अकाउंट्स वाले कॉन्ट्रैक्ट माँग रहे हैं, और आपके पास रसोई की मेज़ पर फ़ोन से खींचे गए पेजों के आठ फ़ोटो पड़े हैं। तस्वीरें टेढ़ी हैं, एक पर लैंप की चमक है, दूसरे में कीबोर्ड का एक हिस्सा दिख रहा है, और सब मिलाकर इनका वज़न करीब 40 मेगाबाइट है। ऐसा भेजते हुए शर्म आती है। पाने वाला उंगलियों से तस्वीरें घुमाएगा और अंदाज़ा लगाएगा कि सामने का पन्ना कौन-सा है और पीछे का कौन-सा। चाहिए एक साफ़ PDF, जहाँ पेज क्रम से हों और जो किसी सामान्य दस्तावेज़ की तरह खुले।
दिक्कत लगभग हमेशा यही होती है कि फ़ोन दस्तावेज़ नहीं, दस्तावेज़ की एक तस्वीर खींचता है: तिरछे कोण, परछाइयों और हर फ़्रेम में कई मेगाबाइट के साथ। फ़ाइलें गैलरी में मिली-जुली पड़ी रहती हैं, IMG_2043 जैसे नाम क्रम के बारे में कुछ नहीं बताते, और JPG फ़ॉर्मैट को पाने वाला "आधिकारिक" कॉपी नहीं मानता। अच्छी बात यह है कि इससे एक करीने का PDF बनाने के लिए न स्कैनर चाहिए, न Photoshop। बस पेजों को ढंग से खींचना और सही तरह जोड़ना काफ़ी है।
स्कैन को PDF में जोड़ना: कदम दर कदम
1. Scan to PDF खोलें और पेजों के सारे फ़ोटो या स्कैन एक ही बार में अपलोड करें। 2. पेज का क्रम खींचकर जाँचें और सही करें। यही सबसे ज़रूरी कदम है। फ़ोन फ़ाइलों को खींचने के समय से छाँटता है, दस्तावेज़ के तर्क से नहीं, इसलिए पीछे का पन्ना अक्सर सामने आ जाता है। 3. फ़ालतू फ़्रेम हटाएँ: डुप्लिकेट, धुँधले शॉट, मेज़ के बेमतलब फ़ोटो। कॉन्ट्रैक्ट में एक अतिरिक्त पेज गलती जैसा दिखता है। 4. अगर कोई पेज बग़ल में या उल्टा पड़ा है, उसे घुमा दें। पाने वाले को क्लॉज़ 4.2 पढ़ने के लिए सिर झुकाना न पड़े। 5. नतीजे को एक PDF में जोड़ें और फ़ाइल डाउनलोड करें। आपको बिखरी तस्वीरों की जगह एक दस्तावेज़ मिलता है। 6. तैयार PDF खोलें और आख़िर तक पलटें: पेज अपनी जगह हैं, कुछ उल्टा नहीं है, कोई शीट छूटी नहीं।
क्या गड़बड़ हो सकती है
- **चमक और परछाई।** मेज़ के ऊपर का लैंप ठीक टेक्स्ट पर रोशनी का धब्बा डालता है, और आपकी अपनी परछाई नीचे की लाइन ढक देती है। खिड़की के पास दिन की रोशनी में खींचें और फ़ोन को रोशनी के स्रोत और कागज़ के बीच नहीं, बल्कि किनारे रखें।
- **टेढ़ा कोण।** कोण से खींचने पर आयताकार शीट समलंब में बदल जाती है और दूर के किनारे का टेक्स्ट फिसल जाता है। कैमरा सीधे पेज के ऊपर मेज़ के समानांतर रखें और ऐसे फ़्रेम करें कि शीट लगभग पूरी स्क्रीन घेरे।
- **उलझा हुआ क्रम।** IMG_2044 और IMG_2045 नाम इस बात की गारंटी नहीं कि सामने का पन्ना पीछे वाले से पहले आता है। हमेशा प्रीव्यू पलटें और पेज हाथ से लगाएँ, ऑटो-सॉर्ट पर भरोसा न करें।
- **भारी वज़न।** चार से पाँच MB के आठ फ़ोटो 40 MB के करीब का PDF बना देते हैं, जो ईमेल अटैचमेंट में नहीं घुसेगा। टेक्स्ट के लिए इतना रेज़ोल्यूशन ज़रूरत से ज़्यादा है। फ़ाइल को PDF to JPG से और वापस गुज़ारें या उसे कंप्रेस करें, ताकि वाजिब 2 से 4 MB मिल जाए।
- **टेक्स्ट की जगह तस्वीर।** पेज का फ़ोटो एक छवि है: उसमें न पैराग्राफ़ चुना जा सकता है, न शब्द ढूँढा, न ब्योरा कॉपी किया जा सकता है। अगर पाने वाले को असली टेक्स्ट चाहिए, PDF को अलग से OCR (टेक्स्ट पहचान) से गुज़ारें।
- **कटे हुए किनारे।** बहुत कसकर फ़्रेम करने से मार्जिन खा जाते हैं और कोने की मुहर या दस्तख़त गायब हो जाते हैं। शीट के चारों ओर 1 से 2 सेमी की जगह छोड़ें।
भेजने से पहले क्या जाँचें
- दस्तावेज़ के सारे पेज मौजूद हैं: सामने, पीछे और अटैचमेंट।
- पेज का क्रम दस्तावेज़ के तर्क से मेल खाता है, खींचने के क्रम से नहीं।
- कोई पेज उल्टा या बग़ल में नहीं पड़ा।
- टेक्स्ट पूरा पढ़ा जा रहा है: कोई चमक, कटी लाइन या अक्षरों पर परछाई नहीं।
- फ़ाइल का वज़न ठीक है: कुछ मेगाबाइट, कई दर्जन नहीं।
यह किसके साथ चलता है
जब PDF बन जाता है, उसे अक्सर पूरा करना बाकी रहता है। अगर कॉन्ट्रैक्ट से टेक्स्ट निकालकर एडिट करना है, तो PDF to Word काम आएगा। तैयार Word दस्तावेज़ को वापस PDF में बदलना Word to PDF से आसान है। और अगर आप अलग-अलग शॉट से शून्य से PDF बना रहे हैं, तो JPG to PDF देखें। यह तस्वीरों को एक फ़ाइल में जोड़ने का वही तरीका है।