PDF-Dateigröße online reduzieren

Warum PDFs so groß werden

Gescannte Dokumente sind groß, weil jede Seite als Bild in voller Auflösung gespeichert wird. Eine A4-Seite, die mit 300 dpi gescannt wurde, ergibt eine Bilddatei von 1 bis 3 MB. Fünfzig Seiten bedeuten 50 bis 150 MB, bevor die Datei überhaupt bei Ihnen ankommt. PDFs, die aus Word, Excel oder PowerPoint exportiert wurden, wachsen ebenfalls an: Die Anwendung bettet neben dem eigentlichen Inhalt eine Vorschaugrafik für jede Seite ein, dazu Schriftdaten und Metadaten, die sich bei jedem Speichervorgang ansammeln. In beiden Fällen lässt sich ein Großteil dieser zusätzlichen Daten entfernen, ohne dass sich am Erscheinungsbild etwas ändert.

Was beim Komprimieren passiert

Die Komprimierung reduziert die Bildauflösung auf ein bildschirmtaugliches Niveau, typischerweise etwa 150 dpi. Das reicht für die Anzeige auf jedem Monitor aus. Gleichzeitig werden eingebettete Vorschaubilder, redundante Metadaten und doppelte Ressourcenobjekte entfernt, die sich in Dateien ansammeln, die mehrfach geöffnet und gespeichert wurden. Text in PDFs wird anders gespeichert als Bilder und verwendet eine eigene verlustfreie Komprimierung. Lesbarer Text im Dokument bleibt genauso scharf wie vorher. Ausgefüllte Formularfelder bleiben erhalten. Was sich ändert, ist ausschließlich die Bildqualität, und zwar nur bei Auflösungen, die der Bildschirm ohnehin nicht darstellen kann.

Um wie viel die Datei schrumpft

Das Ergebnis hängt fast vollständig vom Inhalt ab. Gescannte Dokumente werden typischerweise um 60 bis 80 Prozent kleiner. Ein gescannter Vertrag von 50 MB kommt oft als 8 bis 12 MB zurück. PDFs aus Word oder Excel werden in der Regel um 10 bis 30 Prozent kleiner, da die eingebetteten Bilder bereits vernünftig komprimiert sind. PDFs von Websites oder von Druckertreibern schrumpfen manchmal kaum, weil die erzeugende Software beim Export bereits eine Komprimierung angewendet hat. Wenn sich Ihre Datei kaum verändert, war ihr Inhalt wahrscheinlich von Anfang an nahezu optimal komprimiert.

Wann Bildschirmqualität nicht ausreicht

Für die meisten Zwecke sind Bilder mit 150 dpi ausreichend. E-Mail-Anhänge, gemeinsam genutzte Dokumente, Online-Formulare und digitale Archive lassen sich auf dem Bildschirm problemlos lesen. Eine Ausnahme bildet der Druck. Wenn das komprimierte PDF in eine Druckerei oder auf einen Kopierer geht, der physische Kopien in einem Format größer als A5 produziert, prüfen Sie das Ergebnis vorher. Öffnen Sie die komprimierte Version, zoomen Sie auf 100 Prozent und schauen Sie sich Fotos, Diagramme sowie Unterschriften und Stempel genau an. Wenn diese unscharf aussehen, war das Original wahrscheinlich ein Scan, und das komprimierte Ergebnis wird in großen Formaten leicht unscharf drucken. Bei Einreichungen bei Behörden oder Gerichten sind manchmal Mindestauflösungen vorgeschrieben. Prüfen Sie diese, bevor Sie komprimieren.

Was nach dem Herunterladen zu tun ist

Öffnen Sie zunächst die komprimierte Datei. Blättern Sie durch einige Seiten und zoomen Sie in mindestens einen bildreichen Abschnitt hinein. Wenn das Dokument Unterschriften, Stempel, Tabellen oder Diagramme enthält, die lesbar bleiben müssen, prüfen Sie diese gesondert. Wenn die Datei gedruckt werden soll, drucken Sie zunächst eine Testseite. Ist die Datei nach der Komprimierung immer noch zu groß, sind die häufigsten nächsten Schritte: leere Seiten entfernen, das Dokument für verschiedene Empfänger aufteilen oder ein gescanntes Dokument per OCR verarbeiten und als textbasiertes PDF speichern. Ein textbasiertes PDF mit eingebetteten Schriften ist fast immer kleiner als ein bildbasierter Scan bei gleicher sichtbarer Qualität.

Warum manche Dateien kaum schrumpfen

Wenn Ihr PDF um weniger als fünf Prozent kleiner wird, liegt das wahrscheinlich an einem dieser Gründe: Die Bilder in der Datei waren JPEG-Dateien, die beim Erstellen bereits komprimiert waren. Die Datei wurde von einem System erzeugt, das beim Export eine eigene Komprimierung angewendet hat. Oder das PDF wurde von einer Fotokopie gescannt, der Ausgangsinhalt war also bereits vor der PDF-Konvertierung in der Qualität gemindert. In diesen Fällen bringt erneutes Komprimieren kaum etwas. Sinnvoller ist es, unnötige Seiten zu entfernen, eingebettete Schriften zu reduzieren oder das Dokument aufzuteilen und nur die benötigten Teile zu versenden.

Checkliste vor dem Komprimieren

• Prüfen Sie das Größenlimit am Empfangsort. Die meisten E-Mail-Server akzeptieren Anhänge bis 10 bis 25 MB; Upload-Formulare sind oft strenger.
• Wenn das PDF ausfüllbare Felder enthält, überprüfen Sie nach der Komprimierung deren Funktionsfähigkeit.
• Für den Druck: Öffnen Sie die komprimierte Datei bei 100 Prozent und prüfen Sie, ob Bilder und Unterschriften noch scharf genug sind.
• Wenn die Datei nach der Komprimierung immer noch zu groß ist: Entfernen Sie zuerst leere Seiten, dann komprimieren Sie erneut.
• Bei behördlichen oder rechtlichen Einreichungen: Klären Sie die Mindestauflösungsanforderung vor dem Komprimieren.