PowerPoint für den Versand in PDF umwandeln

Für den Versand bleibt es bei einer Folie pro Seite, und Notizen bleiben aus, wenn Empfänger nur die Folien brauchen. Vergeben Sie einen klaren Dateinamen, prüfen Sie Schriften und Links und komprimieren Sie ein zu großes PDF.

Öffnen Sie PowerPoint zu PDF, wenn eine Präsentation an Kollegen, Kunden oder Lehrkräfte gehen soll. Empfänger öffnen das PDF ohne PowerPoint, auf dem Smartphone oder im Browser, und sehen die Folien so, wie Sie sie geprüft haben. Text bleibt im Ergebnis Text: Er lässt sich markieren und mit der Suche finden.

Diese Anleitung behandelt den Versand und das Lesen am Bildschirm. Brauchen Sie Handzettel mit zwei oder vier Folien pro Blatt zum Ausdrucken, lesen Sie die eigene Anleitung zum Drucken von Präsentationen. Bewahren Sie die PowerPoint-Datei auf: Im PDF können Sie weder Zahlen korrigieren noch Animationen zeigen.

Die Präsentation vor dem Hochladen vorbereiten

Gehen Sie die Folien der Reihe nach durch und prüfen Sie Datum, Namen und Endzahlen. Entfernen Sie Arbeitsfolien, Kommentare für Kollegen und Entwurfsvermerke direkt auf den Seiten. Ausgeschaltete Notizen verbergen keine Angaben, die bereits in einem Textfeld stehen oder als Bildschirmfoto eingefügt sind.

Ausgeblendete Folien werden bei der Umwandlung übersprungen. Braucht der Empfänger eine davon, blenden Sie sie in PowerPoint wieder ein und speichern die Datei erneut. Umgekehrt gilt: Eine Entwurfsfolie, die nicht beim Empfänger landen darf, löschen Sie besser aus der Kopie, statt sich auf das Ausblenden zu verlassen.

Das Werkzeug nimmt PPTX und das ältere PPT an. Beim alten Format werden die Optionen nicht angewendet: Die Datei wird unverändert konvertiert, und bei geänderten Einstellungen erscheint der Hinweis „Alte Dateiformate (.doc/.ppt/.xls) werden unverändert konvertiert…“. Um Anordnung und Notizen zu steuern, öffnen Sie die Präsentation in PowerPoint und speichern sie als PPTX. Eine bloß umbenannte Dateiendung ändert das Format nicht.

Eine Präsentation mit Kennwort zum Öffnen nimmt der Dienst nicht an: Der Upload endet mit einem Fehler beim Dateiformat. Entfernen Sie das Kennwort in PowerPoint selbst: „Datei → Informationen → Präsentation schützen → Mit Kennwort verschlüsseln“ (File → Info → Protect Presentation → Encrypt with Password), leeren Sie das Kennwortfeld, speichern Sie eine Kopie und laden Sie diese hoch.

Welche Einstellungen für den Versand passen

Der Einstellungsbereich hat drei Felder. „Folien pro Seite“ steht standardmäßig auf 1, und für den Versand lassen Sie es dabei. Jede PDF-Seite übernimmt das Seitenverhältnis der Folie. Auf dem Monitor und auf einem quer gehaltenen Smartphone füllt die Folie deshalb das Fenster, und kleine Diagrammbeschriftungen bleiben bei normaler Vergrößerung lesbar.

Die Werte 2 und 4 sind für den Druck gedacht. Bei 2 wird das Blatt gedreht: Zwei breite Folien stehen untereinander auf einer Seite im Hochformat und werden bei Folien im Format 16:9 in Breite und Höhe auf 56 % verkleinert, bei 4:3 auf zwei Drittel. Bei 4 bleibt das Blatt wie die Folie im Querformat, und jede Folie wird auf die halbe Breite und Höhe verkleinert. „2“ liefert also größere Folien als „4“, aber kleinere als eine Folie pro Seite. Die Druckanleitung erklärt die Anordnung genauer. Auch die Dateigröße sinkt dadurch kaum: Den Großteil machen Bilder aus, und die bleiben bei jeder Folienzahl im PDF.

Das Feld „Name der Ausgabedatei“ können Sie gleich ausfüllen. Bleibt es leer, heißt das Ergebnis `powerpoint_to_pdf_<Name der Quelldatei>.pdf`. Für eine E-Mail eignet sich ein kurzer Name mit Datum oder Version, etwa „Bericht-Q3-v2“. Lassen Sie den Schalter „Sprechernotizen einfügen“ aus, wenn nur die Folien gebraucht werden, und klicken Sie auf „Datei verarbeiten“.

Wie Notizen im PDF aussehen

Notizen werden standardmäßig nicht übernommen. Schalten Sie „Sprechernotizen einfügen“ ein, erscheinen sie nicht unter jeder Folie. Zuerst kommen alle Folien hintereinander, nach der letzten folgen eigene Notizseiten im Hochformat: oben jeweils eine verkleinerte Folie, darunter der Text ihrer Notiz. Die Seitenzahl verdoppelt sich, aus zwölf Folien werden vierundzwanzig Seiten.

Das ist nützlich, wenn Empfänger die Präsentation ohne Ihren Vortrag lesen und die Notizen die Folien erklären. Lesen Sie die Notizen vor dem Versand trotzdem durch: Oft stehen dort Erinnerungen an Sie selbst, die nicht für Dritte gedacht sind.

Kombinieren Sie Notizen nicht mit 2 oder 4 Folien pro Seite. Die Notizseiten landen dann direkt nach den Folien im selben Raster; ist das letzte Blatt mit Folien nicht voll, stehen die ersten davon mit auf diesem Blatt. Blatt und Raster sind auf die Folien ausgelegt, nicht auf Notizseiten im Hochformat, deshalb schrumpfen die Notizen mit: Bei 2 pro Seite wird ihr Text anderthalb- bis zweimal kleiner, bei 4 fast dreimal und ist kaum noch lesbar.

Gelegentlich schlägt der Export der Notizen fehl. Das PDF entsteht trotzdem, aber nur mit den Folien, und es erscheint der Hinweis „Diese LibreOffice-Version konnte die Sprechernotizen nicht exportieren…“. Sind die Notizen wichtig, prüfen Sie die Seitenzahl des Ergebnisses und nicht nur, ob eine Datei entstanden ist.

Beispiel: ein Quartalsbericht vor dem Versand

Angenommen, die Präsentation hat zwölf Folien, auf Folie vier steht ein Umsatzdiagramm mit Legende, auf der letzten stehen die Kontaktdaten. So gehen Sie vor:

1. Speichern Sie die Präsentation als PPTX und schließen Sie offene Änderungen ab. 2. Laden Sie die Datei in das Werkzeug hoch. 3. Lassen Sie „Folien pro Seite“ auf 1 und tragen Sie einen Dateinamen ein. 4. Klicken Sie auf „Datei verarbeiten“ und lesen Sie die Meldungen unter dem Ergebnis. 5. Laden Sie das PDF herunter und öffnen Sie es in einem üblichen Betrachter. 6. Prüfen Sie die Seitenzahl: zwölf ohne Notizen, vierundzwanzig mit Notizen.

Öffnen Sie danach Seite vier und vergrößern Sie auf 200 %. Achsenbeschriftungen, Werte und Legende müssen ohne Raten lesbar sein. Blättern Sie bis zum Ende und vergewissern Sie sich, dass die Kontaktdaten auf der letzten Folie stehen. Miniaturen in der Seitenleiste genügen dafür nicht: Eine ersetzte Schrift oder ein fehlendes Zeichen sieht man darauf nicht.

Schriften, Animationen und Links prüfen

Die Umwandlung läuft auf dem Server über LibreOffice, nicht über PowerPoint. Aufwendige Gestaltung kann deshalb vom Original abweichen. Verbreitete Office-Schriften wie Calibri, Cambria, Arial und Times New Roman werden durch Gegenstücke mit gleicher Zeichenbreite ersetzt, sodass Zeilen meist nicht umbrechen. Eine Hausschrift oder seltene Schrift kann durch eine andere ersetzt werden: Die Überschrift wird dann breiter und rutscht in eine neue Zeile. Fällt das auf, wählen Sie in einer Kopie eine verbreitete Schrift oder fügen Sie die Überschrift als Bild ein.

Animationen laufen im PDF nicht ab: Auf der Seite sind alle Objekte der Folie gleichzeitig zu sehen, auch solche, die erst per Klick erschienen. Wechselten sich Elemente laut Animation an derselben Stelle ab, liegen sie im PDF übereinander. Videos werden ebenfalls nicht abgespielt. Ist ein Clip wichtig, setzen Sie einen Textlink darauf auf die Folie.

Hyperlinks im Folientext werden ins PDF übernommen und bleiben anklickbar. Klicken Sie vor dem Versand jeden einmal an, denn die Adresse kann schon in der Präsentation veraltet gewesen sein. Meldet der Dienst, dass ein vereinfachtes PDF nur mit Text erzeugt wurde, taugt diese Datei nicht für den Empfänger; versuchen Sie die Umwandlung später erneut.

Dateigröße und Versand per E-Mail

Die Größe des PDFs hängt vor allem von Fotos und Bildschirmfotos ab. Ist die Quelle schwer, verkleinern Sie die Bilder zuerst in PowerPoint: „Bildformat → Bilder komprimieren“ (Picture Format → Compress Pictures). Das erhält die Gestaltung besser als das Komprimieren des fertigen PDFs.

Ist das PDF immer noch größer, als Ihr E-Mail-Dienst oder ein Upload-Formular erlaubt, öffnen Sie PDF komprimieren und schalten „Größenlimit einhalten“ mit dem gewünschten Grenzwert ein. Vergrößern Sie danach Diagramme und kleinen Text erneut, denn starke Kompression macht Fotos unschärfer. Lässt sich die E-Mail mit Anhang trotzdem nicht senden, hilft der Beitrag PDF lässt sich nicht an eine E-Mail anhängen.

Versenden Sie die Fassung, die Sie zuletzt geöffnet und geprüft haben. Haben Sie in der Präsentation etwas geändert, wandeln Sie sie neu um, statt das alte PDF zu schicken.