Cómo editar texto de un PDF sin convertirlo a Word

Abre el PDF en el editor, haz clic en una línea y corrígela. Pulsa «Comprobar resultado», luego «Aplicar cambios» y abre el archivo descargado: la fuente de la línea y los campos pueden cambiar.

Si un PDF tiene una fecha, un nombre o un importe equivocado, no hace falta convertir todo el documento a Word. Abre la herramienta Editar PDF: sustituye el texto existente en la propia página, y la línea antigua se elimina del archivo en lugar de quedar oculta bajo una superposición.

El editor lleva la etiqueta «Beta», así que esta guía explica no solo los pasos, sino también qué revisar en el archivo final: la fuente de la línea, el texto contiguo, los campos de formulario y una posible firma digital.

Comprueba si tu PDF se puede editar directamente

Intenta seleccionar unas palabras en cualquier visor de PDF. Si puedes seleccionar y copiar una línea, la página tiene una capa de texto y puedes editarla. Guarda el archivo original: lo necesitarás para comparar el resultado y recuperar la redacción inicial.

Si la página es un escaneo, el editor te lo indica: «Esta página es un escaneo: no tiene texto que cambiar». El botón «Reconocer texto (OCR)» añade una capa invisible para buscar y copiar, pero no cambia las letras impresas del escaneo. Una corrección visible en un escaneo se hace con texto nuevo encima de la página; lo explicamos en el artículo sobre cómo editar un escaneo después del OCR. Para reconocer un documento completo también tienes la herramienta PDF con OCR.

Cómo divide el editor el texto en fragmentos

La unidad de edición es la línea. Al hacer clic en un texto se abre un panel en el que el campo «Texto de reemplazo» ya contiene la línea entera, no una sola palabra. Las celdas de tabla, las columnas y los fragmentos con otro estilo suelen abrirse como piezas separadas.

Si la corrección afecta a varias líneas relacionadas, pulsa «Editar todo el párrafo» en ese panel; entre paréntesis aparece el número de líneas. El botón solo funciona mientras no hayas escrito nada; si ya escribiste, el editor te pedirá que apliques o canceles el cambio primero. Reescribir el párrafo completo es útil cuando el texto nuevo es más largo que el anterior y tiene que repartirse de nuevo en líneas.

No confundas la sustitución con la herramienta «Texto» de la barra (información emergente «Añadir texto»). Esa herramienta crea una etiqueta nueva sobre la página, mientras que la línea antigua sigue en el archivo debajo: la búsqueda la encontrará y el destinatario podrá copiarla. Para corregir un error, usa la sustitución.

Paso a paso: sustituir una línea

1. Sube el PDF en la página de la herramienta y espera a que se abra el «Editor de PDF». 2. Ve a la página correspondiente y haz clic en la línea con el error. 3. En el campo «Texto de reemplazo», corrige solo el fragmento equivocado. Todo lo que borres del campo desaparecerá de la página. 4. Revisa los ajustes debajo del campo. En la lista «Si el texto no cabe», una edición nueva empieza con «Mover el texto contiguo»; las otras opciones son «Ampliar el cuadro sin mover el texto contiguo», «Reducir el texto» y «No cambiar nada y avisar». Las casillas «Conservar la fuente original» y «Conservar el fondo original» están marcadas: déjalas así. 5. Pulsa «Aplicar texto». «Cancelar edición» cierra el panel sin cambios y «Eliminar texto» quita la línea de la página. 6. Pulsa «Comprobar resultado». Es una vista previa exacta: el servidor genera la página igual que en el archivo final. Mientras no hagas esta comprobación, el botón «Aplicar cambios» no estará disponible, y después de cada edición nueva tendrás que repetirla. 7. El campo «Nombre del archivo de salida» propone el nombre original terminado en «-edited.pdf»; puedes escribir otro. Pulsa «Aplicar cambios» y descarga el PDF que aparece debajo.

Ejemplo: corregir el importe de una factura

Imagina una factura provisional que indica «Total: 12.500 €», cuando el importe acordado es 12.800 €. Haz clic en la línea: el campo muestra la línea completa. Cambia el «5» por un «8» y comprueba que el punto, los dos puntos y el símbolo del euro siguen en su sitio.

Aunque cambies un solo dígito, se vuelve a dibujar toda la línea. Una fuente incrustada suele contener solo los caracteres que ya aparecen en el documento. Si le falta aunque sea uno de los que necesitas, por ejemplo el dígito 8, toda la línea se compone con una fuente alternativa. Por eso no mires solo el dígito corregido, sino si ha cambiado la fuente de toda la línea: debajo de la vista previa aparecerá el aviso «Fuente sustituida» con los nombres de las fuentes y el motivo.

El editor no recalcula los valores relacionados como lo haría una hoja de cálculo. Revisa las partidas, los impuestos y el importe escrito con letras, y corrige cada uno con una sustitución aparte.

Si la fuente cambió de todos modos

Una fuente alternativa puede ser más ancha o más estrecha que la original, así que la línea puede alargarse y tocar el texto contiguo. No reduzcas la letra hasta que cueste leerla: acorta la redacción o deshaz el cambio con el botón «Deshacer» (Ctrl+Z, o ⌘Z en Mac) y prueba otra opción. Por qué ocurre y cómo elegir una alternativa lo explica el artículo sobre por qué cambia la fuente al editar un PDF.

Formularios y documentos firmados

Si el PDF tiene campos rellenables, encima de la página aparece la casilla «Mantener los campos de formulario interactivos». Viene desmarcada: tras «Aplicar cambios», los campos se aplanan en la página y el formulario ya no se puede rellenar. Si otras personas tienen que seguir rellenándolo, marca la casilla antes de exportar.

Pon la firma electrónica en el archivo ya corregido. Cualquier cambio en el contenido invalida una firma digital existente, de modo que un documento firmado tendrá que firmarse de nuevo después de editarlo. Para firmar sin impresora, consulta el artículo sobre cómo firmar un PDF sin imprimir ni escanear.

Revisa el archivo descargado

La vista previa es exacta, pero lo que envías es el archivo descargado: abre ese archivo y no la pestaña con el original.

• Amplía la zona corregida y después mira la página completa.
• Busca el texto nuevo con el buscador del visor: debe encontrarse, y la versión antigua no.
• Revisa las líneas contiguas. Si la vista previa mostró el aviso «Texto contiguo movido», asegúrate de que nada se monte sobre los bordes de una tabla o los rótulos bajo los campos.
• Si el documento tenía un formulario, prueba a escribir un valor en cualquier campo.

Errores frecuentes y cómo reconocerlos

• La búsqueda sigue encontrando el texto antiguo. Se usó la herramienta «Texto» en lugar de la sustitución. Elimina la etiqueta y sustituye la línea.
• El mensaje «El cuadro se superpone a otro texto». La línea nueva es más larga que la anterior. Elige otra opción en la lista «Si el texto no cabe» o acorta la redacción.
• El mensaje «El texto no cabe». Amplía el cuadro con los campos «Ancho (%)» y «Alto (%)» o elige «Reducir el texto».
• Falta el final de la línea. Se borró sin querer del campo «Texto de reemplazo»; abre la línea otra vez y complétala.
• El formulario ya no se puede rellenar. La casilla «Mantener los campos de formulario interactivos» estaba desmarcada. Abre el archivo original, repite la corrección y marca la casilla antes de exportar.