अनुबंध तैयार हो चुका है, मंज़ूरी के लिए भेज भी दिया गया, और तभी पता चलता है कि अपेंडिक्स रह गया. पक्षों के विवरण या भुगतान की किस्तें अलग पेज पर डालनी थीं. पूरे दस्तावेज़ को Word में दोबारा जोड़कर फिर से PDF में एक्सपोर्ट करने का मन नहीं करता: फ़ॉर्मेटिंग, फ़ॉन्ट या जो हस्ताक्षर पहले से मंज़ूर हो चुके हैं, वे गलती से बिगड़ सकते हैं. इससे कहीं आसान है छूटे पेज सीधे तैयार फ़ाइल में जोड़ देना, बाकी सब को छुए बिना.
यह स्थिति बार-बार आती है: रिपोर्ट में कवर जोड़ना है, अनुबंध के बीच में मुहर वाला स्कैन किया पेज लगाना है, मैनुअल में कोई सेक्शन बढ़ाना है, या हस्तलिखित हस्ताक्षर के लिए खाली पेज डालना है. यहाँ सबसे अहम चीज़ है जगह. PDF को नहीं पता कि आप किसे "अपेंडिक्स" या "कवर" मानते हैं, वह सिर्फ़ पेज नंबरों से काम करता है. इसलिए जोड़ने से पहले ठीक-ठीक तय कर लें कि नया ब्लॉक किस पेज के बाद आना चाहिए, वरना सेक्शन किसी और के टेक्स्ट के बीच में आ बैठेगा और उसे हाथ से ठीक करना पड़ेगा.
दस्तावेज़ को दोबारा जोड़ने के उलट, पेज डालने से तैयार पेजों को कुछ नहीं होता: टेक्स्ट, फ़ॉन्ट और हस्ताक्षर ठीक वैसे ही रहते हैं जैसे मंज़ूरी देने वालों ने देखे थे. सिर्फ़ फ़ाइल में पेजों का क्रम बदलता है. नए पेज चुनी हुई जगह पर आ जाते हैं और बाकी आगे खिसक जाते हैं. यही बात इस तरीके को उन दस्तावेज़ों के लिए सुरक्षित बनाती है जिनकी सजावट पहले ही हो चुकी है.
पेज कैसे जोड़ें: चरण-दर-चरण
1. Insert pages खोलें और मुख्य दस्तावेज़ अपलोड करें, यानी वही फ़ाइल जिसमें पेज जोड़ने हैं. 2. पहले से मूल फ़ाइल देख लें और वह पेज नंबर लिख लें जिसके बाद (या पहले) पेज जोड़ने हैं. इससे किसी पैराग्राफ़ के बीच में पेज गिरने से बचाव होता है. 3. दूसरी फ़ाइल अपलोड करें, चाहे वह कुछ पेज हों या पूरा PDF जिसे जोड़ना है. 4. जगह बताएँ: अंत में अपेंडिक्स के लिए "पेज N के बाद", कवर के लिए "पेज 1 से पहले", बीच में डालने के लिए सटीक नंबर. 5. प्रीव्यू जाँचें: देख लें कि नए पेज सही जगह बैठे हैं और उल्टे नहीं हैं. 6. तैयार फ़ाइल डाउनलोड करें और भेजने से पहले उसे पूरा खोलकर देख लें.
अगर कई जगह पेज जोड़ने हों, मान लीजिए शुरू में कवर और अंत में अपेंडिक्स, तो उन्हें बारी-बारी करें और हर कदम के बाद नतीजा जाँचें. इस तरह पता चल जाता है कि किस कदम पर क्रम गड़बड़ाया, और बाद में पूरे दस्तावेज़ से माथापच्ची नहीं करनी पड़ती.
क्या गलत हो सकता है
- पेज गलत जगह जा बैठा, टेक्स्ट के बीच में. हमेशा मूल फ़ाइल के नंबर से मिलान करें, याददाश्त से नहीं: हेडर-फुटर की नंबरिंग और पेजों का असली क्रम अलग हो सकते हैं.
- जोड़ा गया स्कैन बगल में या उल्टा मुड़ा है. फोटो और स्कैन में अक्सर दिशा फ़ाइल में ही तय रहती है, उन्हें जोड़ने से पहले या बाद में Rotate PDF से सीधा कर लें.
- दूसरी फ़ाइल में फालतू पेज थे और वे सब दस्तावेज़ में आ गए. पहले Extract pages से सिर्फ़ ज़रूरी पेज निकालें, फिर साफ़ ब्लॉक जोड़ें.
- जोड़े गए पेजों के मार्जिन और आकार मुख्य दस्तावेज़ से अलग दिखते हैं, कागज़ का अलग साइज़ साफ़ नज़र आता है. अगर यह फ़र्क खटके तो Crop PDF से आकार बराबर कर लें.
- जोड़ने के बाद सेक्शनों का अपेक्षित क्रम बिगड़ गया. पेजों की अदला-बदली Organize PDF में करना दोबारा जोड़ने से आसान है.
भेजने से पहले क्या जाँचें
- नया ब्लॉक ठीक वहीं है जहाँ तय किया था और पड़ोसी टेक्स्ट को नहीं तोड़ता.
- सभी जोड़े गए पेज सही दिशा में पढ़े जा रहे हैं.
- दूसरी फ़ाइल के फालतू पेज अंतिम दस्तावेज़ में नहीं आए.
- अगर पाने वाले के लिए सतत नंबरिंग ज़रूरी है, तो वह पहले से आख़िरी पेज तक तार्किक लगती है.
- दस्तावेज़ बिना किसी गड़बड़ी और खाली पेज के पूरा खुलता और पलटता है.
आगे क्या करें
अगर एक-एक पेज जोड़ने के बजाय कई तैयार फ़ाइलें एक के बाद एक जोड़नी हों, तो Merge PDF ज़्यादा सुविधाजनक है, वह दो-तीन ड्रैग में दस्तावेज़ों को एक कर देता है. इसके उलट जब किसी बड़े दस्तावेज़ से कोई हिस्सा निकालना हो, तब Split PDF और Remove pages काम आते हैं. और रिलीज़ जोड़ने के बाद पेजों का क्रम ठीक करना सबसे आसान Organize PDF में रहता है.