Como anotar e comentar um PDF online

Como adicionar uma nota a uma página de PDF

Mandar um documento a um colega e explicar o que está errado funciona melhor na própria página do que no corpo do e-mail. A ferramenta de notas faz exatamente isso: desenha um adesivo amarelo com o seu texto sobre as páginas escolhidas. O importante é entender o que sai daí, porque aqui a palavra «anotação» significa algo diferente do que num leitor.

Isso é um carimbo, não um comentário

Os comentários de PDF que todos conhecem do Acrobat e dos visualizadores de navegador são objetos à parte dentro do arquivo. Dá para abri-los, recolhê-los, responder, marcar como resolvidos e apagar sem tocar na página.

A nota que esta ferramenta coloca é construída de outro jeito. Ela é desenhada direto no conteúdo da página: um retângulo, uma borda e texto. No arquivo não aparece nenhum objeto de comentário, e isso se confere no resultado pronto: a lista de anotações da página fica vazia.

Daí saem três consequências práticas que vale pesar antes de enviar qualquer coisa.

A nota é visível em toda parte: no navegador, no celular, num sistema de gestão documental que não mostra comentários. Não há nada para ativar e nada que possa deixar de aparecer.

A nota é impressa. Um comentário comum não sai na impressão por padrão; esta faz parte da página.

A nota não sai sem refazer o documento. Nem o destinatário nem você a retiram com um clique; seria preciso o arquivo original. Trabalhe, portanto, numa cópia e não no seu único exemplar.

Onde o adesivo aterrissa

A posição é dada em frações da página e não em milímetros, então o mesmo conjunto de números se comporta igual em A4 e em A3.

A vertical é medida a partir do topo, não de baixo. Vale guardar isso: um valor de 0,9 desce a nota quase até a borda inferior em vez de subi-la ao topo.

Os dois deslocamentos são limitados em 0,95, então o adesivo não pode ser empurrado para fora da página. A largura também é aparada na borda direita: um adesivo que não cabe termina no corte da folha em vez de sair dela.

Há também um tamanho mínimo, em torno de 32 por 14 milímetros. Não dá para pedir um adesivo menor nem com frações minúsculas: um retângulo pequeno demais para conter texto não serve de nada.

Os valores padrão põem o adesivo no quarto superior esquerdo da página, ocupando metade da largura. Num documento de margens comuns isso cai acima do primeiro parágrafo ou em cima dele. Se esse conteúdo importa, leve o adesivo para a margem ou para baixo, em vez de contar com a transparência dele.

Como colocar a nota

1. Abra o annotate-pdf e envie o documento. 2. Marque na grade de prévias as páginas que precisam da nota. 3. Digite o texto. Curto funciona melhor, e a seção seguinte explica por quê. 4. Ajuste a posição e o tamanho do adesivo se for preciso. 5. Rode o processamento e baixe o resultado. 6. Abra o arquivo e leia a nota inteira. Inteira mesmo.

O texto longo é cortado em silêncio

Essa é a principal armadilha da ferramenta. O texto quebra por palavras dentro do adesivo, e as linhas que não cabem na altura simplesmente não são desenhadas. Nenhum aviso, nenhuma reticência, nenhuma pista de que parte do texto ficou fora de quadro.

Verificado com uma nota longa em vários tamanhos de adesivo:

As duas dimensões funcionam, mas de jeitos diferentes. A largura acrescenta caracteres por linha e nada mais. A altura acrescenta linhas e corpo ao mesmo tempo: a letra é calculada a partir dela até bater no teto de 18 pontos. Um adesivo largo e baixo comporta muito texto pequeno; um alto e estreito comporta menos, porém maior.

Daí duas regras. Escreva curto: uma ideia, no máximo duas linhas. Se o texto ficar mesmo mais longo, aumente o adesivo nos dois sentidos ao mesmo tempo, já que cada um sozinho rende cerca da metade.

E abra sempre o resultado. Uma nota cortada no meio da frase parece terminada, e a perda só se percebe pelo sentido.

A cor e a fonte não são configuráveis

O adesivo é sempre o mesmo: preenchimento amarelo pálido translúcido, borda âmbar de um ponto e meio, texto marrom escuro. Nem cor nem opacidade aparecem entre os parâmetros.

O preenchimento deixa passar cerca de metade do que está por baixo, então o texto sob o adesivo continua legível. Isso é conveniente quando a nota se refere a um parágrafo específico e deve ficar ao lado dele, mas também significa que com ele não dá para cobrir nada.

O corpo da letra também não é definido. Ele é derivado da altura do adesivo e fica entre 8 e 18 pontos. Com os ajustes padrão sai o limite de cima, 18 pontos, bem maior que o texto corrente do documento, e isso é de propósito.

Uma nota para todas as páginas marcadas

Escreve-se um texto e ele é posto em cada página marcada no mesmo ponto. Notas diferentes em páginas diferentes numa única passagem não existem.

Se for isso o que você precisa, há dois caminhos. Passar o documento várias vezes, escolhendo a cada volta outras páginas e outro texto. Ou ir para o edit-pdf, onde os blocos de texto são colocados um a um onde você quiser.

As páginas não são redesenhadas: a nota se apoia sobre a página real, então o texto do documento continua texto e os links seguem funcionando.

A seleção de páginas é estrita: um número além do fim do documento para a tarefa inteira em vez de ser ignorado. Um documento com senha de abertura também não é processado, então a proteção precisa sair antes.

Em que isso difere das ferramentas vizinhas

Quatro ferramentas fazem coisas parecidas por fora, e confundi-las sai caro.

O add-watermark ou espalha uma linha de texto na diagonal por toda a página, ou a carimba uma única vez num ponto escolhido. A opacidade é ajustável, o ângulo não: a diagonal é fixa. Ele fala do estado do documento, «Cópia» ou «Rascunho», não de uma observação sobre um parágrafo.

O sign-pdf acrescenta uma assinatura e grava o nome de quem assina nas propriedades do arquivo. Uma nota não escreve nada nas propriedades.

O redact-pdf tarja e remove de verdade o conteúdo. Um adesivo translúcido não substitui isso: o que está por baixo continua ali e sai num copiar e colar.

O compare-pdf encontra sozinho as diferenças entre duas versões e as destaca. Se a tarefa é mostrar o que mudou, marcar à mão é desnecessário.