PDF-Formular online ausfüllen

Jemand schickt einen Fragebogen als PDF und möchte ihn ausgefüllt zurück. Was danach passiert, hängt vollständig davon ab, was tatsächlich angekommen ist: zwei am Bildschirm identische Dokumente werden von verschiedenen Werkzeugen bearbeitet, und ein guter Teil der gescheiterten Versuche beginnt mit der falschen Wahl.

Ein Formular und das Bild eines Formulars sind verschiedene Dokumente

Im PDF ist ein ausfüllbares Formular eine eigene Struktur: das Dokument führt eine Liste von Feldern, und jedes Feld hat einen Namen, einen Typ und Koordinaten auf der Seite. Solche Dateien entstehen aus Word mit aktivierten Inhaltssteuerelementen, aus Formularbaukästen und beim Export aus Verwaltungssystemen.

Ein gedruckter und eingescannter Vordruck hat diese Struktur nicht. Er ist eine Seite aus Pixeln, auf der die Linien und Kästchen genauso gezeichnet sind wie die Buchstaben.

pdf-filler arbeitet nur mit der ersten Sorte. Es malt keinen Text über die Seite und rät nicht, wo in einem Bild eine Linie liegt: es schreibt Werte in Felder, die das Dokument bereits hat. Gibt es keine, sagt das die Feldliste deutlich, und ein Lauf gibt die Datei unverändert zurück, als exakte Kopie und nicht als Fehler.

Für die zweite Sorte gibt es edit-pdf, wo ein Textblock an eine beliebige Stelle der Seite kommt. Vermerke und Markierungen über einem fertigen Dokument gehören zu annotate-pdf.

Herauszufinden, welche Sorte vorliegt, geht schneller als darüber nachzudenken: Datei hochladen und schauen, ob eine Feldliste erscheint.

Warum in der Liste `applicant_surname_1` steht und nicht „Nachname“

Die Felder werden im Browser ausgelesen, bevor die Datei zur Verarbeitung geht. Jedes gefundene Feld bekommt eine eigene Zeile mit zwei Angaben: dem Feldnamen und der Nummer der Seite, auf der es liegt.

Angezeigt wird der Name, den der Formularautor vergeben hat. Der Kurzhinweis, den ein Mensch in einem gewöhnlichen Betrachter beim Überfahren sieht, wird gar nicht verwendet. Deshalb kann die Zeile zum Kästchen mit der Aufschrift „Nachname“ als `applicant_surname_1`, `txtLastName` oder `f1_04[0]` dastehen.

Damit bleiben zwei Anhaltspunkte: die Seitenzahl und die Reihenfolge. Die Felder erscheinen in der Reihenfolge, in der sie im Dokument gespeichert sind, und die folgt bei einem sorgfältig gebauten Vordruck der Leserichtung von oben nach unten. Das Original daneben geöffnet zu halten klärt fast jede Frage.

Gleiche Namen innerhalb eines Dokuments werden zu einer Zeile zusammengefasst. Eine Optionsgruppe mit fünf Kreisen auf der Seite, die sich einen Namen teilen, erscheint als ein Bedienelement mit fünf Werten und nicht als fünf Zeilen.

Scheitert das Auslesen der Felder im Browser, tritt an die Stelle der Liste ein Hinweis, und die gewöhnlichen Parameter des Werkzeugs bleiben nutzbar: die Felderkennung ist eine Bequemlichkeit, keine Pflichtstufe.

So füllen Sie den Fragebogen aus

1. Öffnen Sie pdf-filler und laden Sie den Vordruck hoch. 2. Warten Sie die Feldliste ab und gleichen Sie sie über die Seitenzahlen mit dem Dokument ab. 3. Tragen Sie die Werte ein. Fassen Sie nur die Felder an, die Sie ändern. 4. Entscheiden Sie, ob das Formular bearbeitbar bleiben soll; dazu weiter unten mehr. 5. Starten Sie die Verarbeitung und laden Sie das Ergebnis herunter. 6. Öffnen Sie die heruntergeladene Datei und lesen Sie das Eingetragene mit den Augen, nicht aus dem Gedächtnis.

Der letzte Punkt ist keine Formalie. Der Wert landet immer im Feld, gezeichnet wird er aber in der Schrift, die der Formularautor gewählt hat, und genau dort wohnen die Überraschungen.

Geschrieben werden nur die angefassten Felder

Ins Dokument gehen ausschließlich die Felder, die Sie bearbeitet haben. Der Rest behält die Werte, die von vornherein in der Datei standen, ein halb ausgefüllter Vordruck wird also nicht dadurch geleert, dass Sie zwei Zeilen ergänzen.

Umgekehrt gilt dasselbe. Fassen Sie kein Feld an, gibt das Werkzeug ehrlich eine Kopie des Originals zurück. Genau dafür steht am Ende der Liste ein Hinweis: null Felder ausgefüllt, das PDF wird unverändert gespeichert.

Was das Abflachen der Felder wirklich macht

Der Schalter fürs Abflachen ist voreingestellt an, und der Unterschied zwischen seinen beiden Stellungen ist größer, als er aussieht.

In der Stellung „an“ ist das keine Bearbeitungssperre, sondern ein echtes Einschmelzen: nach der Verarbeitung ist die Feldliste des Dokuments leer, und das Eingetragene gehört genauso zur Seite wie der gedruckte Text des Vordrucks. An einem kleinen Fragebogen gemessen: 6559 Byte mit Abflachen und kein einziges Feld darin, 6946 Byte ohne und beide Felder an Ort und Stelle.

In der Stellung „aus“ bekommt das Dokument zusätzlich eine Marke, die Betrachter anweist, die Werte selbst neu zu zeichnen. Ohne diese Marke zeigen manche Programme ein ausgefülltes Feld leer an, obwohl der Wert in der Datei steht.

Eine Falle steckt hier, und sie ist wenig offensichtlich: Abflachen wirkt nur zusammen mit dem Ausfüllen. Ein fremdes leeres Formular hochzuladen, nichts einzutragen und ein eingefrorenes Dokument zurückzubekommen, funktioniert nicht; das Formular kommt lebendig zurück, mit denselben Feldern. Das Werkzeug lässt die Felder, die Sie nie angefasst haben, bewusst in Ruhe.

Strenger gegen nachsichtigen Feldabgleich

Der zweite Parameter entscheidet, was mit einem Feldnamen geschieht, den das Dokument nicht kennt. Voreingestellt ist der nachsichtige Abgleich.

Über die Feldliste ist der Unterschied kaum sichtbar: die Namen stammen aus dem Dokument selbst und können nicht auseinanderlaufen. Er zeigt sich, wenn ein gespeicherter Satz von Werten auf ein Formular angewendet wird, das inzwischen aktualisiert und dessen Feld umbenannt wurde. Der nachsichtige Abgleich liefert dann ein Dokument, dem still eine Zeile fehlt, samt Hinweis mit dem Namen; der strenge liefert nichts und nennt den Grund.

Für Stapelarbeit an Verträgen ist die zweite Variante meist günstiger: eine fehlende Datei fällt sofort auf, eine fehlende Zeile in der Datei fällt erst dem Empfänger auf.

Wenn die Schrift des Formulars keine Buchstaben für Ihr Alphabet hat

Der Wert wird so ins Feld geschrieben, wie er kommt, gezeichnet wird er aber in der Schrift, die der Formularautor angegeben hat. Ist das eine der Standardschriften, ist ihr Zeichenvorrat schmal, und Buchstaben außerhalb davon haben keine Quelle.

An einem Formular mit Standardschrift geprüft: der Wert `Ivanov` liest sich aus der fertigen Datei wieder als `Ivanov`, derselbe Nachname in Kyrillisch dagegen als `??????`. Nichts bricht, und es wird kein Fehler gemeldet, denn aus Sicht des Dokuments wurde alles richtig geschrieben.

So verhalten sich Formulare, die für ein einziges Alphabet gebaut wurden, und ebenso ältere amtliche Vorlagen. Keine Einstellung des Werkzeugs heilt das: entweder füllen Sie den Vordruck in der Schrift aus, für die er gemacht ist, oder Sie legen den Text mit edit-pdf über die Seite, wo Sie die Schrift wählen.

Daraus folgt die praktische Regel. Das erste Formular, das Sie mit Umlauten oder ungewöhnlichen Zeichen ausfüllen, öffnen und ansehen; danach lässt sich mit dieser Vorlage in Ruhe arbeiten.

Kästchen, Optionen und Auswahllisten

Ein Kontrollkästchen im PDF ist nicht als Ja oder Nein gebaut. Es hat einen eigenen Namen für den angekreuzten Zustand, ausgedacht vom Formularautor: meistens `Yes`, aber auch `On`, `1` und sprechende Namen wie `Male` kommen vor.

In der Feldliste muss man daran nicht denken: Sie setzen das Häkchen mit der Maus, und der passende Zustand wird aus dem Dokument übernommen. Wichtig ist es für alle, die das Werkzeug aus Code aufrufen. Die Werte `yes`, `true`, `on`, `1` und `x` lösen sich zum angekreuzten Zustand auf, `no`, `off`, `0` und die leere Zeichenkette zum leeren. Alles außerhalb dieser Listen wird ohne Widerspruch angenommen und lässt das Kästchen frei.

Bei Auswahllisten und Optionsgruppen ist es einfacher: die zulässigen Werte stammen aus dem Dokument, wählen lässt sich also nur, was dort erklärt ist.

Was sich nicht ausfüllen lässt

Ein mit Öffnungskennwort verschlossenes Dokument lässt sich nicht verarbeiten; die Aufgabe hält an und verlangt das Kennwort. Nehmen Sie den Schutz mit unlock-pdf ab und kommen Sie zurück. Ein Kennwort, das nur Drucken oder Kopieren einschränkt, stört das Ausfüllen nicht.

Konnte kein einziges der übereinstimmenden Felder geschrieben werden, gibt das Werkzeug das Original nicht als Ergebnis aus, sondern bricht mit einem Fehler ab. Wenn ein Teil der Seiten funktioniert hat und ein anderer nicht, bekommen Sie die Datei, dazu aber einen Hinweis, auf wie vielen Seiten die Werte womöglich nicht in den Feldern gelandet sind.

Ein fertiger Fragebogen muss anschließend meist unterschrieben werden. Die Unterschrift wohnt in sign-pdf, gezeichnet mit der Maus oder als Bild hochgeladen. Die Reihenfolge zählt: erst ausfüllen mit eingeschaltetem Abflachen, dann unterschreiben, sonst arbeitet der Signaturschritt an einem Dokument, dessen Felder noch leben und dessen Inhalt sich nachträglich umschreiben lässt.