Präsentationen drucken: 2 oder 4 Folien auf einem Blatt

Für gute Lesbarkeit wählen Sie 1 Folie pro Seite, zum Papiersparen 4. Modus 2 setzt zwei Folien untereinander auf eine Hochformatseite: Sie sind etwas größer als in Modus 4, brauchen aber doppelt so viele Blätter. Notizen gehören nicht ins Handout.

Handouts für eine Vorlesung oder Besprechung lassen sich bequem als PDF vorbereiten und dann an jedem Computer drucken. Öffnen Sie dazu PowerPoint zu PDF: Dort gibt es die Einstellung „Folien pro Seite“ mit den Werten 1, 2 und 4. Im Folgenden lesen Sie, was in jedem Modus mit den Folien geschieht, wie Sie den passenden wählen und wie Sie das Ergebnis prüfen, bevor Sie die ganze Auflage drucken.

Ist PowerPoint installiert, können Sie Handouts auch direkt daraus drucken; dieser Weg hat unten einen eigenen Abschnitt. Unser Werkzeug hilft, wenn PowerPoint nicht zur Hand ist: an einem fremden Rechner, auf dem Tablet oder wenn die Präsentation als Datei kam und jemand anderes sie druckt.

Was die Modi 1, 2 und 4 tatsächlich bewirken

Die PDF-Seite ist kein A4-Blatt, sondern ein Blatt in Foliengröße. In den Modi 1 und 4 liegt es quer, in Modus 2 wird es ins Hochformat gedreht. Die Folien werden nie gestreckt, nur proportional verkleinert.

• 1: Die Folie füllt die ganze Seite. Das ist die größte Variante.
• 4: ein Raster 2 × 2; jede Folie ist in Breite und Höhe auf die Hälfte verkleinert.
• 2: zwei Folien untereinander über die volle Breite einer Hochformatseite. Eine 16:9-Folie wird auf 0,5625 verkleinert, darüber und darunter bleiben leere Streifen; eine 4:3-Folie wird auf ≈0,667 verkleinert und füllt das Blatt fast ganz.

Das Wichtigste: In Modus 2 sind die Folien größer als in Modus 4, aber nicht viel (bei 16:9 um ein Achtel, bei 4:3 um ein Drittel), während sich der Papierverbrauch verdoppelt. Aus zehn Folien werden 10, 5 oder 3 PDF-Seiten; in Modus 4 stehen auf der letzten Seite zwei Folien, die untere Hälfte bleibt leer.

Zur Größenordnung passen Sie eine PDF-Seite mit einer 16:9-Folie auf ein A4-Blatt ein (für Modus 2 hoch, für die Modi 1 und 4 quer). Die Folie wird in Modus 1 etwa 28 cm breit gedruckt, in Modus 2 etwa 16 cm und in Modus 4 etwa 14 cm. Eine Diagrammbeschriftung in 12 pt wirkt auf Papier ungefähr wie 10, 5,5 und 5 pt. So kleine Schrift ist nur noch mit Mühe lesbar.

Den passenden Modus wählen

Wählen Sie 1, wenn die Teilnehmenden die Folien genau studieren sollen: dichte Tabellen, Diagramme mit kleinen Beschriftungen, Formeln, Schaubilder mit Hinweisen. Nur in diesem Modus ist eine Folie auf Papier größer als in den anderen.

Wählen Sie 4, wenn das Handout dazu dient, dem Vortrag zu folgen: große Überschriften, kurze Stichpunkte, Abbildungen ohne feine Details. Sie brauchen nur ein Viertel des Papiers von Modus 1.

Modus 2 ist ein Kompromiss: halb so viel Papier wie Modus 1 und eine etwas größere Folie als in Modus 4. Bei 16:9-Folien bleibt über und unter jeder Folie Platz, um von Hand mitzuschreiben. Kleine Beschriftungen rettet Modus 2 nicht.

Enthält die Präsentation sowohl große Stichpunktfolien als auch ein, zwei dichte Tabellen, opfern Sie nicht die Lesbarkeit des ganzen Satzes. Drucken Sie den Hauptteil mit vier Folien pro Seite und die Tabellen als separaten Anhang mit einer Folie pro Seite.

Schritt für Schritt zum Handout als PDF

1. Speichern Sie die Präsentation im Format .pptx. Bei einer älteren .ppt-Datei werden die Layout-Einstellungen nicht angewendet (mehr dazu unten). 2. Öffnen Sie das Werkzeug und laden Sie die Datei hoch. 3. Wählen Sie bei „Folien pro Seite“ den Wert 1, 2 oder 4, nach den Regeln aus dem vorigen Abschnitt. 4. Lassen Sie den Schalter „Sprechernotizen einfügen“ ausgeschaltet. Standardmäßig ist er aus. 5. Starten Sie die Umwandlung, lesen Sie eventuelle Warnungen und laden Sie die PDF herunter. 6. Benennen Sie die Datei so um, dass der Modus im Namen steht, zum Beispiel workshop-handout-4.pdf.

Prüfen Sie sofort die Seitenzahl: Anzahl der Folien geteilt durch 4 (oder durch 2), aufgerundet. Sind es mehr Seiten als erwartet, sind fast sicher die Notizen eingeschaltet.

Warum Notizen nicht ins Handout gehören

Der Schalter „Sprechernotizen einfügen“ setzt den Notiztext nicht unter jede Folie. Er hängt separate Notizseiten im Hochformat an das Ende der PDF an, eine pro Folie, nach allen Folien. Jede dieser Seiten enthält eine verkleinerte Kopie der Folie und darunter den Notiztext.

In Modus 1 verdoppelt das die Seitenzahl: Aus zehn Folien werden zwanzig Seiten. In den Modi 2 und 4 kommen die Notizseiten in dieselben Zellen wie die Folien; die erste Folie bestimmt die Blattform der ganzen Datei. In Modus 2 stehen je zwei Notizseiten im Hochformat auf einem Blatt, um ein Drittel verkleinert (bei 4:3-Folien um die Hälfte), in Modus 4 je vier, noch kleiner. Die Folien erscheinen ein zweites Mal, sehr klein, und der Notiztext ist kaum lesbar. Bei ungerader Folienzahl landet die erste Notizseite in Modus 2 auf dem Blatt mit der letzten Folie; in Modus 4 passiert das, wenn die Folienzahl nicht durch vier teilbar ist.

Brauchen Sie die Notizen für Ihren eigenen Vortrag, erstellen Sie eine eigene PDF: eine Folie pro Seite, Notizen eingeschaltet. Wählen Sie im Druckdialog nur die Seiten nach den Folien, bei zehn Folien also die Seiten 11–20. Beachten Sie, dass der Notizexport nicht immer verfügbar ist. Schlägt er fehl, endet der Auftrag mit einer Warnung, und die PDF enthält nur die Folien.

Eine ältere .ppt-Datei wird unverändert umgewandelt: Layout und Notizeinstellung werden ignoriert, eine Warnung weist darauf hin. Speichern Sie in einem Programm, das die Präsentation öffnen kann, eine .pptx-Kopie und wandeln Sie erneut um. Nur die Dateiendung umzubenennen ändert das Format nicht.

Handouts direkt in PowerPoint drucken

Steht PowerPoint zur Verfügung, bietet es eigene Handout-Layouts. Gehen Sie zu Datei → Drucken, klicken Sie in den Einstellungen auf „Ganzseitige Folien“ und wählen Sie unter „Handzettel“ die Anzahl der Folien pro Blatt. Auch PowerPoint setzt zwei Folien untereinander auf ein Hochformatblatt, allerdings auf Papier und nicht auf eine Seite in Foliengröße. Das Layout mit drei Folien fügt rechts Linien für Notizen hinzu.

Im selben Dialog können Sie einen PDF-Drucker wählen und das Handout als Datei erhalten. Unser Werkzeug ist die Lösung, wenn PowerPoint fehlt oder wenn Sie eine einzige PDF brauchen, die jeder gleich ausdruckt.

Folienreihenfolge und Lesbarkeit in der PDF prüfen

Auf einer Seite laufen die Folien von links nach rechts und von oben nach unten. In Modus 4 landet die siebte Folie auf Seite zwei unten links; die PDF-Seitennummer entspricht also nicht der Foliennummer. Blättern Sie die Datei durch und vergleichen Sie die Titel: die ersten Folien, die Seitenübergänge und das Ende der Präsentation.

Öffnen Sie die Seite mit der dichtesten Tabelle oder Grafik in 100-%-Ansicht. Sind die Beschriftungen am Bildschirm kaum lesbar, wird es auf Papier nicht besser. Eine nur teilweise gefüllte letzte Seite in Modus 4 ist normal; löschen Sie sie nicht, denn dort stehen die letzten Folien.

Druck einstellen und ein Probeblatt drucken

Lassen Sie im Druckdialog eine PDF-Seite pro Blatt eingestellt. Eine erneute Einstellung „mehrere Seiten pro Blatt“ würde die bereits verkleinerten Folien ein zweites Mal verkleinern. Wählen Sie die automatische Ausrichtung oder die der PDF-Seiten: quer für die Modi 1 und 4, hoch für Modus 2. Sonst schrumpft alles um etwa ein Drittel. Als Skalierung wählen Sie „An Seite anpassen“ oder eine gleichwertige Option. Für beidseitigen Druck querformatiger Seiten ist meist das Wenden an der kurzen Kante nötig; testen Sie das an zwei Blättern.

Drucken Sie ein Blatt mit der dichtesten Tabelle und lesen Sie es auf Armlänge. Müssen Sie das Blatt nah an die Augen halten, kehren Sie für diese Folien zu Modus 1 zurück. Prüfen Sie vor dem Druck des ganzen Satzes die Kopienzahl im Druckertreiber und ob die letzte Seite vorhanden ist.

Soll die Präsentation nicht gedruckt, sondern per E-Mail verschickt oder am Bildschirm gelesen werden, ist eine Folie pro Seite besser. Einzelheiten stehen im Artikel über PowerPoint als PDF zum Versenden. Für den Druck übernehmen Sie den gewählten Modus erst dann für den ganzen Satz, wenn sich das Probeblatt mühelos lesen lässt.