भेजने से पहले Word को PDF में बदलें
संक्षेप में: दस्तावेज़ को सर्वर पर LibreOffice बदलता है, इसलिए फ़ॉन्ट वहीं से आते हैं, आपके कंप्यूटर से नहीं। Calibri, Cambria, Arial, Times New Roman और Courier New की जगह मेट्रिक-संगत विकल्प आते हैं और लेआउट नहीं हिलता। बाक़ी सब हिलाते हैं, और पेजों की संख्या यह बता देती है।
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Word से PDF: नतीजा स्क्रीन पर दिखे से अलग क्यों निकलता है
दस्तावेज़ Word में ठीक वैसा दिख रहा था जैसा चाहिए था, और PDF में शीर्षक खिसक गए, एक तालिका दो पेजों पर फैल गई और सूची के नंबर मेल नहीं खाते। कारण लगभग हमेशा एक ही होता है, और वह कन्वर्टर नहीं है।
रूपांतरण आपके कंप्यूटर पर नहीं होता
`.docx` फ़ाइल पेज की तस्वीर नहीं, सामग्री का विवरण है: टेक्स्ट, शैलियाँ, हाशिये, और यह संकेत कि यह किस फ़ॉन्ट में बना है। यह सब शीट पर कैसे बैठेगा, यह चित्रण के समय तय होता है।
चित्रण सर्वर पर LibreOffice करता है। उसका अपना फ़ॉन्ट संग्रह है, और उसमें आपके कंप्यूटर का कोई फ़ॉन्ट नहीं। अगर दस्तावेज़ ऐसे फ़ॉन्ट में बना है जो सर्वर पर नहीं है, तो मिलता-जुलता चुन लिया जाता है।
मिलते-जुलते फ़ॉन्ट की अक्षर-चौड़ाई लगभग कभी वही नहीं होती। जो पंक्ति नब्बे मिलीमीटर लेती थी वह तिरानबे लेने लगती है, आख़िरी शब्द नहीं समाता और नीचे चला जाता है, और पैराग्राफ़ की आख़िरी पंक्ति अगली पेज पर। यह असर जुड़ता जाता है, और दसवें पेज तक अंतर साफ़ दिखने लगता है।
कौन से फ़ॉन्ट बिना खिसके सफ़र पार करते हैं
रूपांतरण से पहले जाँचने लायक़ मुख्य बात यही है। सर्वर पर ऐसे फ़ॉन्ट रखे गए हैं जिन्हें ख़ास तौर पर इसलिए चुना गया कि उनकी मेट्रिक आम दफ़्तरी फ़ॉन्ट से मेल खाती है।
| दस्तावेज़ का फ़ॉन्ट | किससे बदलेगा | क्या लेआउट हिलेगा |
|---|---|---|
| Calibri | Carlito | नहीं, मेट्रिक मेल खाती है |
| Cambria | Caladea | नहीं, मेट्रिक मेल खाती है |
| Arial | Liberation Sans | नहीं, मेट्रिक मेल खाती है |
| Times New Roman | Liberation Serif | नहीं, मेट्रिक मेल खाती है |
| Courier New | Liberation Mono | नहीं, मेट्रिक मेल खाती है |
| कॉर्पोरेट या कोई और | मिलता-जुलता चुना जाएगा | हाँ, चौड़ाइयाँ अलग हैं |
पहली पाँच पंक्तियाँ Word के अलग-अलग संस्करणों के डिफ़ॉल्ट फ़ॉन्ट हैं, और इसीलिए साधारण दस्तावेज़ बिना आश्चर्य के बदल जाता है। दिक़्क़त वहाँ शुरू होती है जहाँ डिज़ाइनर ने ब्रांड फ़ॉन्ट चुना, या लेखक ने Georgia, Garamond या Segoe UI।
व्यावहारिक निष्कर्ष: दस्तावेज़ PDF में जाना है, Word में नहीं रहना, तो उसे पहली पाँच पंक्तियों के किसी फ़ॉन्ट में बनाइए। उबाऊ और भरोसेमंद।
रूपांतरण कैसे चलाएँ
1. देखिए कि दस्तावेज़ किस फ़ॉन्ट में बना है: Word इसे शैली के गुणों में दिखाता है। 2. word-to-pdf खोलिए और फ़ाइल अपलोड कीजिए। 3. लेआउट पहले से मनचाहे फ़ॉर्मैट पर सधा हो तो पेज का आकार «मूल» पर रहने दीजिए। 4. रूपांतरण चलाइए और नतीजा डाउनलोड कीजिए। 5. पेजों की संख्या मूल दस्तावेज़ से मिलाइए। मेल खाए तो लेआउट बच गया, न खाए तो फ़ॉन्ट की अदला-बदली हुई।
पेजों की संख्या मिलाना मौजूद सबसे तेज़ जाँच है। इसमें एक सेकंड लगता है और यह ठीक उस क़िस्म की समस्या पकड़ती है जो वरना प्राप्तकर्ता पकड़ता है।
फ़ॉन्ट एम्बेड करना असल में क्या करता है
एम्बेड करने वाला स्विच डिफ़ॉल्ट रूप से चालू है, और उसका नाम उसके व्यवहार से चौड़ा है।
वह तैयार PDF में मानक फ़ॉन्ट के एम्बेड होने को संभालता है। रूपांतरण के दौरान मिले ग़ैर-मानक फ़ॉन्ट उससे स्वतंत्र रूप से एम्बेड होते हैं: वरना दस्तावेज़ प्राप्तकर्ता के यहाँ भेजने वाले से अलग दिखता, और PDF इसी समस्या को हल करने के लिए है।
इससे निकलता है कि वज़न घटाने के लिए इसे बंद करना आम तौर पर बेमतलब है: बचत दसियों किलोबाइट की होगी और पाठक को दूसरा फ़ॉन्ट दिखने का ख़तरा बढ़ेगा। फ़ाइल हल्की करनी हो तो compress-pdf है, और वह तस्वीरों पर काम करता है, जहाँ फ़ायदा कहीं बड़ा है।
पेज का आकार: «मूल» बनाम A4
डिफ़ॉल्ट «मूल» है, यानी पेज की सेटिंग दस्तावेज़ से ही ली जाती है। Word में दो सेंटीमीटर हाशिये वाला A4 था तो वही निकलेगा।
A4 या Letter चुनने से दूसरा तंत्र चालू होता है: पेज पहले दस्तावेज़ की सेटिंग से बनते हैं, फिर हर एक को चुनी हुई शीट में बिठाया जाता है। सामग्री पूरी की पूरी स्केल होती है, अनुपात बचे रहते हैं, और वह बीच में आ जाती है। चौड़े पेजों को चौड़ी शीट मिलती है, इसलिए खड़े दस्तावेज़ के बीच का चौड़ा पन्ना बग़ल में नहीं लेटता।
इससे नियम बनता है। «मूल» उन दस्तावेज़ों के लिए जिनका लेआउट पहले से सधा है। तय फ़ॉर्मैट उन हालात के लिए जहाँ नतीजा चाहे मूल में जो भी हो, सख़्ती से A4 होना चाहिए: जैसे दस्तावेज़ ठेकेदार से अमेरिकी Letter में आया और देना A4 में है।
पुराना .doc फ़ॉर्मैट और उसमें क्या अनदेखा होता है
Word के पुराने संस्करणों की सहेजी `.doc` फ़ाइलें अलग रास्ते से और जैसी हैं वैसी बदली जाती हैं।
पेज का आकार और फ़ॉन्ट एम्बेड करना उन पर लागू नहीं होते। टूल यह दिखावा नहीं करता कि लागू हो गए: अगर आपने ये विकल्प तय किए थे तो अनदेखी गई चीज़ें गिनाती चेतावनी आ जाती है।
इलाज सरल और पूरा है: फ़ाइल किसी भी टेक्स्ट संपादक में खोलिए और `.docx` के रूप में सहेजिए। इसके बाद सभी विकल्प उपलब्ध रहते हैं, और साथ ही पुराने लेआउट की कुछ दिक़्क़तें भी हट जाती हैं।
जब लेआउट पूरा खो जाता है
एक अलग स्थिति भी है जिसमें नतीजा सफ़ेद पेजों पर सादा टेक्स्ट होता है: बिना तस्वीरों, बिना तालिकाओं, बिना टाइपोग्राफ़ी के।
यह वह वैकल्पिक रास्ता है जो तब चालू होता है जब पूर्ण रूपांतरण उपलब्ध न हो। वह चुप नहीं रहता: नतीजे के साथ चेतावनी आती है कि दस्तावेज़ सरलीकृत रूप में बना है और लेआउट नहीं बचा।
ऐसी फ़ाइल मिले तो उसे आगे मत भेजिए। रूपांतरण दोहराइए: वैकल्पिक रास्ता अस्थायी कारणों से चालू होता है और अगली कोशिश में आम तौर पर नहीं चलता।
पासवर्ड वाले दस्तावेज़ों के बारे में अलग से। खोलने के पासवर्ड से सुरक्षित `.docx` भीतर से दूसरी तरह बनी होती है और बदलती नहीं। पासवर्ड Word में हटाना होगा।
जारी करने से पहले की जाँच सूची
पाँच बिंदु, हर एक दस सेकंड का।
PDF में पेजों की संख्या Word वाली से मेल खाती है।
सूची हो तो वह सही पेजों पर ले जाती है: उसके नंबर Word ने लिखे थे और लेआउट हिलते ही ग़लत हो जाते हैं।
तालिकाएँ पंक्तियों में बिखरी नहीं और बीच से अगली पेज पर नहीं चली गईं।
दस्तावेज़ के गुणों में कुछ फ़ालतू नहीं है। Word वहाँ खाता सेटिंग से लेखक का नाम डाल देता है, और वह set-pdf-metadata से हटता है।
शीर्ष-पाद और पेज नंबर अपनी जगह हैं: वे खंड की सेटिंग में तय होते हैं और फ़ॉन्ट बदलने पर कभी-कभी हाशिये के बाहर खिसक जाते हैं।
और आख़िरी बात, जो झुँझलाहट बचाती है। pdf-to-word से उल्टा रूपांतरण मूल दस्तावेज़ वापस नहीं लाता: वह पेज की शक्ल के आधार पर नया दस्तावेज़ बनाता है। उल्टे रूपांतरण के नतीजे को संपादित करने के बजाय Word में मूल सुधारिए और दोबारा बदलिए।
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