PDF não anexa no e-mail: causas e solução

O PDF não anexa ao e-mail: onde fica de verdade a fronteira

A situação parece simples: o arquivo é menor que o limite anunciado e a mensagem não sai. Ou sai e nunca chega. A causa quase sempre é uma de duas coisas sobre as quais os serviços de e-mail não falam: um anexo pesa mais dentro da mensagem do que no disco, e os limites não são um só.

Vinte megabytes de arquivo são quase vinte e sete de mensagem

O e-mail é um protocolo de texto. Um arquivo binário não pode viajar por ele diretamente, então o anexo é recodificado em texto: a cada três bytes do original correspondem quatro caracteres. O acréscimo é de exatamente um terço, e a isso se somam cabeçalhos e quebras de linha.

A aritmética prática: multiplique o tamanho do arquivo por 1,37 e terá o tamanho aproximado da mensagem.

Daí a conclusão prática: um limite de 25 megabytes admite com folga um arquivo de uns dezoito. Um limite de 20 megabytes admite uns catorze.

A codificação não é mania de um provedor específico, é propriedade do protocolo. O envio de um resultado para um endereço de e-mail, recurso embutido neste serviço, funciona igual: o arquivo é codificado pelo mesmo método, e ali o limite de anexo é próprio, perto de quinze megabytes.

Há dois limites, e vence o menor

A segunda fonte de confusão. Seu serviço de e-mail limita a mensagem que sai, o servidor do destinatário limita a que entra, e esses dois números não têm relação.

Serviços pessoais ficam entre vinte e vinte e cinco megabytes. Servidores corporativos são configurados por administradores, e ali aparece de tudo: dez megabytes, cinco, às vezes menos. Organizações com muito trâmite cortam anexos de propósito para poupar armazenamento.

Esse caso tem uma assinatura característica. A mensagem sai da sua pasta de enviados sem erro e, minutos depois, chega uma devolução de um servidor alheio. Ela quase sempre informa o motivo e o teto exato de quem recebe. Vale ler essa mensagem inteira: é o único lugar onde aquele limite lhe é revelado.

Se ninguém informou requisitos, dez megabytes é um alvo sensato. Esse valor passa praticamente em todo lugar.

Como caber no limite

1. Veja o tamanho real do arquivo nas propriedades, não a olho. 2. Multiplique por 1,37 e compare com o limite do seu e-mail. 3. Se não couber, abra o compress-pdf e comprima o documento. 4. Confira o novo tamanho: com os ajustes padrão, a compressão tira uma parcela visível de digitalizações e quase nada de documentos de texto. 5. Se mesmo assim continuar grande, corte com o split-pdf e envie em partes. 6. Envie a mensagem para você mesmo antes de mandar ao destinatário; assim você vê a devolução antes dele.

Quando comprimir não resolve

A compressão é impotente num caso específico: o arquivo já é ótimo. Isso acontece com documentos exportados direto de um editor e com arquivos que já foram comprimidos uma vez.

O serviço é honesto quanto a isso e devolve o arquivo original intocado, dizendo em mensagem própria: nenhuma passagem de compressão produziu algo menor que a entrada. Isso é informação, não falha. A garantia aqui é simples: o resultado nunca pesa mais do que aquilo que você enviou.

Restam três caminhos, e eles não são equivalentes.

Dividir o documento em partes. Sempre funciona, mas o destinatário recebe várias mensagens e precisa remontá-las. Nomeie as partes para que a ordem se leia de imediato: parte 1 de 3, parte 2 de 3.

Tirar o que não pertence ali. Se o arquivo tem páginas de que o destinatário não precisa, o remove-pages leva o peso delas por inteiro e não em fração. Muitas vezes isso supera qualquer compressão.

Tirar a cor. Uma digitalização em escala de cinza pesa por volta da metade de uma colorida, porque três canais de cor são trocados por um de luminosidade. O pdf-to-grayscale faz exatamente isso. Lembre que ele redesenha as páginas como imagens, então a camada de texto some: irrelevante para um documento que uma pessoa vai ler, importante para um em que se vai buscar.

Um link em vez de anexo: quando cabe

Os grandes serviços de e-mail oferecem trocar um anexo grande demais por um link para a nuvem. A tentação de aceitar é forte, mas essa escolha tem um custo que vale pensar antes.

Um link vive por regras próprias. As permissões são configuradas à parte e, por padrão, muitas vezes ficam abertas a qualquer um que tenha o link. O arquivo continua disponível depois de a mensagem ser lida e continua na sua nuvem até você apagá-lo. Um destinatário que encaminha a mensagem encaminha o acesso junto.

Para um documento de trabalho, um contrato ou um pacote de dados pessoais isso costuma ser inaceitável, e o caminho certo é caber no limite em vez de contorná-lo. Para um rascunho, uma apresentação ou um conjunto de fotos, o link é mais cômodo que o anexo e não cria problema.

Vale lembrar ainda que algumas organizações cortam links externos para nuvem no mesmo gateway em que cortam anexos. Nesse caso o link falha exatamente como o arquivo falhou.

O que se confunde com limite de tamanho

Algumas recusas parecem problema de tamanho e são causadas por outra coisa.

Um arquivo com conteúdo ativo dentro. Um PDF pode carregar scripts e arquivos embutidos, e gateways de e-mail eliminam esses documentos por inteiro ou os substituem por um marcador. O tamanho não tem nada a ver. Reconstruir o documento por qualquer processamento em geral resolve, porque o resultado é montado de novo.

Uma extensão que não bate com o conteúdo. Se o arquivo se chama `.pdf` e traz um compactado ou uma imagem, alguns filtros reagem à divergência entre a assinatura do arquivo e o nome.

O tamanho total da mensagem e não o de um anexo. Cinco arquivos de quatro megabytes dão vinte megabytes antes da codificação e cerca de vinte e sete depois. O limite conta a mensagem inteira, então um pacote de anexos convém montar num PDF só com o merge-pdf ou espalhar por várias mensagens.

A conferência antes de enviar

Existe um truque que poupa uma rodada de correspondência. Envie a mensagem primeiro para você mesmo, com um segundo endereço seu em outro serviço de e-mail em cópia.

Em um minuto você verá três coisas: se a mensagem passou pelo seu limite de saída, se chegou a um servidor alheio, e como o anexo aparece do outro lado. Este último não é detalhe: alguns gateways renomeiam anexos ou os empacotam num compactado, e o destinatário recebe algo diferente do que você enviou.