für den Namen nehmen Sie ein Textfeld. Für den Kommentar aktivieren Sie in den Eigenschaften „Mehrere Zeilen“ und ziehen den Rahmen höher, sonst läuft eine lange Antwort über den Rand. Ein Kontrollkästchen passt zu einer einzelnen, unabhängigen Auswahl wie der Newsletter-Zustimmung. Eine Gruppe von Optionsfeldern brauchen Sie, wenn aus mehreren Möglichkeiten genau eine gewählt wird: Teilnahme vor Ort oder online. Ein Dropdown bietet vorbereitete Abteilungsnamen an, sodass niemand sie auf eigene Weise schreibt.

Richten Sie jedes Feld an der Beschriftung seiner Frage aus. Der Empfänger sieht nur einen Rahmen, und dessen Lage muss klar machen, zu welcher Frage er gehört.

Den Feldern sprechende Namen geben

Der Feldname kennzeichnet die Antwort innerhalb der PDF. Verwenden Sie verständliche Namen ohne Punkt, etwa `participant_name` und `department`; einen Punkt akzeptiert der Editor nicht. Widgets mit gleichem Namen sind ein einziges Feld, und was in eines eingegeben wird, erscheint in den anderen. Das ist praktisch, wenn der Nachname auf jeder Seite wiederkehren soll. Erhalten aber zwei verschiedene Fragen versehentlich denselben Namen, wird die Antwort doppelt angezeigt. Die Schaltfläche „Dieses Widget zu einem eigenen Feld machen“ löst eine solche Verknüpfung.

Für eine Optionsgruppe setzen Sie die erste Schaltfläche und klicken dann in ihren Eigenschaften auf „Weitere Schaltfläche zu dieser Gruppe hinzufügen“. Jede Schaltfläche der Gruppe hat ihren eigenen „Wert, wenn aktiv“: Der Editor trägt `Option1`, `Option2` und so weiter ein, Sie ersetzen sie durch `onsite` und `remote`. Beim Dropdown enthält das Feld „Einträge“ bereits die Platzhalter `Option 1`, `Option 2` und `Option 3`. Löschen Sie sie und tragen Sie die Abteilungen ein, eine pro Zeile. Der anfängliche „Wert“ muss einem der Einträge entsprechen oder leer bleiben.

Eigenschaften ohne unnötige Hürden einstellen

In den Eigenschaften gibt es die Kontrollkästchen „Pflichtfeld“ und „Schreibgeschützt“. Lassen Sie „Schreibgeschützt“ überall dort aus, wo Sie eine Antwort erwarten, sonst kann der Empfänger nichts eingeben. Eine Pflichtmarkierung ersetzt nicht die Kontrolle eingehender Formulare: Wie sie wirkt, hängt vom Anzeigeprogramm ab, und ein ausgefülltes Feld beweist nicht, dass die Antwort stimmt.

Ein Textfeld hat die Einstellung „Textgröße, pt (0 = an das Feld anpassen)“: Bei null richtet sich die Schrift nach der Höhe des Rahmens. Das Feld „Längster Text (Zeichen)“ begrenzt die Länge der Antwort, null bedeutet keine Begrenzung. Geben Sie probeweise eine realistisch lange Antwort ein. Wird sie abgeschnitten, vergrößern Sie das Feld oder überdenken Sie die Grenze.

Die Tab-Reihenfolge festlegen

Unter den Schaltflächen für die Feldarten steht die Liste „Felder auf dieser Seite“ mit der Beschriftung „Reihenfolge der Tabulator-Taste“. Die Zeilen folgen der Reihenfolge, in der der Cursor von Feld zu Feld springt. Die Pfeile nach oben und unten rechts in jeder Zeile (beschriftet mit „Früher“ und „Später“) verschieben ein Feld um eine Position. Unten in den Eigenschaften des gewählten Feldes steht zum Beispiel „Position 2 von 5 auf dieser Seite“.

Jedes neue Feld landet standardmäßig am Ende der Liste, deshalb gerät die Reihenfolge durcheinander, wenn Sie Felder kreuz und quer gesetzt haben. Die Reihenfolge gilt jeweils für eine Seite; gehen Sie bei einem mehrseitigen Bogen alle Seiten durch.

Felder interaktiv lassen und die Datei herunterladen

Sobald das erste Feld existiert, erscheint neben „Name der Ausgabedatei“ das Kontrollkästchen „Formularfelder interaktiv lassen“, und der Editor schaltet es selbst ein. Schalten Sie es nicht aus: Sonst werden die Felder in die Seite eingebrannt, und das Ergebnis ist kein ausfüllbares Formular mehr. Ist es doch deaktiviert, warnt der Feldblock davor.

Stimmt etwas mit den Feldern nicht, zeigt der Block die Liste „Vor dem Anwenden beheben“: leerer Name, Punkt im Namen, Namensgleichheit mit einem vorhandenen Feld, gleiche Werte bei zwei Schaltflächen einer Gruppe oder ein Anfangswert, der nicht unter den Einträgen steht. Solange die Liste nicht leer ist, lassen sich die Änderungen nicht anwenden. Ein Klick auf einen Namen in der Liste markiert das betroffene Feld. Klicken Sie danach auf „Änderungen anwenden“ und laden Sie die PDF herunter, die darunter erscheint.

Das Formular im Programm des Empfängers testen

Öffnen Sie die heruntergeladene PDF in dem Programm, das der Empfänger benutzen wird. Geben Sie einen Namen ein, wechseln Sie das Optionsfeld, setzen Sie das Häkchen, wählen Sie einen Listeneintrag und springen Sie mit Tab durch die Felder. Speichern Sie eine ausgefüllte Kopie, schließen Sie sie und öffnen Sie sie erneut. Prüfen Sie, ob die Antworten erhalten bleiben und im Druck erscheinen.

Tippen Sie außerdem eine Probeantwort in der Sprache und Schrift Ihrer Empfänger. Werte, die Sie vorab im Editor eintragen, werden mit einer eingebetteten Schrift dargestellt. Für Text, den der Empfänger selbst eingibt, ist dagegen die Standardschrift Helvetica hinterlegt, und manche Programme zeigen Zeichen außerhalb ihres Zeichenvorrats womöglich nicht an. Schreiben Ihre Empfänger in einer anderen Schrift, testen Sie zwei oder drei Programme vor dem Versand. Wie man ein fertiges Formular ausfüllt, erklärt der Beitrag PDF-Formular online ausfüllen.

Der Editor fügt keine automatischen Berechnungen, keine Prüfung des Eingabeformats und keine Senden-Schaltfläche hinzu. Organisieren Sie die Rückgabe der Antworten gesondert, zum Beispiel per E-Mail mit der ausgefüllten Datei im Anhang.