तैयार PDF में पेज कैसे जोड़ें

तैयार PDF में पेज कैसे डालें

Contract बन चुका है, approval के लिए भेज दिया गया है, और तभी पता चलता है कि annexure रह गया. या client सुधरा हुआ पेज भेजता है उस पेज की जगह जो document में पहले से है. पूरी फ़ाइल दोबारा बनाने की ज़रूरत नहीं: insert मौजूदा document में पेज जोड़ता है, बाक़ी सब को छुए बिना.

Insert करना merge से आकार में नहीं, बल्कि इस बात में अलग है कि यहाँ एक base document होता है. Merge में सारी फ़ाइलें बराबर होती हैं और एक के बाद एक लगती हैं. Insert में एक मुख्य होती है और बाक़ी उसके भीतर बताई गई जगह पर बैठती हैं. इससे कई कम स्पष्ट बातें निकलती हैं, और पहली जगह से जुड़ी है.

जगह न बताएँ तो पेज कहाँ बैठेंगे

जवाब चौंकाता है: बिल्कुल शुरुआत में.

Insert position की default value शून्य है, और शून्य का मतलब है document की शुरुआत. यहाँ logic औपचारिक है, अर्थ वाला नहीं: tool यह अंदाज़ा नहीं लगाता कि annexure आम तौर पर अंत में जाता है. अगर insert की जगह वाला field छुआ ही नहीं गया, तो नए पेज title page से पहले जाकर बैठेंगे.

इसलिए जगह हमेशा बताइए, तब भी जब लगे कि annexure कहाँ जाना है यह ज़ाहिर है.

जगह बताने के दो तरीक़े, और भारी कौन पड़ता है

जगह या तो उस पेज के number से तय होती है जिसके बाद डालना है, या absolute position से.

अगर दोनों भरे हों तो «पेज के बाद» जीतता है और position यूँ ही नज़रअंदाज़ हो जाती है. यह जानना काम का है: अगर आपने position ठीक की और नतीजा नहीं बदला, तो बहुत संभव है कहीं पेज number वाला field भरा रह गया हो.

दोनों values document के आकार तक सीमित हैं. फ़ाइल में जितने पेज हैं उससे बड़ा number बताने पर काम टूटता नहीं, बस insert अंत में चला जाता है.

क़दम दर क़दम

1. insert-pages खोलें और पहले मुख्य document अपलोड करें. 2. वे फ़ाइलें जोड़ें जिनके पेज डालने हैं. 3. Insert की जगह बताएँ, default value पर भरोसा न करें. 4. Processing चलाएँ. 5. Result को insert की सीमाओं पर खोलें: पहले वाला पेज, डाले गए पन्ने, बाद वाला पेज.

अगर डालने के लिए कई फ़ाइलें हैं, तो सब एक ही जगह बैठेंगी, एक के बाद एक, list के order में. उन्हें एक ही बार में document की अलग-अलग जगहों पर बाँटना संभव नहीं: उसके लिए कई बार चलाना होगा.

डाले गए पेजों का घूमना

Default रूप से orientation alignment चालू रहता है, और वह उम्मीद के मुताबिक़ काम नहीं करता.

Tool मुख्य document के पहले पेज का orientation देखता है और डाले जाने वाले पन्नों को उसी के अनुसार कर देता है. अगर डाला जाने वाला पेज landscape है और मुख्य document का पहला पेज portrait, तो डाला गया पेज नब्बे डिग्री घुमा दिया जाएगा.

Orientation इस बात से तय होता है कि पेज दिखता कैसा है, न कि properties में दर्ज माप से. जिस portrait शीट में नब्बे डिग्री का rotation दर्ज है वह landscape दिखती है, और गिनती दिखने वाली शक्ल की ही होती है.

इससे एक जाल बनता है. अगर मुख्य document landscape पेज से शुरू होता है, जैसे कोई cover या खुलने वाला diagram, तो portrait annexures उसी के हिसाब से घुमा दिए जाएँगे. औपचारिक रूप से सही, अर्थ की दृष्टि से नहीं. ऐसे में alignment बंद करके orientation rotate-pdf से सुलझाना बेहतर है.

Bookmarks का क्या होता है

यहाँ insert merge से उल्टा व्यवहार करता है, और यह जानबूझकर है.

Merge में bookmarks सभी source फ़ाइलों से आते हैं. Insert में सिर्फ़ मुख्य document के bookmarks बचते हैं, डाली गई फ़ाइलों की navigation हटा दी जाती है. वजह सीधी है: डाली गई फ़ाइल के bookmarks उसी फ़ाइल के भीतर के पेज numbers की ओर इशारा करते हैं, और जुड़े हुए document में वही numbers बिल्कुल दूसरे पेजों को दर्शाते हैं. उन्हें रखने का मतलब होता ऐसा contents जो कहीं और ले जाए.

मुख्य document के bookmarks इससे टूटते नहीं: वे पेजों की नई स्थिति के हिसाब से दोबारा गिने जाते हैं. जो section बीसवें पेज पर था और insert के बाद पच्चीसवें पर पहुँचा, वह काम करता रहेगा.

अलग से याद रखें कि document में ही छपी पेज numbering insert से दोबारा नहीं गिनी जाती. वह तो बस शीट पर लिखा text है. अगर बाद में numbering लगातार चाहिए, तो उसे add-page-numbers से नए सिरे से लगाइए.

Properties मुख्य फ़ाइल की ही रहती हैं

Result का author, title और बाक़ी properties मुख्य document से आते हैं, और डाली गई फ़ाइलों की properties मिलाई नहीं जातीं. यह सुविधाजनक व्यवहार है: पैकेट का नाम properties में सिर्फ़ इसलिए नहीं बदलता कि उसमें annexure जोड़ दिया गया.

दूसरा पहलू यह है कि अगर मुख्य document का title शुरू से ही बेकार था, तो insert उसे ठीक नहीं करेगा. वह अलग से set-pdf-metadata से सुधरता है.

अगर काम शुरू न हो

कारण कम ही हैं, और message हमेशा उस ख़ास फ़ाइल का नाम बताता है, आम शिकायत नहीं करता.

पहला: डाली जाने वाली फ़ाइलों में कोई ऐसा PDF है जिसमें पेज ही नहीं. यह उन documents के साथ होता है जो ग़लत save हुए या किसी system से ख़ाली export होकर आए. Tool यह शुरू करने से पहले जाँच लेता है और सीधे बता देता है कि कौन सी फ़ाइल ख़ाली है.

दूसरा: फ़ाइल खोलने के लिए password माँगती है. जो protection सिर्फ़ printing या copying सीमित करता है वह बाधा नहीं डालता; खोलने का password रोक देता है. उसे unlock-pdf से हटाया जाता है.

तीसरा: फ़ाइल ख़राब है. इसे मानने से पहले service एक बार ख़ुद structure सुधारने की कोशिश करती है, इसलिए फ़ाइल न पढ़ पाने का message यह बताता है कि automatic repair पहले ही काम नहीं आया.

एक व्यावहारिक मामला: original की जगह हस्ताक्षरित पन्ना

सबसे आम काम ऐसा दिखता है. चौदह पेज का contract, आठवाँ पेज छापकर, हस्ताक्षर करके scan किया गया. Scan को मूल आठवें पेज की जगह रखना है.

एक ही operation में यह नहीं होता, क्योंकि insert सिर्फ़ जोड़ना जानता है. क्रम यह है.

पहले remove-pages आठवाँ पेज हटाता है. Document में तेरह पन्ने रह जाते हैं, और जो नौवाँ था वह आठवाँ बन जाता है.

फिर insert-pages scan को सातवें पेज के बाद रखता है. सातवें के बाद, आठवें के नहीं: numbering पहले ही खिसक चुकी है, और आठवाँ अब पुराना नौवाँ है. एक की ग़लती यहाँ सबसे आम है, और आम तौर पर भेजने के बाद पकड़ में आती है.

Scan का orientation अलग से जाँच लें. हस्ताक्षरित पन्ने का scan अक्सर घूमा हुआ आता है, और अगर contract का पहला पेज portrait है तो automatic alignment उसे ख़ुद घुमा देगा. वहीं अगर contract landscape cover से शुरू होता है, तो alignment आपके ख़िलाफ़ काम करेगा और पन्ना पहले से तैयार कर लेना बेहतर है.

Operations का क्रम उलटा भी किया जा सकता है, पहले insert फिर remove, पर तब numbering का खिसकाव दूसरी दिशा में गिनना होगा. एक ही नियम याद रखना आसान है: हर operation के बाद पेज numbers बदल जाते हैं, और अगला क़दम नए document पर गिना जाता है.

Insert कब सही तरीक़ा नहीं है

एक ही operation में पेज बदलना संभव नहीं: insert सिर्फ़ जोड़ता है. बदलना दो क़दमों में होता है, पहले remove-pages पुराना पन्ना निकालता है, फिर insert-pages नया उसकी जगह रखता है.

अगर document के भीतर sections की जगह बदलनी है, तो वह organize-pdf का काम है. अगर source फ़ाइलें बराबर हैं और बस एक के बाद एक आती हैं, तो merge-pdf से जोड़ना सरल और ईमानदार है: वहाँ सभी हिस्सों की navigation बची रहती है, सिर्फ़ पहले की नहीं.