July है, admissions का season पूरे ज़ोर पर है, और university का admission portal mark sheet का scan लेने से मना कर रहा है. जानी-पहचानी स्थिति: document तैयार है, deadline आज की है, पर Submit button हर बार error पर अटक जाता है. वजहें गिनी-चुनी हैं और लगभग सभी कुछ मिनट में ठीक हो जाती हैं. सबसे आम वजह से शुरू करते हैं.
scan limit से भारी है
scanners default settings पर pages high resolution में save करते हैं, और mark sheet के साथ certificate का scan आसानी से 15 से 20 MB का हो जाता है. forms की limits काफ़ी कम होती हैं: कहीं 10 MB, कहीं 5, और कुछ documents के लिए 2 MB तक.
क्या करें: file को PDF compress करें से हल्का करें. text और stamps पढ़ने लायक रहेंगे, और file कई गुना छोटी हो जाएगी. compress के बाद size जाँच लें: वह download से पहले file के पास दिखता है.
एक file माँगते हैं, पर आपके पास scans की पूरी गड्डी है
'सारे pages एक ही document में' admission portals की standard शर्त है. अगर scanner ने हर page अलग save किया है, तो एक ही upload field वाला form आपको अटका देगा.
क्या करें: pages को PDF merge करें से जोड़ें. files को सही order में लगाएँ: पहले certificate का main page, फिर marks वाला हिस्सा. नतीजा एक PDF होगा जो किसी भी field में चला जाएगा.
आप photo upload कर रहे हैं, PDF नहीं
phone से लिए गए documents के snaps JPG होते हैं, और iPhone पर अक्सर HEIC. form PDF का इंतज़ार करता है और बाकी सब reject कर देता है, कभी-कभी 'invalid format' जैसी अस्पष्ट error के साथ.
क्या करें: photos को JPG को PDF बनाएँ से document में बदलें, कई photos एक साथ एक ही file में जुड़ जाती हैं. HEIC snaps को पहले HEIC को JPG बनाएँ से JPG में बदलें, फिर PDF बनाएँ.
pages तिरछे या उलटे हैं
ऐसी file form ले लेगा, पर admission office उसे वापस भेज सकता है: उलटा scan जाँचना मुश्किल है, और आपकी application एक extra दिन के लिए अटक जाएगी.
क्या करें: document खोलें और हर page देख लें. उलटे pages को PDF rotate करें से सीधा करें और file दोबारा save करें.
file पर password है
bank statements और कुछ digitally issue हुए documents encrypted आते हैं. portal ऐसी file खोल नहीं पाता और processing error दिखाता है, जबकि file अपने-आप में ठीक होती है.
क्या करें: password पता हो तो PDF unlock करें से protection हटाएँ और document दोबारा upload करें. password नहीं है तो भेजने वाले से बिना protection वाला version माँगें.
file corrupt है
PDF तब टूटता है जब download बीच में रुक गया या save के दौरान program बंद हो गया. ऐसा document या तो खुलता ही नहीं, या pages का कुछ हिस्सा ही दिखाता है.
क्या करें: पहले file को source से दोबारा download करें, ज़्यादातर मामलों में दिक़्क़त अधूरी copy की होती है. अगर original भी नहीं खुलता, तो PDF repair करें आज़माएँ.
file के नाम में special characters
वजह rare है पर खलती है: file का नाम 'Marksheet #12 (copy).pdf' है, और form उसे चुपचाप लेने से मना कर देता है. quotes, hash और brackets जैसे characters हर portal नहीं पचा पाता.
क्या करें: file का नाम सादे English letters में बिना extra symbols के रखें, जैसे marksheet.pdf, और upload दोबारा करें.
submit से पहले checklist
- file का size form की limit के अंदर है.
- अगर portal एक file माँगता है, तो सारे pages एक ही document में हैं.
- यह असली PDF है, नाम बदली हुई photo नहीं.
- pages सही order में हैं और उलटे नहीं.
- file आपके computer पर बिना error खुलती है.
इन पाँच points में मुश्किल से तीन मिनट लगते हैं, और admission office से एक दिन की email आती-जाती बच जाती है. file फिर भी नहीं जा रही, तो compress-pdf से compress करने से शुरू करें: size limit reject होने की सबसे आम वजह बनी हुई है.