application लगभग भर चुकी है, बस आख़िरी step बचा है: scan attach करना. और यहीं portal अटक जाता है. file 'बहुत बड़ी' है, 'invalid type' की है या attach ही नहीं होती. DigiLocker हो या कोई e-district portal, वजहें बार-बार वही होती हैं. इसलिए अंदाज़ा लगाने के बजाय एक छोटी list से गुज़रना आसान है.
file service की limit से बड़ी है
sarkari portals पर कोई एक common limit नहीं होती. हर service अपनी limit तय करती है, अक्सर 1 से 10 MB. exact limit upload field के पास लिखी होती है. 300 dpi पर scan हुई certificate आराम से इससे बड़ी निकलती है.
क्या करें: document को PDF compress करें से छोटा करें. फिर final size को limit से मिलाएँ.
यह असली PDF नहीं है
classic case: file का नाम 'scan.pdf' है, पर अंदर photo या Word document है. सिर्फ़ extension बदला गया है. portal content जाँचता है, नाम नहीं, और invalid type कहकर reject कर देता है.
क्या करें: file को computer पर खोलें. अगर यह image है, तो JPG को PDF बनाएँ से उसे document में बदलें. उल्टा case भी होता है: service को image चाहिए. तब PDF को JPG बनाएँ से pages को images में बदलें.
scans कई हैं, field एक है
ID proof, certificate और agreement अलग-अलग scan हुए हैं. पर form सिर्फ़ एक ही document लेता है. scheme या admission की application भरने वालों की जानी-पहचानी situation.
क्या करें: सारे pages को PDF merge करें से एक document में जोड़ें. फिर एक ही file upload करें. जाँच लें कि pages उसी order में हों जिसमें officer उन्हें पढ़ेगा.
file password से protected है
bank statements और कुछ certificates encrypted आती हैं. portal ऐसा document खोल नहीं पाता और processing error दिखाता है. जबकि file खुद बिलकुल ठीक होती है.
क्या करें: password पता हो तो PDF unlock करें से protection हटाएँ. फिर खुली copy attach करें. password न हो तो भेजने वाले से बिना encryption वाला document माँगें.
file corrupt है
download बीच में टूट गया और disk पर आधा document रह गया. ऐसा PDF न आपके यहाँ खुलता है, न portal पर.
क्या करें: file को source से दोबारा download करें. देखें कि वह आपके computer पर खुलती है. original भी टूटा हो तो PDF repair करें आज़माएँ.
problem file में नहीं है
कभी-कभी document ठीक होता है, फिर भी upload नहीं जाता. server busy है, session expire हो गई या mobile app भेजते समय अटक गया.
क्या करें: page refresh करें और दोबारा login करें. app से भेज रहे थे तो computer के browser से कोशिश करें, और उल्टा भी. शाम को portal busy रहता है, सुबह की कोशिश अक्सर पहली बार में निकल जाती है.
application भेजने से पहले checklist
- file का size upload field के पास लिखी limit से कम है.
- यह असली PDF है, सिर्फ़ नाम बदली हुई photo नहीं.
- field एक है तो सारे pages एक ही document में जुड़े हैं.
- file पर password नहीं है और वह आपके computer पर खुलती है.
- pages पढ़ने लायक़ हैं: न उलटे, न कटे हुए.
सब जाँचने के बाद भी portal file न ले, तो compress से शुरू करें. size limit अब भी वजह number one है. पूरी जाँच में बस कुछ मिनट लगते हैं. application पहली ही कोशिश में निकल जाती है.