PDF-Text bearbeiten, ohne ihn in Word umzuwandeln

Öffnen Sie das PDF im Editor, klicken Sie auf eine Zeile und korrigieren Sie sie. Danach „Ergebnis prüfen“, „Änderungen anwenden“ und die heruntergeladene Datei öffnen: Schrift und Formularfelder können sich ändern.

Steht in einem PDF ein falsches Datum, ein falscher Name oder Betrag, müssen Sie nicht das ganze Dokument in Word umwandeln. Öffnen Sie das Werkzeug PDF bearbeiten: Es ersetzt vorhandenen Text direkt auf der Seite, und die alte Zeile wird dabei aus der Datei entfernt, statt nur unter einer Überlagerung zu verschwinden.

Der Editor ist als „Beta“ gekennzeichnet. Deshalb beschreibt diese Anleitung nicht nur die Schritte, sondern auch, was Sie in der fertigen Datei prüfen sollten: die Schrift der Zeile, benachbarten Text, Formularfelder und eine eventuelle digitale Signatur.

Lässt sich Ihr PDF direkt bearbeiten?

Versuchen Sie, in einem beliebigen PDF-Programm einige Wörter zu markieren. Lässt sich eine Zeile markieren und kopieren, hat die Seite eine Textebene und Sie können sie bearbeiten. Bewahren Sie die Originaldatei auf: Sie brauchen sie, um das Ergebnis zu vergleichen und zur ursprünglichen Formulierung zurückzukehren.

Ist die Seite ein Scan, meldet der Editor das direkt: „Diese Seite ist ein Scan: Es gibt keinen Text zum Ändern.“ Die Schaltfläche „Text erkennen (OCR)“ fügt eine unsichtbare Ebene zum Suchen und Kopieren hinzu, ändert aber die gedruckten Buchstaben des Scans nicht. Eine sichtbare Korrektur auf einem Scan erfolgt mit neuem Text über der Seite – mehr dazu im Artikel zur Bearbeitung eines Scans nach OCR. Ein ganzes Dokument erkennen Sie auch mit dem separaten Werkzeug OCR-PDF.

Wie der Editor Text in Stücke teilt

Die Einheit der Bearbeitung ist eine Zeile. Ein Klick auf Text öffnet ein Fenster, in dem das Feld „Ersatztext“ bereits die ganze Zeile enthält, nicht nur ein Wort. Tabellenzellen, Spalten und Stellen in einem anderen Schriftschnitt öffnen sich meist als eigene Stücke.

Betrifft die Korrektur mehrere zusammenhängende Zeilen, klicken Sie in diesem Fenster auf „Ganzen Absatz bearbeiten“; in Klammern steht die Zeilenzahl. Die Schaltfläche funktioniert nur, solange Sie noch nichts eingegeben haben; sonst bittet der Editor Sie, die Änderung zuerst zu übernehmen oder zu verwerfen. Den ganzen Absatz neu zu schreiben lohnt sich, wenn der neue Text länger ist als der alte und neu umbrochen werden muss.

Verwechseln Sie das Ersetzen nicht mit dem Werkzeug „Text“ in der Werkzeugleiste (Tooltip „Text hinzufügen“). Es legt eine neue Beschriftung über die Seite, während die alte Zeile darunter in der Datei bleibt: Die Suche findet sie, und Empfänger können sie kopieren. Für die Korrektur eines Fehlers brauchen Sie das Ersetzen.

Schritt für Schritt: eine Zeile ersetzen

1. Laden Sie das PDF auf der Werkzeugseite hoch und warten Sie, bis sich der „PDF-Editor“ öffnet. 2. Gehen Sie zur betreffenden Seite und klicken Sie auf die Zeile mit dem Fehler. 3. Korrigieren Sie im Feld „Ersatztext“ nur die fehlerhafte Stelle. Alles, was Sie aus dem Feld löschen, verschwindet von der Seite. 4. Prüfen Sie die Einstellungen unter dem Feld. In der Liste „Wenn der Text nicht passt“ ist für eine neue Korrektur „Benachbarten Text verschieben“ gewählt; außerdem gibt es „Feld verbreitern, ohne Nachbartext zu verschieben“, „Text verkleinern“ und „Nichts ändern und warnen“. Die Kontrollkästchen „Originalschrift erhalten“ und „Originalhintergrund erhalten“ sind aktiviert – lassen Sie sie so. 5. Klicken Sie auf „Text anwenden“. „Bearbeitung abbrechen“ schließt das Fenster ohne Änderung, „Text löschen“ entfernt die Zeile von der Seite. 6. Klicken Sie auf „Ergebnis prüfen“. Das ist eine genaue Vorschau: Der Server erzeugt die Seite genauso wie in der fertigen Datei. Solange diese Prüfung fehlt, bleibt „Änderungen anwenden“ gesperrt, und nach jeder weiteren Korrektur müssen Sie erneut prüfen. 7. Im Feld „Name der Ausgabedatei“ steht standardmäßig der Originalname mit der Endung „-edited.pdf“ – Sie können einen eigenen Namen eintragen. Klicken Sie auf „Änderungen anwenden“ und laden Sie das PDF herunter, das darunter erscheint.

Beispiel: einen Rechnungsbetrag korrigieren

Angenommen, auf einem Rechnungsentwurf steht „Gesamt: 12.500 €“, vereinbart sind aber 12.800 €. Klicken Sie auf die Zeile: Im Feld erscheint die ganze Zeile. Ersetzen Sie die „5“ durch eine „8“ und achten Sie darauf, dass Punkt, Doppelpunkt und Eurozeichen erhalten bleiben.

Auch wenn Sie nur eine Ziffer ändern, wird die ganze Zeile neu gezeichnet. Eine eingebettete Schrift enthält oft nur die Zeichen, die im Dokument bereits vorkommen. Fehlt darin auch nur ein benötigtes Zeichen – etwa die Ziffer 8 –, wird die gesamte Zeile in einer Ersatzschrift gesetzt. Achten Sie deshalb nicht nur auf die korrigierte Ziffer, sondern darauf, ob sich die Schrift der ganzen Zeile geändert hat: Unter der Vorschau erscheint dann der Hinweis „Schrift ersetzt“ mit den Schriftnamen und dem Grund.

Der Editor rechnet verknüpfte Werte nicht wie eine Tabellenkalkulation nach. Prüfen Sie die Rechnungspositionen, die Umsatzsteuer und einen ausgeschriebenen Betrag und korrigieren Sie jeden davon mit einer eigenen Ersetzung.

Wenn sich die Schrift doch geändert hat

Eine Ersatzschrift kann breiter oder schmaler sein als das Original, sodass die Zeile länger wird und Nachbarn berührt. Verkleinern Sie den Text nicht, bis er kaum noch lesbar ist: Kürzen Sie lieber die Formulierung oder nehmen Sie die Änderung mit „Rückgängig“ (Strg+Z, auf dem Mac ⌘Z) zurück und probieren Sie eine andere Option. Warum das passiert und wie Sie eine passende Lösung finden, erklärt der Artikel zu Schriftänderungen nach dem Bearbeiten einer PDF.

Formulare und signierte Dokumente

Enthält das PDF ausfüllbare Felder, erscheint über der Seite das Kontrollkästchen „Formularfelder interaktiv lassen“. Es ist standardmäßig deaktiviert: Nach „Änderungen anwenden“ werden die Felder in die Seite eingebettet, und das Formular lässt sich nicht mehr ausfüllen. Sollen andere das Dokument weiter ausfüllen, aktivieren Sie das Kästchen vor dem Export.

Setzen Sie eine elektronische Signatur erst auf die korrigierte Datei. Jede Änderung am Inhalt macht eine vorhandene digitale Signatur ungültig, ein signiertes Dokument muss nach der Bearbeitung also neu signiert werden. Wie Sie ohne Drucker unterschreiben, erklärt der Artikel zum Unterschreiben einer PDF ohne Drucken und Scannen.

Die heruntergeladene Datei prüfen

Die Vorschau ist genau, versendet wird aber die heruntergeladene Datei – öffnen Sie also diese und nicht den Tab mit dem Original.

• Vergrößern Sie die korrigierte Stelle und betrachten Sie danach die ganze Seite.
• Suchen Sie mit der Suchfunktion Ihres Programms nach dem neuen Text: Er muss gefunden werden, die alte Fassung nicht.
• Prüfen Sie die Nachbarzeilen. Zeigte die Vorschau den Hinweis „Nachbartext verschoben“, stellen Sie sicher, dass nichts über Tabellenlinien oder Beschriftungen unter Feldern ragt.
• Hatte das Dokument ein Formular, tippen Sie testweise einen Wert in ein Feld.

Typische Fehler und wie Sie sie erkennen

• Die Suche findet noch den alten Text. Statt der Ersetzung wurde das Werkzeug „Text“ verwendet. Löschen Sie die Beschriftung und ersetzen Sie die Zeile selbst.
• Die Meldung „Das Feld überlappt anderen Text.“ Die neue Zeile ist länger als die alte. Wählen Sie eine andere Option in der Liste „Wenn der Text nicht passt“ oder kürzen Sie den Text.
• Die Meldung „Der Text passt nicht.“ Vergrößern Sie das Feld über „Breite (%)“ und „Höhe (%)“ oder wählen Sie „Text verkleinern“.
• Das Zeilenende fehlt. Es wurde versehentlich aus dem Feld „Ersatztext“ gelöscht – öffnen Sie die Zeile erneut und ergänzen Sie es.
• Das Formular lässt sich nicht mehr ausfüllen. „Formularfelder interaktiv lassen“ war deaktiviert. Öffnen Sie die Originaldatei, wiederholen Sie die Korrektur und aktivieren Sie das Kästchen vor dem Export.