government portal पर PDF upload क्यों नहीं होता

सरकारी पोर्टल आपकी PDF नहीं ले रहा: असल में क्या जाँचा जाता है

पोर्टल का फ़ॉर्म आम तौर पर कम बोलता है: «फ़ाइल शर्तों पर खरी नहीं उतरती»। शर्तें ख़ुद उस नियमावली में रहती हैं जिसका लिंक दो स्क्रीन आगे मिलता है, और आधी जाँचें कहीं दर्ज ही नहीं हैं।

देखते हैं कि असल में क्या जाँचा जाता है और किस क्रम में उसे ठीक करना है।

वे शर्तें जो अपलोड बटन के पास नहीं लिखी होतीं

जाँचें आम तौर पर चार होती हैं, और तीन के बारे में फ़ॉर्म चुप रहता है।

फ़ाइल का प्रकार। वह सामग्री से तय होता है, एक्सटेंशन से नहीं, इसलिए नाम बदली तस्वीर पार नहीं होती।

वज़न। पोर्टल मेल सेवाओं से सख़्त सीमाएँ रखते हैं: प्रति फ़ाइल दस मेगाबाइट बीस से ज़्यादा आम है।

टेक्स्ट निकल पाता है या नहीं। कई विभागीय प्रणालियाँ आने वाले दस्तावेज़ों की अनुक्रमणिका बनाती हैं और टेक्स्ट लेयर माँगती हैं। बिना पहचान वाला स्कैन उनके लिए ख़ाली है।

ब्योरों की पठनीयता। नियमावली की औपचारिक शर्त: मुहर, हस्ताक्षर और संदर्भ संख्या स्क्रीन पर पहचानी जानी चाहिए। यह जाँच इंसान करता है, और इस आधार पर अस्वीकृति बाक़ी सबसे देर से आती है।

स्कैन का रिज़ॉल्यूशन: पठनीयता की सीमा कहाँ है

जो नियमावलियाँ अंक बताती भी हैं, वे मुहर वाले दस्तावेज़ों के लिए आम तौर पर 200 से 300 बिंदु प्रति इंच कहती हैं। यह कोई सनक नहीं: मुहर के किनारे पर छोटे अक्षर होते हैं, और कम रिज़ॉल्यूशन पर वे अक्षर एक धूसर किनारी में बदल जाते हैं।

यहीं वह जाल है जिसकी वजह से पहले से कंप्रेस की गई फ़ाइलें लौटा दी जाती हैं। डिफ़ॉल्ट कंप्रेशन दस्तावेज़ की तस्वीरों को 150 बिंदु प्रति इंच पर ले आता है और स्क्रीन पर देखने के लिए बनी प्रोफ़ाइल इस्तेमाल करता है। जिस रिपोर्ट को कोई पढ़ेगा, उसके लिए यह भरपूर है। जिस दस्तावेज़ की मुहर जाँची जाएगी, उसके लिए अक्सर नहीं।

कंप्रेशन का स्तर तय करता है कि तस्वीरें कितनी कड़ाई से दबाई जाएँ: निम्न छपाई के लिए बना है, मध्यम पढ़ने के लिए, उच्च स्क्रीन के लिए। प्रोसेसिंग प्रोफ़ाइल «गुणवत्ता» चुने हुए स्तर को एक पायदान और नीचे कर देती है, यानी फ़ाइल के साथ ज़्यादा नरमी बरतती है।

अलग से जानने लायक़: श्वेत-श्याम स्कैन का रिज़ॉल्यूशन किसी भी हाल में 150 से नीचे नहीं जाता। यह इस बात से बचाव है कि रेखांकन वाला स्कैन दलिया न बन जाए, और यह आपकी सेटिंग से स्वतंत्र रूप से काम करता है।

दस्तावेज़ कैसे तैयार करें

1. पोर्टल की नियमावली में फ़ाइल की शर्तें ढूँढ़िए: प्रकार, वज़न, रिज़ॉल्यूशन। आम तौर पर यह एक पैराग्राफ़ होता है। 2. कई दस्तावेज़ चाहिए हों तो हर दस्तावेज़ को अपनी फ़ाइल में रखिए। 3. टेक्स्ट लेयर ज़रूरी हो तो कंप्रेस करने से पहले ocr-pdf से स्कैन पहचानिए। 4. compress-pdf से कंप्रेस कीजिए और रिज़ॉल्यूशन शर्त के हिसाब से तय कीजिए, डिफ़ॉल्ट पर मत छोड़िए। 5. नतीजा खोलकर मुहर को सौ प्रतिशत तक बड़ा कीजिए। किनारे के अक्षर पढ़े जाएँ तो दस्तावेज़ पार हो जाएगा। 6. फ़ाइल अपलोड कीजिए और स्थिति का इंतज़ार कीजिए: कुछ जाँचें स्वीकृति के बाद होती हैं।

एक दस्तावेज़, एक फ़ाइल

«एक ही फ़ाइल में भेजिए» वाला निर्देश लगभग हमेशा एक दस्तावेज़ पर लागू होता है, पूरे पुलिंदे पर नहीं। ज़्यादातर नियमावलियों में प्रमाणपत्र, अनुबंध और उसका अनुलग्नक अलग फ़ील्ड में जाते हैं, और उन्हें एक PDF में चिपका देना अपूर्णता की अस्वीकृति दिलाता है।

उल्टी ग़लती भी उतनी ही आम है: कई पेज का दस्तावेज़ पेज-दर-पेज अपलोड कर देना, क्योंकि स्कैनर ने अलग फ़ाइलें दी थीं। यहीं merge-pdf की ज़रूरत है, मूल शीट के क्रम में।

नियम सीधा है: फ़ाइलों की सीमाएँ दस्तावेज़ों की सीमाओं से मेल खानी चाहिए, न कि इस बात से कि स्कैनर ने उन्हें कैसे निकाला।

पेजों की दिशा और जाँचने वाला उन्हें कैसे देखेगा

लौटाए जाने की एक अलग श्रेणी, जहाँ तकनीकी रूप से फ़ाइल में कुछ ग़लत नहीं: पेज बग़ल में या उल्टे पड़े होते हैं।

कारण यह है कि PDF में घुमाव घुमाई गई सामग्री के रूप में नहीं, बल्कि पेज की अलग विशेषता के रूप में रखा जाता है: «इसे इस कोण पर दिखाओ»। अलग-अलग प्रोग्राम इस विशेषता को अलग ढंग से बरतते हैं। आपका व्यूअर घुमाव मानकर पेज सही दिखा सकता है, जबकि पोर्टल में लगा रीडर उसे अनदेखा कर वही शीट बग़ल में दिखा सकता है।

इसलिए जाँच वहाँ मत कीजिए जहाँ आपने काम किया। तैयार फ़ाइल को नई टैब में खींचकर ब्राउज़र में खोलिए। ब्राउज़र का रीडर पोर्टलों पर चलने वाली चीज़ के सबसे क़रीब है।

पेज सचमुच ग़लत पड़े हों तो घुमाव कंप्रेशन से पहले कीजिए, बाद में नहीं: कंप्रेशन दस्तावेज़ दोबारा बनाता है, और उस पर एक और चक्कर बेकार है।

पेजों के अलावा पोर्टल फ़ाइल में क्या देखता है

जाँचने वाली प्रणाली तस्वीर से ज़्यादा पढ़ती है। दस्तावेज़ के गुण फ़ाइल के साथ जाते हैं, और वहाँ नियमित रूप से कुछ फ़ालतू निकल आता है।

किसी टेम्पलेट से बचा दस्तावेज़ का शीर्षक। स्कैन करने वाले कर्मचारी का नाम। भीतरी फ़ोल्डर पथ। ऐसी संस्था का नाम जिसका इस आवेदन से कोई नाता नहीं।

इनमें से कोई फ़ील्ड स्वीकृति नहीं रोकता, पर सब प्राप्तकर्ता को दिखते हैं। यह अवांछित हो तो set-pdf-metadata में मौजूदा मान मिटाने वाला विकल्प चालू करके गुण साफ़ कीजिए।

फ़ाइल बनने की तारीख़ भी दिखती है। जिन दस्तावेज़ों में तिथि मायने रखती है, वहाँ याद रखिए कि यह तारीख़ फ़ाइल की है, दस्तावेज़ की नहीं, और प्रपत्र पर लिखी तारीख़ से अंतर कभी-कभी सवाल खड़े करता है।

पासवर्ड और सक्रिय सामग्री

अस्वीकृति के दो समान रूप से रहस्यमय कारण।

स्वामी का पासवर्ड। दस्तावेज़ बिना पूछे खुल जाता है, पर टेक्स्ट कॉपी करने से मना करता है। जिस पोर्टल को टेक्स्ट निकालना है वह इस रोक का औपचारिक पालन करता है और फ़ाइल लौटा देता है। यह unlock-pdf से, पासवर्ड फ़ील्ड ख़ाली रखकर हटता है: कुछ टाइप करने की ज़रूरत नहीं।

सक्रिय सामग्री। PDF अपने भीतर स्क्रिप्ट, अंतर्निहित फ़ाइलें और क्रिया वाले फ़ॉर्म रख सकती है। विभागीय प्रणालियाँ ऐसे दस्तावेज़ पूरी तरह ठुकरा देती हैं, क्योंकि वे भीतर की जाँच नहीं करतीं। पहचान: फ़ाइल तुरंत लौटा दी जाती है, आकार या प्रकार का ज़िक्र किए बिना।

दोनों का इलाज एक ही है: कोई भी प्रोसेसिंग दस्तावेज़ नए सिरे से बनाती है, और सक्रिय सामग्री नतीजे में नहीं जाती।

जब पोर्टल बिना कारण बताए मना करे

जब संदेश बेकार हो, तो कारणों को संभावना के क्रम में देखिए।

वज़न जाँचिए। यही सबसे आम कारण है और अकेला ऐसा जो तुरंत दिख जाता है।

देखिए कि फ़ाइल बिना पासवर्ड खुलती है और उसमें टेक्स्ट चुना जा सकता है। दो सेकंड, और अस्वीकृति के दो वर्ग हट जाते हैं।

देखिए कि फ़ाइल में एक ही दस्तावेज़ है। पूर्णता की जाँच प्रकार से अलग होती है, और उस आधार पर अस्वीकृति दिखने में वैसी ही लगती है।

फ़ाइल दोबारा बनाइए। कंप्रेशन से एक चक्कर, या फ़ाइल को ख़ुद से जोड़ना, नए सिरे से बना दस्तावेज़ देता है जिसमें विरासत में मिली विचित्रताएँ नहीं होतीं। यह अपेक्षा से ज़्यादा बार काम करता है, क्योंकि कई अस्वीकृतियाँ ऐसी संरचनात्मक विशेषताओं से आती हैं जो आँख से नहीं दिखतीं।

इसके बाद ही पोर्टल की सहायता को लिखने का अर्थ है: उस समय तक आप ठीक-ठीक बता सकेंगे कि आपने क्या-क्या जाँच लिया है।