Cómo crear un formulario PDF rellenable a partir de un documento

En el editor PDF, coloca campos sobre el formulario en blanco, ponles nombres claros y deja activado «Mantener los campos de formulario interactivos». Después descarga el PDF y prueba a rellenarlo en el programa del destinatario.

Si tu PDF tiene líneas vacías para las respuestas, abre la herramienta Editar PDF y coloca campos de formulario reales sobre esas líneas. El archivo descargado debe permitir al destinatario escribir sus respuestas y guardarlas. Escribir texto normal encima de una línea vacía no basta: ese texto se convierte en la respuesta del autor, no en un campo para la siguiente persona.

Los pasos se explican con una ficha de participante como ejemplo: nombre, comentario, modalidad de asistencia (presencial o a distancia), una casilla para aceptar el boletín y un departamento elegido de una lista.

Termina el formulario antes de añadir campos

Cierra primero los títulos, las indicaciones y la posición de las preguntas. Los campos quedan encima de la página y no se mueven con el texto: si después rehaces el original en Word y vuelves a guardar el PDF, tendrás que colocarlos de nuevo. Deja espacio suficiente para nombres y direcciones largos. Una línea corta que sirve en papel suele quedarse estrecha para una respuesta electrónica.

Antes de empezar, comprueba si el archivo ya tiene campos; el editor los muestra en la página. Los campos nuevos no pueden repetir el nombre de uno existente, y en ese caso aparece el aviso «El documento ya tiene un campo con este nombre.». Tu archivo original no cambia: el resultado se descarga como un PDF aparte. Ponle un nombre claro en «Nombre del archivo de salida», por ejemplo `ficha-participante-rellenable`, para no enviar por error la hoja en blanco en lugar del formulario.

Dónde están las herramientas de campos

Sube el PDF en la página de la herramienta y espera a que se abra el editor. En el panel lateral hay un bloque «Campos de formulario» con cuatro botones con iconos. Al pasar el ratón por encima ves el nombre de cada uno: «Campo de texto», «Casilla», «Botón de opción» y «Lista desplegable». Elige un tipo y arrastra sobre la página para dibujar un campo del tamaño que necesites, o haz clic para poner uno de tamaño habitual. Cuando termines con ese tipo, pulsa «Hecho» o vuelve a hacer clic en el mismo botón.

Los campos nuevos reciben nombres provisionales como `Text1`, `Check1`, `Group1` y `Dropdown1`. Conviene sustituirlos enseguida por nombres con sentido. Al hacer clic en un campo se abren sus propiedades, y el título del panel indica el tipo, por ejemplo «Campo · texto».

Elige el tipo de campo adecuado

Para el nombre usa un campo de texto. Para el comentario, activa «Varias líneas» en las propiedades y haz el recuadro más alto; si no, una respuesta larga se sale del borde. Una casilla sirve para una elección suelta e independiente, como aceptar el boletín. Un grupo de botones de opción sirve cuando hay que escoger exactamente una alternativa entre varias: asistencia presencial o a distancia. Una lista desplegable ofrece los departamentos ya escritos, así nadie los teclea a su manera.

Alinea cada campo con el texto de su pregunta. El destinatario solo ve un recuadro, y su posición debe dejar claro a qué pregunta corresponde.

Pon nombres con sentido a los campos

El nombre del campo identifica la respuesta dentro del PDF. Usa nombres claros sin puntos, como `participant_name` y `department`; el editor no acepta el punto. Los widgets con el mismo nombre son un solo campo, y lo que se escribe en uno aparece en los demás. Es práctico cuando el apellido debe repetirse en cada página. Pero si dos preguntas distintas comparten nombre por error, la respuesta se duplicará. El botón «Convertir este widget en un campo propio» rompe ese vínculo.

Para un grupo de opciones, coloca el primer botón y luego pulsa «Añadir otro botón a este grupo» en sus propiedades. Cada botón del grupo tiene su propio «Valor cuando está activo»: el editor pone `Option1`, `Option2`, etc., y tú los cambias por `onsite` y `remote`. En una lista desplegable, el cuadro «Entradas» ya trae los ejemplos `Option 1`, `Option 2` y `Option 3`. Bórralos y escribe los departamentos, uno por línea. El «Valor» inicial debe coincidir con una de las entradas o quedar vacío.

Ajusta las propiedades sin poner trabas

En las propiedades hay casillas «Obligatorio» y «Solo lectura». Deja «Solo lectura» desactivada donde esperas una respuesta; si no, el destinatario no podrá escribir nada. La marca de obligatorio no sustituye la revisión de los formularios recibidos: su efecto depende del visor, y un campo con contenido no garantiza que la respuesta sea correcta.

Un campo de texto tiene el ajuste «Tamaño del texto, pt (0 = ajustar a la caja)»: con cero, la letra se adapta a la altura del recuadro. El ajuste «Texto más largo (caracteres)» limita la longitud de la respuesta, y cero significa sin límite. Prueba a escribir una respuesta larga pero realista. Si se corta, agranda el campo o revisa el límite.

Define el orden de paso con Tab

Debajo de los botones de tipos de campo está la lista «Campos de esta página», con el rótulo «El orden en que Tab los recorre». Las filas siguen el orden en que el cursor saltará de un campo a otro. Las flechas hacia arriba y hacia abajo a la derecha de cada fila (con las etiquetas «Antes» y «Después») mueven el campo una posición. Al final de las propiedades del campo seleccionado verás, por ejemplo, «Posición 2 de 5 en la página».

Por defecto, cada campo nuevo se añade al final de la lista, así que el orden se desordena si colocaste los campos sin seguir la secuencia. El orden se define para cada página por separado: en una ficha de varias páginas, revísalas todas.

Mantén los campos interactivos y descarga el archivo

En cuanto aparece el primer campo, junto a «Nombre del archivo de salida» se muestra la casilla «Mantener los campos de formulario interactivos», y el editor la activa por sí solo. No la desactives: sin ella, los campos se incrustan en la página y el resultado deja de ser un formulario rellenable. Si se desmarca, el bloque de campos te lo advierte.

Cuando algo falla en los campos, el bloque muestra la lista «Por corregir antes de aplicar»: un nombre vacío, un punto en el nombre, un nombre que ya existe, dos botones de un grupo con el mismo valor o un valor inicial que no está entre las entradas. Mientras la lista no esté vacía, no se pueden aplicar los cambios. Al hacer clic en un nombre de la lista se selecciona el campo con el problema. Después pulsa «Aplicar cambios» y descarga el PDF que aparece debajo.

Prueba el formulario en el programa del destinatario

Abre el PDF descargado en el programa que usará el destinatario. Escribe un nombre, cambia el botón de opción, marca la casilla, elige una entrada de la lista y recorre los campos con Tab. Guarda una copia rellenada, ciérrala y vuelve a abrirla. Comprueba que las respuestas se conservan y salen al imprimir.

Escribe también una respuesta de prueba en el idioma y el alfabeto de tus destinatarios. Los valores que introduces de antemano en el editor se dibujan con una fuente incrustada, pero para el texto que escribe el destinatario el archivo indica la fuente estándar Helvetica, y algunos visores podrían no mostrar caracteres que no estén en ella. Si tus destinatarios escriben en otro alfabeto, prueba en dos o tres programas antes de enviarlo. Cómo se rellena un formulario terminado lo explica el artículo Cómo rellenar un formulario PDF.

El editor no añade cálculos automáticos, comprobación del formato de entrada ni botón de envío. Organiza aparte cómo te devolverán las respuestas, por ejemplo pidiendo el archivo rellenado por correo electrónico.