PDF में ऑनलाइन कमेंट और एनोटेशन जोड़ें

कोई अनुबंध मंज़ूरी के लिए भेजता है, और आप पूरी फ़ाइल दोबारा लिखे बिना दो विवादित बिंदुओं पर ध्यान दिलाना चाहते हैं. ब्राउज़र में खोलते हैं और पता चलता है कि वाक्य को चुनने का कोई तरीका ही नहीं: टेक्स्ट बदलता नहीं, हाशिये पर लिखा नहीं जाता, और हर सुधार को अलग ईमेल में "तीसरा पैराग्राफ़, दूसरी लाइन, यह शब्द बदलें" लिखकर भेजना सबके लिए असुविधाजनक है. यह जानी-पहचानी स्थिति है: PDF को "प्रिंट के लिए" अंतिम फ़ॉर्मेट के तौर पर बनाया गया, इसलिए उसमें कमेंट करने के सामान्य टूल जैसे होते ही नहीं.

असल में वे होते हैं, और उन्हें एनोटेशन कहते हैं. मानक के अनुसार PDF हाइलाइट, अंडरलाइन, हाशिये के नोट, बॉक्स और हाथ से बने चित्र एक अलग परत में रख सकता है, मूल टेक्स्ट को छुए बिना. पाने वाला ठीक वही देखता है जो आपने निशान लगाया, सीधे दस्तावेज़ में, न कि किसी साथ भेजे गए पत्र में. मुख्य बात यह समझना है कि टेक्स्ट बदलने और उस पर कमेंट करने में अंतर है: एनोटेशन सामग्री में कुछ नहीं बदलता, वह बस आपके नोट को पेज की एक तय जगह से बाँध देता है.

यह ईमेल भेजने से सुविधाजनक क्यों है? जब समीक्षा में कई लोग शामिल हों, तो पत्रों में लिखे कमेंट जल्दी ही मौजूदा संस्करण से अलग हो जाते हैं: एक "दूसरे पेज पर ऊपर" समझा रहा होता है, तभी दूसरा सुधरी हुई फ़ाइल भेज चुका होता है और नंबरिंग गड़बड़ा जाती है. एनोटेशन तो दस्तावेज़ की ठीक उसी जगह रहता है, उसे ढूँढना नहीं पड़ता. और अगर सुधार बहुत हों, तो अलग-अलग रंग के निशान काम का दायरा तुरंत दिखा देते हैं.

PDF में एनोटेशन कैसे जोड़ें: कदम दर कदम

1. annotate-pdf खोलें और दस्तावेज़ अपलोड करें. फ़ाइल अपने सारे पेजों के साथ आ जाएगी, ज़रूरी जगह तक स्क्रॉल करें. 2. काम के हिसाब से टूल चुनें: वाक्य को उजागर करने के लिए मार्कर, ज़ोर देने के लिए अंडरलाइन, हाशिये पर विस्तृत बात लिखने के लिए नोट-कमेंट. 3. टेक्स्ट हाइलाइट करने के लिए कर्सर को शब्दों पर खींचें. निशान लाइन से चिपक जाएगा और फ़ोन पर खोलने पर भी नहीं खिसकेगा. 4. स्कैन और तस्वीरों के लिए हाथ से खींची लाइन, तीर या आयत लें: ये पेज के ऊपर रखी जाती हैं और इन्हें टेक्स्ट परत की ज़रूरत नहीं. 5. निशानों का मतलब रंग से बाँटें, जैसे पीला सवालों के लिए और लाल ज़रूरी सुधारों के लिए. इससे पाने वाले को अंदाज़ा नहीं लगाना पड़ेगा कि क्या ज़्यादा अहम है. 6. नतीजा सेव करके नई PDF डाउनलोड करें. एनोटेशन फ़ाइल के अंदर रहेंगे और किसी भी रीडर प्रोग्राम में खुलेंगे.

क्या गड़बड़ हो सकती है

• टेक्स्ट चुना नहीं जाता और मार्कर नहीं लगता: आपके सामने टेक्स्ट परत के बिना एक स्कैन है. हाथ से बने निशान इस्तेमाल करें या पहले OCR से टेक्स्ट पहचानें.
• हाशिये का नोट खुले टेक्स्ट के बजाय एक छोटे आइकन जैसा दिखता है: यह सामान्य है, पॉप-अप कमेंट क्लिक करने पर खुलते हैं. अगर पाने वाले को उन्हें तुरंत पढ़ना है, तो मतलब को पेज पर ही बॉक्स या तीर से दोहरा दें.
• एनोटेशन को पेज में मिलाने (flatten) के बाद कमेंट हटाया नहीं जा सकता, वह तस्वीर में छप जाता है. परत तभी मिलाएँ जब सुधार अंतिम हों, वरना एनोटेशन को बदलने लायक रहने दें.
• गहरे बैकग्राउंड या रंगीन पट्टी पर हाइलाइट का रंग लगभग नहीं दिखता: ऐसी जगहों के लिए भराव के बजाय विपरीत रंग वाली बॉर्डर बेहतर है.
• निशान लगाते हुए मूल टेक्स्ट गलती से मिट गया: इसका मतलब आप कमेंट के बजाय सामग्री बदलने वाले मोड में चले गए. एनोटेशन टेक्स्ट को नहीं छूते; अगर शब्द ही बदलने हैं, तो वह अलग काम है.

भेजने से पहले क्या जाँचें

• हर निशान सही पेज पर है और स्क्रॉल करने पर खिसका नहीं.
• पॉप-अप नोट में समझ आने लायक टेक्स्ट है, खाली आइकन नहीं.
• रंगों का तर्क बिना समझाए साफ़ है, या आपने एक छोटी सूची जोड़ दी है.
• फ़ाइल किसी बाहरी व्यूअर में भी एनोटेशन के साथ खुलती है, सिर्फ़ एडिटर में नहीं.
• अगर दस्तावेज़ बाहर जाएगा, तो कमेंट में कोई अंदरूनी बात नहीं रह गई जो दूसरों की नज़र के लिए नहीं थी.

इसे किसके साथ इस्तेमाल करना सुविधाजनक है

जब सुधार तय हो जाते हैं, तो दस्तावेज़ अक्सर आगे की कड़ी में बढ़ता है. हस्ताक्षर लगाने में sign-pdf मदद करता है, और फ़ॉर्म के खानों में जानकारी भरने में pdf-filler. अगर फ़ाइल में गोपनीय हिस्से हैं जिन्हें हाइलाइट के नीचे नहीं छोड़ा जा सकता, तो भेजने से पहले उन्हें redact-pdf से ढक दें. ये सारे कदम बिना कोई प्रोग्राम इंस्टॉल किए ब्राउज़र में होते हैं, और अपलोड की गई फ़ाइलें अपने आप मिट जाती हैं.