PDF não carrega no portal de inscrição: soluções

O dossiê para a universidade: montar de modo que seja aceito

Uma inscrição em universidade se distingue de um formulário comum num ponto: os documentos são muitos, cada um tem seus requisitos, e depois do prazo nada se conserta. Uma recusa aqui custa mais do que em qualquer outra situação de envio de arquivos.

Vamos tratar a montagem do dossiê como uma tarefa com resultado verificável.

O dossiê é uma lista de requisitos, não uma pasta de arquivos

O primeiro e mais caro erro é pôr tudo num PDF porque «pediram documentos». Os requisitos costumam ser vários, cada um com seu campo no formulário, e um dossiê colado é recusado por falta de peça.

Uma regra de partida útil: as fronteiras entre arquivos devem seguir as fronteiras entre documentos da lista de requisitos. O diploma e o histórico escolar são ou um documento ou dois, e isso decide a redação do requisito, não a sua comodidade.

O erro contrário é igualmente comum: um histórico de quatro folhas enviado em quatro arquivos, porque o scanner os entregou separados. É justamente para isso que existe o merge-pdf: um documento deve chegar como um arquivo.

Se o requisito diz «em um único arquivo» e enumera vários documentos, a ordem dentro dele em geral também está indicada. Siga-a ao pé da letra: a comissão lê o dossiê contra a lista.

Limites de páginas e como cumpri-los

Muitos requisitos trazem um teto de extensão: uma carta de motivação de no máximo duas páginas, um portfólio de até vinte, um currículo em uma folha.

Não confunda aqui dois limites diferentes. Um limite de páginas nada tem a ver com o peso do arquivo, e a compressão não o resolve: um documento comprimido pesa menos e contém exatamente as mesmas páginas.

Páginas sobrando saem por seleção. O extract-pages monta um arquivo novo apenas com as folhas desejadas, e esse é o movimento certo quando um portfólio grande precisa virar uma seleção.

Confira o resultado pelo contador de páginas nas propriedades do documento, e não rolando a tela. Uma capa, um verso em branco e uma página de sumário contam como qualquer outra, e são justamente elas que empurram um dossiê para fora do limite.

Como montar o dossiê

1. Escreva a lista de requisitos em coluna: um requisito, uma linha. 2. Monte cada documento em seu próprio arquivo, unindo as páginas daquele documento. 3. Ajuste a extensão ao teto indicado selecionando páginas. 4. Reconheça as digitalizações com o ocr-pdf se o sistema de admissão busca entre documentos. 5. Limpe as propriedades dos arquivos. 6. Comprima com o compress-pdf por último. 7. Percorra a lista de requisitos de novo, casando cada linha com um arquivo pronto.

Documentos em vários idiomas num mesmo dossiê

Uma inscrição internacional quase sempre contém pares: o documento original e sua tradução.

Como apresentá-los depende da redação do requisito. Se o requisito for um e falar de documento com tradução, junte os dois num arquivo, na ordem original e depois tradução. Se forem dois requisitos, deixe dois arquivos.

Uma tradução juramentada não deve ser remontada de forma alguma. Ela é digitalizada inteira, com o termo do tradutor, o carimbo e a costura, porque são esses elementos que a tornam juramentada. Tirar dessa digitalização «só o texto» não é opção.

Uma observação à parte sobre reconhecimento de texto em documentos de outros idiomas. Há pacotes de inglês e russo. O alfabeto latino é reconhecido pelo inglês, mas os diacríticos se perdem, então textos em francês, alemão, espanhol ou português terão erros nos acentos. Para um documento que uma pessoa lê isso não pesa; para um sistema que compara um sobrenome exato, pode pesar.

O prazo e qual versão subiu

Uma categoria própria de infortúnios, em que o documento é o certo e subiu a versão errada.

Os arquivos da inscrição vivem numa pasta com nomes do tipo «motivacao_final», «motivacao_final2», «motivacao_final_ok». Na noite anterior ao prazo escolhe-se o errado, e o formulário torna isso impossível de notar: ele mostra um nome de arquivo, não o conteúdo.

Uma ação simples ajuda: depois de enviar, baixe o arquivo de volta pelo formulário e abra. É o único jeito de ver com os próprios olhos o que o sistema realmente aceitou. Custa um minuto e elimina uma classe inteira de catástrofes.

Segunda regra do prazo: não comprima o dossiê na última hora. A compressão muda o arquivo, e já não sobra tempo para conferir o resultado. Ajuste o peso com um dia de antecedência e use o último dia só para enviar.

O que a comissão vê além do conteúdo

As propriedades do documento viajam com o arquivo e aparecem em qualquer visualizador. Em inscrições de estudantes surge ali algo indesejado com regularidade.

Um título de documento herdado de um modelo baixado de algum site. Um nome de autor vindo das configurações do editor, às vezes alheio, se o arquivo não foi feito por você. Um título interno do tipo «carta para a facul tentativa 3».

Nenhum desses campos afeta a admissão, mas todos são lidos pela comissão. Eles saem pelo set-pdf-metadata com a opção de apagar o existente ligada, e o momento certo é logo antes da compressão final.

O portfólio e seu peso

O portfólio é a única parte do dossiê em que o peso costuma virar problema: são imagens, e são muitas.

A ordem é a mesma de sempre: primeiro chegar à quantidade de páginas exigida, depois reconhecer se preciso, e só então comprimir. A compressão por último porque qualquer processamento depois dela infla o arquivo de novo.

Se depois de comprimido o portfólio ainda não couber no peso, baixar mais a qualidade costuma ser erro: os trabalhos deixam de ser legíveis, e são os trabalhos que se avaliam. O sensato é encurtar a seleção, mantendo menos peças com qualidade melhor.

Nomes de arquivo que uma pessoa vai ler

O formulário normalmente mostra à comissão o nome com que o arquivo foi enviado. É o único lugar do dossiê em que você fala diretamente com uma pessoa, e gastá-lo em `scan_0043.pdf` é desperdício.

Um esquema sensato é sobrenome, tipo de documento, idioma: `Ivanov_diploma_pt.pdf`, `Ivanov_historico_ru.pdf`. Ele se lê sem abrir o arquivo, ordena-se alfabeticamente na sequência certa e não contém nada que possa quebrar ao passar entre sistemas.

O que evitar: espaços e caracteres não latinos nos nomes se a inscrição for internacional. Formalmente são permitidos, mas alguns sistemas recodificam esses nomes ao exportar, e em vez de um sobrenome a comissão vê uma sequência de símbolos. A regra não é rígida, mas segui-la sai mais barato do que dar explicações depois.

Pontos dentro do nome também sobram: `Ivanov.diploma.final.pdf` é cortado no primeiro ponto em alguns sistemas.

A conferência antes de enviar

Três coisas, cada uma de menos de um minuto.

O contador de páginas nas propriedades de cada arquivo contra o teto dos requisitos.

Abrir cada arquivo num navegador e não no programa em que você trabalhou: o leitor de um navegador é o mais próximo do que roda nos sistemas de admissão, e trata as rotações de página de outro jeito.

Cruzar a lista de requisitos com os nomes dos arquivos enviados. Não com o conteúdo da sua pasta, mas com o que o formulário mostra depois do envio.