Cómo revisar un PDF editado antes de enviarlo

Anota los cambios previstos, compara el original con el archivo final y revisa las líneas vecinas, las páginas y los campos de formulario. Firma al final: exportar desde el editor invalida la firma digital.

El destinatario abre tu archivo corregido una sola vez, y si hay un error, lo descubre él y no tú. Por eso, antes de enviarlo, compara el PDF final con el original en Comparar PDF y repasa una lista de control breve: si cambió todo lo que debía cambiar, si la edición afectó a las líneas vecinas y si las páginas, los campos de formulario y la firma están bien.

Aquí verás el orden de la revisión después de editar. Cómo leer el propio informe de comparación, qué significan los colores del resaltado y cómo funciona el resumen por páginas se explica a fondo en Comparar dos versiones de un PDF.

Anota qué debía cambiar

Sin una lista de cambios previstos, la revisión se queda en una impresión vaga de que «parece que todo está bien». Anota el número de página, el valor antiguo y el nuevo. Por ejemplo: en la página dos el plazo pasa del 15 al 20 de noviembre, el importe sigue siendo 48.750 y el anexo de tres páginas se conserva completo. Anota también lo que debe quedar intacto: datos bancarios, nombres de las partes, numeración de las cláusulas.

Guarda el original aparte y no lo sobrescribas. Si editaste en Editar PDF, el archivo final aparece debajo del editor después de pulsar «Aplicar cambios». Descárgalo y revisa justo esa copia descargada, no la imagen del editor. Ponle un nombre que no se confunda con el original, por ejemplo con la fecha. Así no compararás el original con una copia de sí mismo ni adjuntarás al correo la versión antigua del archivo.

Lo que te muestra el propio editor

Antes de exportar, pulsa «Comprobar resultado». La vista previa muestra la página tal como quedará en el PDF final y, encima de la imagen, una nota por cada cambio de texto. «Fuente sustituida» significa que la línea nueva está compuesta con una fuente distinta de la original: fíjate en si destaca frente a las líneas de alrededor. Una nota como «12 → 10 pt» indica que el tamaño del texto se redujo para que cupiera.

Si el texto de reemplazo es más largo que el anterior, en el ajuste «Si el texto no cabe» viene seleccionada por defecto la opción «Mover el texto contiguo», y en las notas aparece «Texto contiguo movido: N». Es el comportamiento previsto, pero justo esas líneas son las que debes mirar en el archivo terminado.

Una página en la que tapaste una zona con el botón «Tachar» (al pasar el cursor aparece «Añadir tachado») se exporta como imagen. Su texto ya no se puede seleccionar ni buscar, así que tenlo en cuenta al comparar.

Compara el original con el archivo final

Sube exactamente dos archivos: primero el original («antes») y después el editado («después»). En el PDF resaltado las dos mitades de cada doble página están rotuladas «Antes» y «Después». Si inviertes el orden, lo añadido aparecerá como eliminado. El «Formato del informe» es por defecto «Ambos informes»: las diferencias en texto y un PDF resaltado.

El ajuste «Ignorar los espacios en blanco» está activado por defecto y oculta las diferencias que consisten solo en espacios. Si en tu documento importan los espacios, por ejemplo en números de cuenta o códigos, desmarca la casilla. Cuando el «Modo de comparación» está en «texto y diseño», este ajuste no afecta al informe de texto, porque en ese modo la separación forma parte de lo que se compara, y el servicio te avisa de ello.

Hay dos detalles que confunden justo después de editar. Las páginas se comparan por número: si eliminaste o insertaste una página, la tercera se compara con la tercera y aparecen diferencias en todas las páginas posteriores a la edición. Una página con una zona tapada lleva en el PDF resaltado la marca «Sin texto extraíble - comparación por píxeles», y en las diferencias en texto su contenido puede aparecer como eliminado. Revisa esas páginas a simple vista.

Revisa los valores y las líneas vecinas

Busca en el informe cada cambio de tu lista y después repasa las adiciones y eliminaciones inesperadas. En fechas, importes, datos bancarios y unidades lo que cuenta es el valor: 48.705 en lugar de 48.750 sigue siendo un error aunque la línea encaje bien en la página.

Abre la página editada a tamaño normal y luego amplíala. Revisa los saltos de línea, las letras cortadas, los bordes de las tablas y la línea situada debajo del cambio: un texto más largo a veces invade una zona que no querías modificar. Si el documento se va a imprimir, mira la página a tamaño de hoja, porque leer bien en un monitor grande no garantiza que la copia impresa sea legible.

Páginas, marcadores y propiedades del documento

Recorre las miniaturas de todas las páginas: cantidad, orden, orientación y presencia del anexo. Las páginas marcadas en el editor con el botón «Excluir» (al pasar el cursor aparece «Excluir página») no pasan al archivo final, así que asegúrate de haber excluido las correctas. Si añadiste o quitaste páginas, revisa el principio y el final del bloque afectado.

El editor conserva del original los marcadores y las propiedades del documento, incluido el título. Abre las propiedades del archivo en tu visor: un título como «Contrato, versión 1» en la versión corregida confunde al destinatario. Cómo cambiarlo se explica en Metadatos PDF para que el archivo aparezca.

Revisa los campos de formulario por separado

Si el PDF tiene campos de formulario, el editor muestra la casilla «Mantener los campos de formulario interactivos». Está desactivada por defecto, y al exportar los campos se aplanan en la página: los valores se ven, pero el campo ya no se puede rellenar. Si el destinatario tiene que rellenar el formulario, activa la casilla antes de «Aplicar cambios».

Después de descargar, abre una copia de prueba aparte en un visor de PDF, escribe un valor en un campo, guarda y vuelve a abrir el archivo. Revisa también las casillas de verificación y los campos de otras páginas. El informe de comparación no te ayudará aquí: no comprueba ni el funcionamiento de los campos de formulario ni las firmas, solo compara el texto y el aspecto de las páginas.

La firma digital, siempre al final

El editor no añade los cambios al archivo original, sino que reconstruye el archivo entero. Por eso, una firma digital que el documento tenía antes de la edición deja de ser válida siempre que exportas desde el editor. El botón «Añadir firma» del editor solo coloca una imagen de firma, ya sea dibujada, escrita o subida. No es una firma digital verificable.

El orden es sencillo: primero todas las ediciones y revisiones, y después la firma en Firmar PDF. Esta herramienta pone una firma visible e incrusta una firma digital con un certificado que emite el propio servicio, por lo que el visor puede indicar que la identidad del firmante no está verificada. Cualquier cambio en el archivo después de firmar vuelve a invalidar la firma. Encontrarás más detalles en Cómo firmar un PDF sin imprimir ni escanear. Ni la comparación ni la firma ofrecen una valoración jurídica del documento.

El último paso antes de enviar

Repasa otra vez las condiciones que anotaste: la nueva fecha es correcta, el importe no cambió, el anexo está, los campos se pueden rellenar y la firma se añadió después de la última edición. Si revisa un compañero, dale la lista de cambios previstos en vez de pedirle que «eche un vistazo al PDF».

Envía un único archivo con un nombre claro. Si después de la revisión hace falta otro cambio, vuelve a comparar la página afectada y, si el documento estaba firmado, fírmalo de nuevo. Conserva el original y tus notas de revisión hasta terminar el trabajo con el documento.