Seite in PDF einfügen: leer, aus anderer Datei, Foto

Der PDF-Editor fügt Seiten auf drei Arten hinzu: als leeres Blatt in der gewünschten Größe, als ausgewählte Seiten einer anderen PDF und als Bild, das zur Seite wird. Die Einfügestelle wird relativ zur ausgewählten Seite festgelegt, die Reihenfolge lässt sich danach durch Ziehen ändern. Jede hinzugefügte Seite liegt als eigene Kopie im Dokument, Änderungen daran berühren das Original nicht. Sollen ganze Dateien ohne Auswahl eingefügt werden, ist das separate Werkzeug zum Einfügen ganzer Dateien schneller.

Ein Vertrag braucht ein Freigabeblatt, am Ende eines Antrags fehlt eine leere Seite für die Unterschrift, und mitten im Bericht fehlt eine Seite, die als separater Scan gekommen ist. PDF-Viewer können das nicht: Sie zeigen Seiten an, fügen aber keine hinzu. Für solche Aufgaben braucht es einen Editor.

Der Browser-Editor PDF bearbeiten hat einen Dialog zum Hinzufügen von Seiten mit drei Reitern: leere Seite, Seiten aus einer anderen PDF und Bild. Wir gehen durch, wie jeder davon arbeitet, wo die neue Seite landet, was beim Export mit dem Dokument passiert und wann das separate Werkzeug zum Einfügen ganzer Dateien praktischer ist.

Zwei Wege und worin sie sich unterscheiden

Auf der Website lassen sich Seiten mit zwei Werkzeugen hinzufügen, und die Wahl hängt davon ab, wie viel Material Sie haben und wie genau es verteilt werden muss.

Der Editor arbeitet auf Seitenebene. Sie sehen das ganze Dokument, wählen die Stelle, fügen ein leeres Blatt oder einen Teil einer anderen Datei hinzu, verschieben Seiten, drehen sie, schließen überflüssige aus, bearbeiten den Text auf den neuen Blättern und exportieren erst dann das Ergebnis. Das ist der Weg für punktgenaue Arbeit: ein oder zwei Seiten an die richtige Stelle, mit Kontrolle am Bildschirm.

Das Werkzeug Seiten einfügen arbeitet auf Dateiebene: Es nimmt das Hauptdokument und setzt zusätzliche Dateien komplett an die angegebene Position, ohne etwas daraus wegzulassen. Das geht schneller, wenn ein Anhang mit dreißig Blättern dazukommen oder ein Dokument aus fertigen Teilen entstehen soll. Wie dort die Position festgelegt wird und was mit Ausrichtung und Lesezeichen geschieht, steht im Artikel über das Einfügen von Seiten in ein fertiges PDF.

Weiter geht es mit dem Editor.

Leere Seite: Größe, Ausrichtung, Stelle

Öffnen Sie das Dokument im Editor, wählen Sie im Bereich „Seiten“ die Seite, neben der das neue Blatt stehen soll, und klicken Sie auf „Seiten einfügen“. Der erste Reiter des Dialogs „Seiten hinzufügen“ heißt „Leere Seite“.

Die Standardgröße ist „Wie die ausgewählte Seite“: Das neue Blatt übernimmt die Maße seines Nachbarn und fällt in einem Dokument mit ungewöhnlichem Format nicht auf. Die Varianten A4 und Letter nehmen ein Standardblatt, für sie lässt sich unter „Ausrichtung“ zwischen „Hochformat“ und „Querformat“ wählen. Die Variante „Benutzerdefiniert“ nimmt „Breite, mm“ und „Höhe, mm“ entgegen, im Bereich von 1 bis 5000 mm; das reicht für eine Visitenkarte ebenso wie für ein Zeichnungsformat.

Der Schalter „Wohin“ bestimmt die Stelle: „Vor der ausgewählten Seite“ oder „Nach der ausgewählten Seite“. Soll das Blatt ganz ans Ende, wählen Sie die letzte Seite und fügen danach ein.

Die eingefügte leere Seite erscheint sofort im Bereich „Seiten“, und die übrigen Werkzeuge des Editors arbeiten darauf. Klicken Sie auf „Text hinzufügen“ und schreiben Sie die Überschrift des Freigabeblatts, auf „Signatur hinzufügen“ für die Unterschrift, auf „Bild hinzufügen“ für Stempel oder Logo. Im Export ist das eine normale Seite mit Text und Grafik, kein Bild.

Seiten aus einer anderen PDF

Der zweite Reiter, „Aus einer PDF“, fügt dem Dokument Seiten einer anderen Datei hinzu, und zwar nicht zwingend alle.

Wählen Sie die Datei. Der Editor liest sie im Browser und zeigt eine Liste der Seiten mit Vorschauen. Markieren Sie die gewünschten, eine oder mehrere, oder klicken Sie auf „Alle auswählen“. Der Zähler „Ausgewählte Seiten“ unter der Liste zeigt, wie viele markiert sind. Legen Sie dann die Stelle fest, vor oder nach der ausgewählten Seite, und klicken Sie auf „Einfügen“. Die markierten Seiten landen hintereinander an der angegebenen Stelle, in der Reihenfolge der Ausgangsdatei.

Die hinzugefügte Datei wird an den Server gesendet, bevor sich das Dokument ändert: Schlägt die Übertragung fehl, meldet der Editor das, und das Dokument bleibt, wie es war. Deshalb gibt es nach der Dateiauswahl eine kurze Pause. Solange das Dokument selbst noch zum Server hochgeladen wird, bittet der Dialog um einen Moment Geduld.

Für die Zahl der hinzugefügten Dateien und ihren Gesamtumfang gibt es Grenzen; sind sie überschritten, sagt der Dialog das direkt, statt die Arbeit auf halbem Weg abzubrechen. Dieselbe Datei zweimal hinzugefügt zählt nur einmal.

Eine Datei mit Öffnungspasswort liest der Editor nicht und schlägt vor, das Passwort zuerst mit PDF entsperren zu entfernen. Eine Datei, die nur Drucken oder Kopieren verbietet, wird ohne Rückfrage hinzugefügt.

Jede eingefügte Seite wird zu einer eigenständigen Kopie innerhalb des Dokuments. Wenn Sie später den Text darauf korrigieren oder einen Ausschnitt ausblenden, bleiben die Ausgangsdatei und andere Kopien derselben Seite unverändert.

Foto oder Scan als Seite

Der dritte Reiter, „Aus einem Bild“, macht aus einem Bild eine Seite und fügt sie an derselben Stelle ein wie die übrigen. So kommen das Foto eines unterschriebenen Blatts, die Aufnahme einer Bescheinigung oder der Scan eines Stempels in den Vertrag.

Das Bild wird direkt im Browser in ein einseitiges PDF umgewandelt und verhält sich danach wie eine hinzugefügte PDF-Datei. Die Drehung aus den Kameradaten wird berücksichtigt, ein Handyfoto steht also richtig und nicht quer. Die Proportionen bleiben erhalten, die Transparenz von PNG ebenfalls.

Die Seitengröße hat drei Varianten. A4 und Letter ergeben ein Standardblatt, und die Ausrichtung richtet sich standardmäßig nach der Form der Aufnahme: Ein Hochkantfoto bekommt eine Hochformatseite, ein Querfoto eine Querformatseite. Die Variante „Wie das Bild“ erzeugt eine Seite mit den Proportionen des Bildes selbst, wobei die lange Seite der langen Seite von A4 entspricht. Das Feld „Rand, mm“ fügt einen Abstand zu den Rändern hinzu, standardmäßig ist er null.

Sind es viele Fotos, die ein eigenes Dokument werden sollen statt Seiten in einem bestehenden, ist es schneller, sie mit JPG zu PDF zusammenzustellen und die fertige Datei über den Reiter „Aus einer PDF“ hinzuzufügen.

Kopie einer vorhandenen Seite

Neben der Schaltfläche zum Einfügen gibt es „Seite duplizieren“. Sie setzt eine Kopie der ausgewählten Seite direkt dahinter. Das ist praktisch für Formulare, die mehrfach ausgefüllt werden müssen, und für Doppelseiten, auf denen sich dasselbe Schema wiederholt.

Die Kopie ist unabhängig: Felder ausfüllen oder Text hinzufügen können Sie auf jeder einzeln. Enthält die Seite Formularfelder, bekommen sie auf der Kopie andere interne Namen, damit sie nicht mit den Feldern des Originals verschmelzen; für Sie heißt das, dass ein in die Kopie eingetragener Wert nicht auf der ersten Seite erscheint.

Reihenfolge, Drehung und überflüssige Seiten

Alle hinzugefügten Seiten landen zusammen mit den ursprünglichen im Bereich „Seiten“, und dort ändert sich auch ihre Reihenfolge. Eine Seite lässt sich an eine neue Stelle ziehen oder mit „Seite nach oben“ und „Seite nach unten“ verschieben. Die Schaltfläche „90° drehen“ dreht die Seite, nützlich für einen Querscan in einem Hochformatdokument.

Haben Sie zu viel eingefügt, schließen Sie die Seite mit „Seite ausschließen“ aus. Sie bleibt mit Markierung im Bereich stehen und gelangt nicht in den Export, „Seite wiederherstellen“ holt sie zurück. So können Sie es sich anders überlegen, ohne von vorn zu beginnen.

Alle diese Änderungen werden wie das Einfügen selbst erst beim Export auf das Dokument angewendet. Bis zum Klick auf „Änderungen anwenden“ bleibt die Ausgangsdatei unverändert, und jede Aktion lässt sich mit „Rückgängig“ zurücknehmen.

Was beim Export geschieht

Nach „Änderungen anwenden“ stellt der Editor die fertige Datei auf dem Server zusammen. Seiten, die Sie nicht bearbeitet haben, werden unverändert übernommen, mit ihrer Textebene, ihren Links und Formularfeldern. Die hinzugefügten Seiten nehmen ihren Platz als vollwertige Seiten des Dokuments ein.

Die Lesezeichen des Ausgangsdokuments bleiben erhalten und werden neu berechnet: Ein Abschnitt, der auf Seite zehn lag und nach dem Einfügen auf Seite zwölf, öffnet sich weiterhin über sein Lesezeichen. Die Lesezeichen der hinzugefügten Datei werden dagegen nicht übernommen: Sie beschrieben ein anderes Dokument.

Die auf den Seiten gedruckte Nummerierung ändert sich nicht, das ist schlicht Text auf dem Blatt. Soll das Dokument durchgehend nummeriert sein, setzen Sie die Nummern nach dem Zusammenbau neu, das Werkzeug dafür heißt Fügen Sie Seitenzahlen hinzu. Interne Links des Dokuments, etwa aus dem Inhaltsverzeichnis, führen auf dieselben Seiten wie zuvor.

Vier typische Aufgaben

Eine Seite ersetzen. Der Vertragspartner hat eine korrigierte dritte Seite als eigene Datei geschickt. Wählen Sie im Bereich die alte dritte Seite, fügen Sie die neue über „Aus einer PDF“ danach ein und schließen Sie dann die alte aus. Im Export steht an ihrer Stelle die zugeschickte, und die übrigen Seiten verschieben sich nicht.

Ein Freigabe- oder Unterschriftenblatt hinzufügen. Wählen Sie die letzte Seite, fügen Sie danach ein leeres Blatt gleicher Größe ein, klicken Sie auf „Text hinzufügen“ und schreiben Sie den Kopf: wer freigibt, Datum, Funktion. Die Unterschrift kommt mit dem Signaturwerkzeug auf dasselbe Blatt; wird auf Papier unterschrieben, bleibt das Blatt leer für den Druck.

Ein Dokument innerhalb einer Datei in Teile gliedern. Setzen Sie zwischen die Abschnitte einer Sammlung leere Seiten mit Abschnittstiteln: Wählen Sie die letzte Seite des Abschnitts, fügen Sie danach ein leeres Blatt ein und beschriften Sie es.

Ein Titelblatt voranstellen. Wählen Sie die erste Seite und fügen Sie davor ein: ein leeres Blatt, wenn der Titel im Editor gesetzt wird, oder eine Seite aus einer fertigen Datei, wenn er bereits gestaltet ist. Ein Foto des Umschlags kommt über „Aus einem Bild“ mit Größe A4 und Rand null hinein.

So prüfen Sie das Ergebnis

Öffnen Sie die heruntergeladene Datei und gehen Sie die drei Stellen durch, an denen das Einfügen am häufigsten anders ausfällt als erwartet.

Übergänge. Blättern Sie durch die Seite vor dem Einfügen, die eingefügten Blätter und die Seite danach. Sitzt die neue Seite auf der falschen Seite des Übergangs, gehen Sie zurück in den Editor: Der Entwurf der Änderungen ist gespeichert, und eine Seite umzusetzen geht schneller als ein Neuanfang.

Größe und Ausrichtung. Eine eingefügte Seite in anderem Format fällt im Viewer sofort auf: Sie ist schmaler oder breiter als ihre Nachbarn. Das ist kein Fehler, wenn es so gewollt ist, aber für ein Dokument, das gedruckt wird, ist „Wie die ausgewählte Seite“ oder eine Drehung des Blatts die bessere Wahl.

Lesezeichen und Inhaltsverzeichnis. Öffnen Sie die Lesezeichenleiste und klicken Sie auf eines gegen Ende des Dokuments: Es muss den alten Abschnitt öffnen, nicht eine durch das Einfügen verschobene Seite. Ein gedrucktes Inhaltsverzeichnis prüfen Sie mit den Augen: Die Nummern darin werden nicht neu berechnet.

Was das Einfügen nicht von selbst erledigt

Eine leere Seite ist wirklich leer. Kopf- und Fußzeilen, Rahmen und Hintergrund der Nachbarseiten werden nicht darauf kopiert: Ist das Dokument mit einem Kopf auf jedem Blatt gesetzt, müssen Sie den Kopf auf dem neuen Blatt als Text hinzufügen oder statt der leeren Seite eine Kopie der Nachbarseite einfügen und darauf das Überflüssige ausblenden.

Ein eingefügter Scan bleibt ein Bild. Die Suche im Dokument findet ihn nicht, solange der Text nicht erkannt ist; ist das wichtig, lassen Sie die Seite nach dem Einfügen erkennen, die Schaltfläche „Text erkennen (OCR)“ gibt es im selben Editor.

Die Nummerierung wird nicht neu berechnet, weder die gedruckte noch die im Inhaltsverzeichnis, davon war oben die Rede. Links innerhalb des Dokuments und Lesezeichen führen dagegen weiter dorthin, wohin sie geführt haben.

Die Dateigröße ist die Summe der Teile. Ein leeres Blatt fügt fast nichts hinzu, eine Seite aus einem Scan oder Foto wiegt so viel, wie sie als eigene Datei wiegen würde. Ist das Ergebnis zu schwer zum Versenden, komprimieren Sie es nach dem Zusammenbau, nicht die Quellen davor.

Wenn Sie den Tab geschlossen haben, ohne fertig zu sein

Der Editor speichert einen Entwurf der Änderungen im Browser. Beim nächsten Öffnen derselben Datei bietet er an, dort weiterzumachen, wo Sie aufgehört haben. Enthielt der Entwurf Seiten aus anderen Dateien, bittet der Editor darum, diese Dateien erneut zu wählen: Sie selbst liegen nicht im Browser, nur die Angabe, welche Seiten daraus genommen wurden. Wählen Sie dieselben Dateien, und der Entwurf wird vollständig wiederhergestellt.

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie PDF bearbeiten und laden Sie das Dokument hoch. Hat es ein Öffnungspasswort, entfernen Sie das Passwort zuerst. 2. Wählen Sie im Bereich „Seiten“ die Seite, neben der die neue stehen soll, und klicken Sie auf „Seiten einfügen“. 3. Wählen Sie den Reiter „Leere Seite“, „Aus einer PDF“ oder „Aus einem Bild“, legen Sie Parameter und Einfügestelle fest und klicken Sie auf „Einfügen“. 4. Prüfen Sie die Reihenfolge im Bereich, ziehen Sie Seiten bei Bedarf um, drehen Sie sie oder schließen Sie überflüssige aus. Auf das leere Blatt setzen Sie Text oder eine Signatur. 5. Klicken Sie auf „Änderungen anwenden“, laden Sie das Ergebnis herunter und blättern Sie es ganz durch: Übergänge zwischen alten und neuen Seiten, Lesezeichen, Nummerierung.

Wann das Werkzeug für ganze Dateien praktischer ist

Der Editor hat die Nase vorn, wenn es wenige Seiten sind und ihr Platz zählt. In drei Fällen ist Seiten einfügen schneller.

Wenn eine große Datei komplett dazukommt: ein Anhang mit Dutzenden Blättern, der Bericht eines Auftragnehmers, ein Referenzteil. Ihn Seite für Seite zu zerlegen ist unnötig, es genügt, die Position anzugeben.

Wenn ein Dokument nach immer demselben Schema aus fertigen Teilen entsteht: Umschlag, Haupttext, Anhänge. Das ist ein Vorgang mit mehreren Dateien, keine Serie von Einfügungen.

Wenn nur hinzugefügt und nichts bearbeitet werden soll. Das Ergebnis muss nicht am Bildschirm geprüft werden, und das separate Werkzeug erledigt es in einem Schritt.

In allen anderen Fällen, besonders wenn die neue Seite leer, gedreht oder aus einem Foto gemacht sein soll, bleibt der Editor der einzige Weg.