PDF को PowerPoint में कैसे बदलें

PDF को PowerPoint presentation में कैसे बदलें

Report PDF में आई है और उस पर slides के साथ बोलना है. या client ने बनी-बनाई presentation PDF में भेजी है और उसमें तीन आँकड़े और अपना logo बदलना है. काम एक जैसे दिखते हैं, पर उल्टी settings से हल होते हैं, और ग़लत चुनने का मतलब है समय बर्बाद.

पूरी बात एक ही switch पर टिकी है: पेज तस्वीर की तरह जाता है या असली PowerPoint objects की तरह दोबारा बनता है. अंतर बुनियादी है, और default में पहला विकल्प चुना रहता है.

तस्वीर या editable text

Image mode default है, और ठीक ही है: वह अनुमानित नतीजा देता है. Slide बिल्कुल PDF के पेज जैसा दिखता है, कुछ खिसकता नहीं, fonts बदले नहीं जाते. क़ीमत यह है कि पूरा slide एक ही तस्वीर है. उस पर कोई आँकड़ा बदला नहीं जा सकता, कोई पंक्ति select नहीं होती, और presentation editable document के रूप में अपना अर्थ खो देती है.

Text फिर भी ग़ायब नहीं होता: वह slide की notes में इकट्ठा हो जाता है. वहाँ से copy किया जा सकता है, search उसे ढूँढ़ लेता है, और बोलने वाला उसे presenter view में देखता है. पर slide पर वह अब भी तस्वीर ही है.

Editable text mode उल्टा चलता है. हर पेज खोलकर असली PowerPoint objects से दोबारा बनाया जाता है: text boxes, tables, blocks. यह सब आम presentation की तरह बदला जा सकता है. क़ीमत layout की सटीकता है: जगह original के क़रीब होगी, पर pixel दर pixel नहीं. Columns, side notes और चढ़े हुए graphics वाले जटिल layouts सरल layouts से ख़राब जाते हैं.

बिना पछतावे कैसे चुनें

ख़ुद से पूछने लायक़ सवाल है: क्या मैं इसे बदलूँगा?

अगर presentation सिर्फ़ screen पर दिखाने के लिए चाहिए और बस, तो तस्वीर लीजिए. वह ज़्यादा भरोसेमंद है और किसी और के computer पर, जहाँ आपके fonts नहीं हैं, चौंकाएगी नहीं.

अगर content बदलना है, तो editable text लीजिए, भले ही layout अधूरा आए. PowerPoint में block खिसकाने में सेकंड लगते हैं; तस्वीर से table दोबारा टाइप करने में घंटे.

एक बीच का रास्ता भी है, हालाँकि वह ज़ाहिर नहीं: दो बार convert कीजिए. तस्वीर layout का नमूना बनेगी, editable version content का स्रोत, और आप दोनों से वह बना लेंगे जो चाहिए.

पेज slide पर कैसे बैठता है

Image mode के लिए अलग setting है कि पेज slide में कैसे समाएगा.

«Fit» विकल्प पूरा पेज दिखाता है. शीट और slide के अनुपात अलग हैं, इसलिए किनारों पर margins आएँगे. कुछ कटता नहीं, और document के लिए यह आम तौर पर सुंदरता से ज़्यादा मायने रखता है.

«Fill» विकल्प पेज को बिना margins पूरे slide पर खींच देता है. देखने में साफ़ लगता है, पर किनारे तब frame से बाहर चले जाते हैं. जिस पेज पर text किनारे तक है, उसके लिए इसका मतलब खोई हुई पंक्तियाँ है.

Editable text mode के लिए यह setting काम ही नहीं करती: वहाँ layout दोबारा बनता है, समाने को कुछ है ही नहीं.

अलग से headings की पहचान है, default में चालू. वह समझने की कोशिश करती है कि पेज की कौन सी पंक्तियाँ heading हैं और उन्हें वैसा format देती है. Reports और presentations पर यह अच्छा चलता है, क्योंकि वहाँ headings देखने में अलग होते हैं. Contract के लगातार चलने वाले text में इससे कम फ़ायदा है.

Slide notes: image mode का कम दिखने वाला फ़ायदा

Image mode की एक ख़ूबी आम तौर पर नज़रअंदाज़ हो जाती है, और वही उस पर आधी शिकायतों का जवाब है.

पेज का text ग़ायब नहीं होता. वह slide की notes में चला जाता है, यानी उस हिस्से में जिसे बोलने वाला presenter view में देखता है और सभागार नहीं देखता.

इससे हिसाब बदल जाता है. यह शिकायत कि slide तस्वीर बन गया और text खो गया, सिर्फ़ आधी सच है: देखने में खोया, असल में बग़ल में ही पड़ा है. Notes में PowerPoint के भीतर search चलता है, उनसे copy होता है, और उन्हें slides के thumbnails के साथ handout की तरह छापा जा सकता है.

बनी-बनाई report पर बोलने के लिए यह editable mode से ज़्यादा सुविधाजनक निकलता है. Slide बिल्कुल उसी document के पेज जैसा दिखता है जो सब पहले ही देख चुके हैं, और बोलने वाले के सामने पूरा text रहता है, याददाश्त से बताने की ज़रूरत नहीं.

एक दूसरा पहलू भी है. Notes पूरे पेज के text से बनती हैं, ज़रूरी और ग़ैरज़रूरी छाँटे बिना. Running heads, पेज numbers और चित्रों के captions भी वहीं पहुँच जाते हैं. बोलने से पहले उन्हें आम तौर पर हाथ से साफ़ करना पड़ता है.

क़दम दर क़दम

1. pdf-to-powerpoint खोलें और document अपलोड करें. 2. तय कीजिए कि result बदलना है या नहीं, और उसी हिसाब से mode चुनिए. 3. Image mode के लिए तय कीजिए कि पेज slide में समाएगा या उसे भरेगा. 4. Conversion चलाइए. 5. Result खोलकर पहला slide नहीं, सबसे कठिन slide जाँचिए: table या chart वाला.

किसकी उम्मीद न रखें

Conversion document को अर्थ के स्तर पर presentation नहीं बनाती. दो हज़ार अक्षरों वाला A4 पेज दो हज़ार अक्षरों का पेज ही रहेगा, बस अब slide पर. उसे पढ़ने लायक़ presentation text छाँटना बनाता है, और वह इंसान का काम है.

Animations, transitions और linked objects PDF में रखे ही नहीं जाते, इसलिए result में वे कहीं से आ ही नहीं सकते. अगर मूल presentation कभी PowerPoint फ़ाइल थी जिसे PDF में save किया गया, तो उल्टी conversion सिर्फ़ शक्ल लौटाती है, मूल फ़ाइल नहीं.

Editable text mode में fonts system में मौजूद fonts से बदल दिए जाते हैं. अगर original में कोई corporate font इस्तेमाल हुआ था और computer पर वह नहीं है, तो PowerPoint मिलता-जुलता ले लेगा, और पंक्तियाँ चौड़ाई में खिसक सकती हैं.

तैयार फ़ाइल का वज़न पहले से अंदाज़ लगाना अच्छा है. Image mode में हर slide एक पूरी तस्वीर है, इसलिए लंबा document मूल PDF से काफ़ी भारी निकलता है. Laptop से दिखाने के लिए इससे फ़र्क़ नहीं पड़ता, mail से भेजने के लिए पड़ता है. Editable text mode इस लिहाज़ से किफ़ायती है, क्योंकि वह objects रखता है, raster नहीं.

Result अपने computer के अलावा कहीं और जाँचिए. तस्वीरों से बनी presentation हर जगह एक जैसी दिखती है, पर editable text वाला version उन fonts पर निर्भर है जो खोलने वाली जगह पर लगे हैं. अगर फ़ाइल किसी और के laptop पर या meeting room के projector पर जाएगी, तो वहाँ पहले कम से कम एक बार खोल लीजिए.

अगर आपको slides नहीं बल्कि सिर्फ़ document का text चाहिए, तो pdf-to-text तेज़ है. अगर paragraphs का layout बचाए रखने वाला editable version चाहिए, तो pdf-to-word ज़्यादा क़रीब है.