PDF komprimieren ohne Lesbarkeit zu verlieren

Wie Sie ein PDF komprimieren, ohne die Lesbarkeit zu verlieren

Das Annahmeformular nennt vierzig Megabyte, Ihre Datei hat zweiundfünfzig. Komprimieren löst das in einer Minute, hat aber Einstellungen, und die Voreinstellungen sind nicht die naheliegenden.

Es hilft, vorab zu verstehen, woher das Gewicht kommt. Text wiegt in einem PDF fast nichts. Schwer machen ein Dokument die Bilder: Scans, Fotos, Bildschirmaufnahmen, Logos in Originalauflösung. Komprimierung arbeitet daher vor allem an Bildern, und bei einem Vertrag aus reinem Text bringt sie wenig.

Die Komprimierungsstufe und das Profil, das sie aushebelt

Es gibt drei Stufen, und die stärkste ist voreingestellt.

Daneben steht eine zweite Einstellung, das Verarbeitungsprofil, und die verhält sich unerwartet. Auch davon gibt es drei: schnell, ausgewogen und Qualität. Voreingestellt ist ausgewogen.

Das Überraschende: Das Qualitätsprofil verarbeitet nicht nur sorgfältiger, es senkt die gewählte Komprimierungsstufe um eine Stufe ab. Eine hohe Stufe zusammen mit dem Qualitätsprofil verhält sich also faktisch wie mittel. Das ist kein Fehler, sondern ein bewusster Schutz davor, gleichzeitig maximale Komprimierung und maximale Qualität zu verlangen.

Das schnelle Profil arbeitet anders: Es überspringt den Hauptdurchlauf. Die Datei ist merklich früher fertig, wird aber auch weniger kleiner. Für einen eiligen Versand ein vernünftiger Tausch, für ein Archiv nicht.

Die Ziel-DPI

Die Zielauflösung der Bilder im Dokument wird gesondert gesetzt, von 72 bis 600, voreingestellt 150.

Das ist die Auflösung, auf die Bilder neu berechnet werden. Hundertfünfzig bis zweihundert gilt als Arbeitsbereich für Dokumente, die am Bildschirm gelesen werden: Text in einem Scan bleibt lesbar, während das Gewicht um ein Mehrfaches fällt. Unter hundert beginnt kleine Schrift zu zerfallen.

Beim Zusammenspiel der Einstellungen gibt es einen Haken. Die Ziel-DPI wird im Hauptdurchlauf angewandt, und das schnelle Profil überspringt diesen Durchlauf. Mit dem schnellen Profil greift die gesetzte DPI also schlicht nicht, es sei denn, die Bildoptimierung ist eingeschaltet, denn die rechnet Bilder unabhängig davon neu.

Die Bildoptimierung ist standardmäßig aus

Diese Einstellung kodiert eingebettete Bilder neu und bringt zusätzlichen Gewinn überall dort, wo Bilder ineffizient gespeichert wurden.

Sie ist aus einem Grund abgeschaltet: Neukodieren verändert die Pixel selbst. Für ein Dokument, das in eine Echtheitsprüfung, vor Gericht oder in ein Gutachten geht, kann das unzulässig sein. Kommt es auf Bildtreue an, lassen Sie sie aus.

In allen anderen Fällen lohnt sich das Einschalten. Bei einem Stapel Scans bringt sie meist den deutlichsten Zugewinn, weil Scanner und Telefone Bilder mit reichlich Reserve speichern.

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie compress-pdf und laden Sie das Dokument hoch. 2. Belassen Sie die Stufe auf hoch, sofern Sie nicht sicher einen schonenden Durchlauf brauchen. 3. Setzen Sie nicht hohe Stufe und Qualitätsprofil zugleich: Sie heben einander auf. 4. Für Scans schalten Sie die Bildoptimierung ein. 5. Laden Sie das Ergebnis herunter und öffnen Sie die dichteste Seite statt der ersten: die mit kleiner Schrift, einem Stempel oder einer Tabelle.

Schritt fünf zählt mehr, als er aussieht. Ein Titelblatt übersteht die Komprimierung fast immer gut; was zerfällt, ist meist die kleine Unterschrift unter einer Tabelle auf Seite acht.

Warum das Ergebnis nie schwerer ist als die Quelle

Das ist absichtlich so gebaut, und davon zu wissen ist nützlich.

Komprimierung macht keinen einzelnen Durchlauf. Sie probiert mehrere Verarbeitungsvarianten und vergleicht sie am Ende untereinander und mit der Originaldatei. Ausgegeben wird die kleinste von allen. War keine Variante leichter als das Original, gewinnt das Original.

Daraus folgt praktisch: Komprimieren auszuprobieren riskiert nichts. Das Schlimmste ist, dass Ihre eigene Datei mit einer ehrlichen Meldung zurückkommt. Die Situation „komprimiert und größer geworden" gibt es hier bauartbedingt nicht.

Dieselbe Tatsache bedeutet, dass es wenig bringt, Einstellungen in der Hoffnung auf ein Wunder durchzuprobieren. Hat eine hohe Stufe mit eingeschalteter Bildoptimierung nichts gebracht, bringt eine niedrige erst recht nichts: Der Dienst hat die Varianten innerhalb eines Laufs bereits durchgespielt. Ändern muss man nicht die Einstellungen, sondern den Ansatz, also den Inhalt reduzieren.

Mehrere Dateien auf einmal

Sie können einen Stapel Dokumente gleichzeitig komprimieren, die Einstellungen gelten für alle gleich. Das passt für einen einheitlichen Satz: Zehn Scans derselben Art werden in einem Zug erledigt.

Heraus kommt ein Archiv, dessen Dateien Ihre ursprünglichen Namen mit dem Präfix `compressed_` tragen. Lagen im Upload zwei Dateien gleichen Namens, werden Nummern angehängt, damit nichts überschrieben wird.

Der Bericht zum Ergebnis ist allerdings keine Summe: Der Dienst nennt namentlich die Dateien, die er nicht verkleinern konnte. Das zählt bei einem Stapel, denn das Gesamtgewicht des Archivs kann dank der erfolgreichen Dateien fallen und jene eine verbergen, die sich sperrte und die Grenze weiterhin reißt.

Ist der Satz uneinheitlich, teilen Sie ihn in Gruppen. Text und Scans brauchen verschiedene Einstellungen: Bei ersteren ist die Bildoptimierung nutzlos, bei letzteren steckt in ihr der gesamte Gewinn.

Noch ein Weg, Gewicht loszuwerden: die Farbe entfernen

Hat die Komprimierung alles herausgeholt und die Datei ist immer noch schwer, bleibt ein Kniff, den man vergisst.

Ein Farbscan eines Schwarzweißdokuments speichert Farbe, die es im Grunde nicht gibt: den gräulichen Ton des Papiers, das Gelb der Lampe, den bläulichen Schatten der Falz. All das belegt Platz wie die inhaltlichen Daten auch. Die Umwandlung in Graustufen mit pdf-to-grayscale entfernt diesen Ballast vollständig, und bei einem Stapel Scans ist der Gewinn meist größer als der aus der Komprimierung selbst.

Es gibt drei Graustufenprofile, voreingestellt ist das Standardprofil, sicher für gemischte Bürodokumente. Vorsicht ist geboten, wo Farbe Bedeutung trägt: ein blauer Stempel, eine farbige Unterschrift, eine mit Marker hervorgehobene Zeile. Nach der Umwandlung bleiben sie lesbar, sind aber nicht mehr farbig, und erwartet die annehmende Seite Farbe, taugt dieser Weg nicht.

Die Reihenfolge zählt hier: erst Graustufen, dann Komprimierung. Umgekehrt wirkt es schlechter, denn die Komprimierung verwendet Aufwand auf Farbdaten, die Sie ohnehin wegwerfen wollten.

Was zu komprimieren sinnlos ist

Ein Dokument aus Text und Tabellen schrumpft um wenige Prozent. Dort einen spürbaren Gewinn zu erwarten ist unrealistisch, und reißt eine solche Datei die Gewichtsgrenze, liegt es vermutlich an der Seitenzahl und nicht an Bildern.

Ein eigener Fall ist eine bereits komprimierte Datei. Ein zweiter Durchlauf senkt das Gewicht kaum, während die Qualität ein zweites Mal fällt, weil sich die Artefakte des vorherigen Durchlaufs mit den neuen überlagern. Hat das Ergebnis nicht überzeugt, gehen Sie zur Quelle zurück und komprimieren einmal mit anderen Einstellungen, statt die fertige Datei erneut durchzuschicken.

Ein von vornherein in schlechter Qualität erstellter Scan hat ebenfalls wenig zu komprimieren: Es steckt schlicht wenig Information darin. Ein solches Dokument neu aufzunehmen ist einfacher, als es zu optimieren.