PDF portal में upload नहीं हो रहा: क्या करें

विश्वविद्यालय के लिए दस्तावेज़ों का पुलिंदा: ऐसे बनाएँ कि स्वीकार हो

विश्वविद्यालय का आवेदन सामान्य फ़ॉर्म से एक बात में अलग है: दस्तावेज़ बहुत हैं, हर एक की अपनी शर्तें हैं, और अंतिम तिथि के बाद कुछ भी सुधारा नहीं जा सकता। यहाँ अस्वीकृति किसी भी दूसरी अपलोड स्थिति से महँगी पड़ती है।

पुलिंदा बनाने को ऐसे काम की तरह लीजिए जिसका नतीजा जाँचा जा सकता है।

पुलिंदा शर्तों की सूची है, फ़ाइलों का फ़ोल्डर नहीं

पहली और सबसे महँगी ग़लती है सब कुछ एक PDF में डाल देना, क्योंकि «दस्तावेज़ माँगे गए थे»। शर्तें आम तौर पर कई होती हैं, हर एक का अपना फ़ील्ड होता है, और चिपकाया हुआ पुलिंदा अपूर्णता की जाँच में लौटा दिया जाता है।

शुरू करने के लिए एक काम का नियम: फ़ाइलों की सीमाएँ शर्तों की सूची में दिए दस्तावेज़ों की सीमाओं से मेल खानी चाहिए। डिग्री और उसका अंकपत्र या तो एक दस्तावेज़ हैं या दो, और यह शर्त की भाषा तय करती है, आपकी सुविधा नहीं।

उल्टी ग़लती भी उतनी ही आम है: चार शीट का अंकपत्र चार फ़ाइलों में अपलोड कर देना, क्योंकि स्कैनर ने उन्हें अलग-अलग दिया था। यहीं merge-pdf चाहिए: एक दस्तावेज़ को एक फ़ाइल के रूप में पहुँचना चाहिए।

शर्त में «एक ही फ़ाइल में» लिखा हो और कई दस्तावेज़ गिनाए गए हों, तो उस फ़ाइल के भीतर का क्रम भी आम तौर पर बताया होता है। उसका अक्षरशः पालन कीजिए: समिति पुलिंदे को सूची से मिलाकर पढ़ती है।

पेजों की सीमा और उसे कैसे निभाएँ

कई शर्तों में लंबाई की छत होती है: प्रेरणा-पत्र दो पेज से ज़्यादा नहीं, पोर्टफ़ोलियो बीस से ज़्यादा नहीं, बायोडेटा एक शीट पर।

यहाँ दो अलग सीमाओं को मत मिलाइए। पेजों की सीमा का फ़ाइल के वज़न से कोई नाता नहीं, और कंप्रेशन उसे हल नहीं करता: कंप्रेस किया दस्तावेज़ कम वज़नी होता है और उसमें पेज उतने ही रहते हैं।

अतिरिक्त पेज चुनाव से हटते हैं। extract-pages सिर्फ़ मनचाही शीट से नई फ़ाइल बनाता है, और बड़े पोर्टफ़ोलियो को चयन में बदलना हो तो यही सही क़दम है।

नतीजा स्क्रॉल करके नहीं, दस्तावेज़ के गुणों में दिए पेज-गणक से जाँचिए। आवरण पृष्ठ, ख़ाली पिछला पन्ना और सूची वाला पेज बाक़ी सबकी तरह गिने जाते हैं, और वही अक्सर पुलिंदे को सीमा के बाहर धकेलते हैं।

पुलिंदा कैसे तैयार करें

1. शर्तों की सूची स्तंभ में लिखिए: एक शर्त, एक पंक्ति। 2. हर दस्तावेज़ को उसकी अपनी फ़ाइल में जोड़िए, उसी दस्तावेज़ के पेज मिलाकर। 3. छत बताई गई हो तो पेज चुनकर लंबाई उस तक लाइए। 4. दाख़िला प्रणाली दस्तावेज़ों में खोज करती हो तो ocr-pdf से स्कैन पहचानिए। 5. फ़ाइलों के गुण साफ़ कीजिए। 6. सबसे अंत में compress-pdf से कंप्रेस कीजिए। 7. शर्तों की सूची दोबारा देखिए और हर पंक्ति के सामने एक तैयार फ़ाइल रखिए।

एक ही पुलिंदे में कई भाषाओं के दस्तावेज़

अंतरराष्ट्रीय आवेदन में लगभग हमेशा जोड़े होते हैं: मूल दस्तावेज़ और उसका अनुवाद।

उन्हें कैसे देना है, यह शर्त की भाषा पर निर्भर करता है। शर्त एक हो और अनुवाद सहित दस्तावेज़ की बात करे, तो दोनों को एक फ़ाइल में रखिए, क्रम में मूल और फिर अनुवाद। दो शर्तें हों तो दो फ़ाइलें रहने दीजिए।

प्रमाणित अनुवाद को दोबारा बनाना बिल्कुल नहीं चाहिए। उसे अनुवादक की टिप्पणी, मुहर और सिलाई समेत पूरा स्कैन किया जाता है, क्योंकि यही तत्व उसे प्रमाणित बनाते हैं। ऐसे स्कैन से «सिर्फ़ टेक्स्ट» निकालना विकल्प नहीं है।

दूसरी भाषाओं के दस्तावेज़ों में टेक्स्ट पहचान के बारे में अलग से। अंग्रेज़ी और रूसी पैकेज उपलब्ध हैं। लातिनी लिपि अंग्रेज़ी से पहचानी जाती है, पर डायक्रिटिक चिह्न खो जाते हैं, इसलिए फ़्रांसीसी, जर्मन, स्पेनी या पुर्तगाली पाठ में उच्चारण-चिह्नों की ग़लतियाँ रहेंगी। जिस दस्तावेज़ को इंसान पढ़ेगा उसके लिए यह मायने नहीं रखता; जो प्रणाली उपनाम का ठीक मिलान करती है, उसके लिए रख सकता है।

अंतिम तिथि और कौन सा संस्करण चढ़ा

मुसीबतों की एक अलग श्रेणी, जहाँ दस्तावेज़ सही होता है और चढ़ा हुआ संस्करण ग़लत।

आवेदन की फ़ाइलें फ़ोल्डर में «motivation_final», «motivation_final2», «motivation_final_ok» जैसे नामों से पड़ी रहती हैं। तिथि से पहली रात ग़लत वाली चुन ली जाती है, और फ़ॉर्म में यह पकड़ना असंभव है: वह फ़ाइल का नाम दिखाता है, सामग्री नहीं।

एक सीधा काम मदद करता है: अपलोड के बाद फ़ाइल को फ़ॉर्म से ही वापस डाउनलोड कीजिए और खोलिए। यही अकेला तरीक़ा है अपनी आँखों से देखने का कि प्रणाली ने असल में क्या लिया। इसमें एक मिनट लगता है और आपदाओं का एक पूरा वर्ग हट जाता है।

अंतिम तिथि का दूसरा नियम: आख़िरी घंटे में पुलिंदा कंप्रेस मत कीजिए। कंप्रेशन फ़ाइल बदल देता है, और नतीजा जाँचने का समय नहीं बचता। वज़न एक दिन पहले ठीक कीजिए और आख़िरी दिन सिर्फ़ अपलोड कीजिए।

सामग्री के अलावा समिति क्या देखती है

दस्तावेज़ के गुण फ़ाइल के साथ जाते हैं और किसी भी व्यूअर में दिखते हैं। विद्यार्थियों के आवेदनों में वहाँ नियमित रूप से कुछ अनचाहा निकल आता है।

किसी वेबसाइट से उतारे टेम्पलेट से बचा दस्तावेज़ का शीर्षक। संपादक की सेटिंग से आया लेखक का नाम, कभी पराया भी अगर फ़ाइल आपने नहीं बनाई। «यूनिवर्सिटी के लिए पत्र तीसरी कोशिश» जैसा भीतरी शीर्षक।

इनमें से कोई फ़ील्ड दाख़िले पर असर नहीं डालता, पर सभी समिति पढ़ती है। ये set-pdf-metadata में मौजूदा मान मिटाने वाला विकल्प चालू करके हटते हैं, और इसका सही समय अंतिम कंप्रेशन से ठीक पहले है।

पोर्टफ़ोलियो और उसका वज़न

पोर्टफ़ोलियो पुलिंदे का अकेला हिस्सा है जहाँ वज़न आम तौर पर समस्या बनता है: वे तस्वीरें हैं, और बहुत सारी हैं।

क्रम वही है जो हर जगह: पहले माँगी गई पेज संख्या तक आना, फिर ज़रूरत हो तो पहचानना, और उसके बाद ही कंप्रेस करना। कंप्रेशन अंत में इसलिए कि उसके बाद की कोई भी प्रोसेसिंग फ़ाइल दोबारा भारी कर देती है।

कंप्रेस करने के बाद भी पोर्टफ़ोलियो वज़न में न आए तो गुणवत्ता और गिराना आम तौर पर ग़लती है: कृतियाँ पढ़ने लायक़ नहीं रहतीं, और मूल्यांकन उन्हीं का होता है। समझदारी है चयन छोटा करना, कम कृतियाँ बेहतर गुणवत्ता में रखना।

ऐसे नाम जो इंसान पढ़ेगा

फ़ॉर्म आम तौर पर समिति को वही नाम दिखाता है जिससे फ़ाइल अपलोड हुई थी। पुलिंदे में यही अकेली जगह है जहाँ आप सीधे किसी व्यक्ति से बात करते हैं, और उसे `scan_0043.pdf` पर ख़र्च कर देना अफ़सोस की बात है।

समझदार ढाँचा है उपनाम, दस्तावेज़ का प्रकार, भाषा: `Ivanov_diploma_en.pdf`, `Ivanov_transcript_ru.pdf`। यह फ़ाइल खोले बिना पढ़ा जाता है, वर्णक्रम में सही क्रम में जमता है, और इसमें ऐसा कुछ नहीं जो प्रणालियों के बीच जाते समय टूट जाए।

किससे बचें: आवेदन अंतरराष्ट्रीय हो तो नामों में स्थान और ग़ैर-लातिनी अक्षरों से। औपचारिक रूप से वे मान्य हैं, पर कुछ प्रणालियाँ निर्यात के समय ऐसे नाम दोबारा कूटबद्ध कर देती हैं, और उपनाम की जगह समिति को चिह्नों की क़तार दिखती है। नियम सख़्त नहीं है, पर उसका पालन बाद में सफ़ाई देने से सस्ता पड़ता है।

नाम के भीतर बिंदु भी फ़ालतू हैं: `Ivanov.diploma.final.pdf` कुछ प्रणालियों में पहले बिंदु पर कट जाता है।

भेजने से पहले की जाँच

तीन बातें, हर एक एक मिनट से कम की।

हर फ़ाइल के गुणों में पेज-गणक और शर्तों की छत का मिलान।

हर फ़ाइल को उस प्रोग्राम के बजाय ब्राउज़र में खोलना जिसमें आपने काम किया: ब्राउज़र का रीडर दाख़िला प्रणालियों में चलने वाली चीज़ के सबसे क़रीब है और पेज के घुमाव अलग ढंग से दिखाता है।

शर्तों की सूची का अपलोड की गई फ़ाइलों के नामों से मिलान। अपने फ़ोल्डर की सामग्री से नहीं, बल्कि उससे जो फ़ॉर्म अपलोड के बाद दिखाता है।