Word para PDF: o que conferir antes de enviar

De Word para PDF: por que o resultado difere do que estava na tela

O documento parecia exatamente certo no Word, e no PDF os títulos escorregaram, uma tabela se espalhou por duas páginas e os números do sumário já não batem. A causa quase sempre é a mesma, e não é o conversor.

A conversão não acontece no seu computador

Um arquivo `.docx` não é uma imagem da página, e sim uma descrição do conteúdo: texto, estilos, recuos e uma indicação de com que fonte aquilo está composto. Como tudo isso se acomoda na folha só se decide na hora de desenhar.

Quem desenha é o LibreOffice num servidor. Ele tem seu próprio conjunto de fontes, e nenhuma das do seu computador está nele. Se o documento está composto numa fonte que o servidor não tem, escolhe-se uma parecida.

Uma fonte parecida quase nunca tem as mesmas larguras de caractere. Uma linha que ocupava noventa milímetros passa a ocupar noventa e três, a última palavra não cabe mais e desce, e a última linha do parágrafo vai para a página seguinte. O efeito se acumula, e lá pela décima página a diferença fica evidente.

Quais fontes sobrevivem à viagem sem deslocamento

Isso é o principal a conferir antes de converter. O servidor carrega um conjunto de fontes escolhido justamente para que as métricas coincidam com as das fontes de escritório mais comuns.

As cinco primeiras linhas são as fontes padrão do Word ao longo das versões, e é por isso que um documento comum converte sem surpresas. Os problemas começam onde um designer escolheu uma fonte de marca, ou o autor escolheu Georgia, Garamond ou Segoe UI.

Conclusão prática: se o documento vai virar PDF e não ficar no Word, componha-o com uma fonte das cinco primeiras linhas. Chato e confiável.

Como fazer a conversão

1. Veja com que fonte o documento está composto: o Word mostra isso nas propriedades do estilo. 2. Abra o word-to-pdf e envie o arquivo. 3. Deixe o tamanho da página em origem se a diagramação já está ajustada ao formato desejado. 4. Rode a conversão e baixe o resultado. 5. Compare o número de páginas com o documento original. Bateu, a diagramação sobreviveu; não bateu, entrou a substituição de fonte.

Comparar as contagens de páginas é a conferência mais rápida que existe. Custa um segundo e pega justamente a classe de problema que, de outro modo, quem descobre é o destinatário.

O que a incorporação de fontes faz de verdade

A chave de incorporação vem ligada, e o nome dela é mais amplo que o comportamento.

Ela governa a incorporação das fontes padrão no PDF final. Fontes não padrão encontradas durante a conversão são incorporadas independentemente dela: sem isso, o documento apareceria diferente para quem recebe e para quem envia, que é exatamente o problema que o PDF existe para resolver.

Segue daí que desligá-la para reduzir peso costuma ser inútil: economizam-se dezenas de quilobytes e aumenta o risco de o leitor ver outra fonte. Se o arquivo precisa emagrecer, a ferramenta é o compress-pdf, que trabalha sobre imagens, onde o ganho é uma ordem de grandeza maior.

Tamanho da página: origem contra A4

O padrão é origem, o que significa que a configuração da página vem do próprio documento. Se no Word havia A4 com margens de dois centímetros, é isso que sai.

Escolher A4 ou Letter aciona outro mecanismo: as páginas são desenhadas primeiro conforme a configuração do documento e depois cada uma é encaixada na folha escolhida. O conteúdo é escalado inteiro, com as proporções mantidas, e centralizado. Páginas deitadas recebem folha deitada, então um encarte na horizontal no meio de um documento em pé não acaba de lado.

Daí a regra. Origem para documentos cuja diagramação já está ajustada. Formato fixo para quando o resultado precisa ser estritamente A4 independentemente do original: por exemplo, um documento chegou de um fornecedor em Letter americano e precisa ser entregue em A4.

O velho formato .doc e o que ele ignora

Arquivos salvos como `.doc` por versões antigas do Word são convertidos por uma via à parte, como estão.

Tamanho de página e incorporação de fontes não se aplicam a eles. A ferramenta não finge o contrário: se você definiu essas opções, chega um aviso enumerando o que foi ignorado.

O conserto é simples e completo: abra o arquivo em qualquer processador de texto e salve como `.docx`. Depois disso todos os ajustes ficam disponíveis e, de quebra, some parte dos problemas de diagramação antiga.

Quando a diagramação se perde por inteiro

Existe um cenário à parte em que o resultado é texto puro sobre páginas brancas: sem imagens, sem tabelas, sem tipografia.

É assim que se parece a via reserva, acionada quando a conversão completa não está disponível. Ela não é silenciosa: o resultado vem com um aviso de que o documento foi montado de forma simplificada e a diagramação não foi preservada.

Se receber um arquivo desses, não o repasse. Repita a conversão: a via reserva entra por motivos temporários e na tentativa seguinte em geral não dispara.

À parte, sobre documentos com senha. Um `.docx` protegido por senha de abertura é construído de outro jeito por dentro e não converte. A senha precisa sair no Word.

A lista de conferência antes de publicar

Cinco pontos, dez segundos cada.

O número de páginas do PDF bate com o do Word.

O sumário, se houver, aponta para as páginas certas: seus números foram escritos pelo Word e ficam errados assim que a diagramação se move.

As tabelas não se espalharam por linhas nem partiram no meio para a página seguinte.

As propriedades do documento não trazem nada sobrando. O Word põe ali um nome de autor vindo das configurações da conta, e ele sai pelo set-pdf-metadata.

Cabeçalhos, rodapés e números de página estão no lugar: são definidos por seção e às vezes escapam da margem quando uma fonte é substituída.

Uma última observação que poupa nervos. A conversão inversa pelo pdf-to-word não recupera o documento original: ela constrói um novo a partir da aparência da página. Corrija a origem no Word e converta de novo, em vez de editar o resultado de uma conversão inversa.