Print या scan किए बिना PDF कैसे sign करें

बिना प्रिंट और scan किए PDF पर हस्ताक्षर कैसे करें

Contract approval के लिए आया है, हस्ताक्षर आज ही चाहिए, और printer पास में नहीं. पुराना रास्ता, प्रिंट कीजिए, हस्ताक्षर कीजिए, scan कीजिए, वापस भेजिए, आधा घंटा खाता है और document को बिगाड़ देता है: बाहर text की जगह तस्वीर आती है, फ़ाइल तीन गुना भारी हो जाती है, और उसमें search काम करना बंद कर देता है.

Electronic signature वही काम एक मिनट में निपटा देती है और, जो ज़्यादा अहम है, document को फ़ोटो में नहीं बदलती.

Document में असल में लगता क्या है

यहाँ दो चीज़ें अलग कर लेना ज़रूरी है जिन्हें अक्सर मिला दिया जाता है.

पहली है पेज पर दिखने वाला निशान: हस्ताक्षर करने वाले का नाम, कारण, तारीख़. वह उस व्यक्ति के लिए है जो फ़ाइल खोलकर अपनी आँखों से देखना चाहता है कि किसने और कब हस्ताक्षर किए.

दूसरी है ख़ुद cryptographic signature, जो PDF की संरचना में बैठी होती है. उसे इंसान कभी नहीं देखता, पर software उसे जाँचता है. वही इस सवाल का जवाब देती है कि हस्ताक्षर के बाद document बदला या नहीं.

Service दोनों लगाती है. Signature असली है, PAdES profile में PKCS#7, न कि पेज पर बना text का चौकोर. फ़र्क़ बुनियादी है: तस्वीर किसी भी editor में एक मिनट में नक़ली बन जाती है, जबकि cryptographic signature फ़ाइल का एक byte बदलने से टूट जाती है.

Acrobat में हरा निशान क्यों नहीं दिखेगा

यह पहले ही कह देना ज़्यादा ईमानदार है, वरना result चकरा देगा.

Signature ख़ुद service के certificate से लगती है, और वह certificate self-signed है. वह किसी ऐसे root authority तक भरोसे की कड़ी नहीं बनाता जिसे Acrobat या आपका corporate system मानता हो. इसलिए document खोलने पर आपको «signature valid» वाला हरा निशान नहीं, बल्कि «हस्ताक्षरकर्ता की पहचान सत्यापित नहीं» जैसा सन्देश दिखेगा.

क्या काम करता है और क्या नहीं:

यह ठीक वही signature है जो आंतरिक approvals, परिचित पक्षों के बीच के दस्तावेज़ों, मंज़ूरी के लिए भेजे जाने वाले draft के लिए उपयुक्त है. वह qualified electronic signature की जगह नहीं लेती वहाँ जहाँ क़ानून उसी की माँग करता है: रिटर्न भरना, निविदाएँ, पंजीकरण से जुड़े काम. उसके लिए मान्यता प्राप्त authority का certificate चाहिए, और वह कोई online tool जारी नहीं कर सकता.

Signature के fields

तीन text fields भरे जाते हैं, और तीनों signature की properties में जाते हैं, सिर्फ़ दिखने वाले निशान पर नहीं.

हस्ताक्षरकर्ता का नाम. Default में तकनीकी मान भरा रहता है, इसलिए उसे बदलना ज़रूरी है. अगर document बाहर जाएगा, तो पूरा नाम उसी रूप में लिखिए जिस रूप में वह ख़ुद contract में है, संक्षेप में नहीं.

कारण. Default में तटस्थ «Approved» रहता है. यह field अर्थ रखता है: यह बताता है कि हस्ताक्षर का मतलब क्या है. «टिप्पणियों के साथ स्वीकृत» और «प्रकाशन के लिए स्वीकृत» अलग बातें हैं, और पाने वाले को यह देखना उपयोगी है कि कौन सी.

स्थान. वैकल्पिक, शहर या पता. यह भरे जाने से ज़्यादा बार ख़ाली छोड़ा जाता है, पर जिन documents में क्षेत्राधिकार मायने रखता है, वहाँ यह एक अलग सवाल बचा देता है.

निशान कहाँ बैठता है

यहाँ एक सीमा है जिसे पहले जान लेना अच्छा है: निशान हमेशा document के आख़िरी पेज पर लगता है. चौदह में से तीसरा पन्ना चुना नहीं जा सकता. सिर्फ़ उसी आख़िरी पेज के भीतर की जगह तय होती है, और वह संख्याओं से नहीं, preview पर तय की जाती है.

पेज के भीतर उसे वहीं रखिए जहाँ हस्ताक्षर की उम्मीद होती है: विवरण वाले खंड में, छोड़ी गई जगह के पास. Text के बीचोंबीच निशान लापरवाह लगता है और कभी-कभी content ढक देता है.

निशान ख़ुद तस्वीर नहीं, बल्कि असली चुना जा सकने वाला text है, जो पेज को बिगाड़े बिना उस पर चढ़ता है. तारीख़ service ख़ुद डालती है, आपको लिखनी नहीं पड़ती. वही नाम, कारण और स्थान document की properties में भी लिखे जाते हैं, ताकि उन्हें software पढ़ सके, सिर्फ़ इंसानी आँख नहीं. मूल document के अपने author और subject इससे मिटते नहीं.

अगर document में हस्ताक्षर की कई जगहें हैं, तो याद रखिए कि cryptographic signature फिर भी एक ही रहती है और पूरे document को ढकती है. कई दिखने वाले निशान कई हस्ताक्षर नहीं होते, और उन्हें अलग-अलग जगह लगाना tool देता भी नहीं.

लंबी लिखावट कट जाती है

एक व्यावहारिक बात, जिससे संस्थाओं के लंबे नाम टकराते हैं.

दिखने वाला निशान सीमित आकार का खंड है, और जो text उसमें नहीं समाता वह कट जाता है. Service चेतावनी देती है कि लिखावट छोटी की गई, तो यह छिपा नहीं रहेगा, पर बेहतर है नौबत ही न आए.

सबसे ज़्यादा कारण वाला field झेलता है, क्योंकि वहाँ विस्तार से लिखने का मन करता है. «कार्य के दायरे के संबंध में स्वीकृत, खंड 4.2 को छोड़कर» निशान में नहीं समाएगा. अगर यह शर्त अहम है, तो उसकी जगह document के text में या साथ के पत्र में है, और signature के कारण में छोटा सूत्र.

लंबे नामों वाली कंपनियों के साथ भी यही होता है. यहाँ यह मदद करता है कि नाम सिर्फ़ तस्वीर पर नहीं, signature की properties में भी जाता है: signatures panel में वह पूरा दिखता है, भले पेज पर छोटा हो.

अगर कटने की चेतावनी आ जाए और text बदलना न हो, तो निशान रखते समय उसका क्षेत्र बढ़ा दीजिए. ख़ाली विवरण खंड में जगह आम तौर पर बच जाती है.

अगर document में भरने के fields हैं

यहाँ क्रम मायने रखता है, और उसे उलट देना आसान है.

पहले fields भरे जाते हैं, फिर हस्ताक्षर होते हैं. उल्टा करने पर fields भरना पहले से हस्ताक्षरित document को बदलना गिना जाएगा, और signature मान्य नहीं रहेगी.

Fields pdf-filler से भरे जाते हैं, और सारे data आ जाने और जाँच लिए जाने के बाद ही document हस्ताक्षर के लिए जाता है. यही बात किसी भी दूसरे सुधार पर लागू है: हस्ताक्षर हमेशा आख़िरी काम.

क़दम दर क़दम

1. sign-pdf खोलें और document अपलोड करें. 2. हस्ताक्षरकर्ता का नाम असली नाम से बदलें. 3. Default मान की जगह अर्थपूर्ण कारण लिखें. 4. निशान विवरण वाले खंड में रखें. 5. Result डाउनलोड करके खोलें और निशान की शक्ल तथा signatures panel दोनों जाँचें.

पाँचवाँ क़दम औपचारिकता नहीं है. Signatures panel में ही दिखता है कि cryptographic signature लगी या फ़ाइल में सिर्फ़ दिखने वाला निशान रह गया.

अगर signature न लगी हो

ऐसा हो सकता है, और service यह साफ़ कहती है, यह दिखावा नहीं करती कि सब ठीक है.

जब cryptographic signing किसी वजह से उपलब्ध नहीं होता, document फिर भी दिखने वाले निशान के साथ लौटता है, पर ईमानदार चेतावनी के साथ: निशान है, document cryptographically हस्ताक्षरित नहीं हुआ, और उसकी अखंडता जाँची नहीं जा सकती.

इसे गंभीरता से लीजिए. ऐसी फ़ाइल हस्ताक्षरित दिखती है पर मूलतः एक तस्वीर चढ़ा हुआ साधारण PDF है. आंतरिक पत्राचार के लिए शायद चल जाए, किसी पक्ष को भेजने के लिए नहीं.

क्या नहीं करना चाहिए

प्रिंट और scan मत कीजिए. प्रिंट करके scan किया document अपनी text layer खो देता है: उसमें search नहीं चलता, विवरण copy नहीं होते, और वह कई गुना भारी होता है. जबकि हस्ताक्षर की फ़ोटो का प्रमाण-मूल्य electronic निशान से ज़्यादा नहीं होता, अक्सर कम ही होता है.

Photo editor से हस्ताक्षर की तस्वीर मत चिपकाइए. यह सबसे आम तरीक़ा है और सबसे ख़राब नतीजा देता है: document हस्ताक्षरित दिखता है जबकि हस्ताक्षर और content के बीच कोई जाँचने योग्य सम्बन्ध होता ही नहीं.

ऐसा document मत हस्ताक्षरित कीजिए जो अभी बदलेगा. हस्ताक्षर के बाद कोई भी सुधार उसे रद्द कर देता है, और दोबारा हस्ताक्षर करने पड़ेंगे. पहले अंतिम संस्करण, फिर हस्ताक्षर, और अगर फ़ाइल को बदलावों से भी बचाना है तो हस्ताक्षर के ऊपर protect-pdf लगता है.