संपादन के बाद भेजने से पहले PDF की जाँच कैसे करें

तय बदलाव लिख लें, मूल फ़ाइल को अंतिम फ़ाइल से मिलाएँ, फिर पास की पंक्तियाँ, पेज और फ़ॉर्म फ़ील्ड देखें। हस्ताक्षर सबसे आखिर में करें: एडिटर से एक्सपोर्ट करने पर पुराना डिजिटल हस्ताक्षर अमान्य हो जाता है।

सुधारी हुई फ़ाइल प्राप्तकर्ता एक ही बार खोलता है, और उसमें कोई गलती रह गई तो उसे वही पकड़ेगा, आप नहीं। इसलिए भेजने से पहले अंतिम PDF को मूल फ़ाइल से पीडीएफ की तुलना करें में मिलाएँ और एक छोटी जाँच सूची पूरी करें: जो बदलना था क्या वह सब बदला, क्या बदलाव ने पास की पंक्तियों को छेड़ा, और क्या पेज, फ़ॉर्म फ़ील्ड और हस्ताक्षर ठीक हैं।

यह लेख संपादन के बाद जाँच के क्रम के बारे में है। तुलना रिपोर्ट को कैसे पढ़ें, हाइलाइट के रंगों का क्या मतलब है और पेजों का सारांश कैसे काम करता है, यह विस्तार से दो PDF संस्करण कैसे मिलाएँ लेख में बताया गया है।

पहले लिखें कि क्या बदलना था

तय बदलावों की सूची के बिना जाँच बस यह धुंधला एहसास बन जाती है कि «सब ठीक ही लग रहा है»। पेज नंबर, पुराना मान और नया मान लिखें। उदाहरण के लिए: दूसरे पेज पर समयसीमा 15 नवंबर से 20 नवंबर होनी है, रकम 48,750 रुपये ही रहनी है और तीन पेज का परिशिष्ट पूरा रहना है। यह भी लिखें कि क्या बिल्कुल नहीं बदलना चाहिए: बैंक खाते का विवरण, पक्षों के नाम, बिंदुओं की क्रम संख्या।

मूल फ़ाइल अलग रखें और उसके ऊपर कुछ सेव न करें। अगर आपने पीडीएफ संपादित करें में बदलाव किए हैं, तो «बदलाव लागू करें» बटन दबाने के बाद अंतिम फ़ाइल एडिटर के नीचे दिखती है। उसे डाउनलोड करें और उसी डाउनलोड की गई प्रति की जाँच करें, एडिटर में दिख रही तस्वीर की नहीं। फ़ाइल को ऐसा नाम दें जो मूल फ़ाइल से न उलझे, जैसे उसमें तारीख जोड़ दें। इससे आप मूल फ़ाइल की उसी की प्रति से तुलना नहीं करेंगे और ईमेल में गलती से पुराना संस्करण नहीं जोड़ेंगे।

एडिटर खुद क्या बताता है

एक्सपोर्ट से पहले «परिणाम जाँचें» दबाएँ। पूर्वावलोकन पेज को ठीक वैसा दिखाता है जैसा वह अंतिम PDF में होगा, और तस्वीर के ऊपर हर टेक्स्ट बदलाव के लिए एक टिप्पणी देता है। «फ़ॉन्ट बदला गया» का मतलब है कि नई पंक्ति मूल पंक्ति से अलग फ़ॉन्ट में लिखी गई है: देखें कि क्या वह आसपास की पंक्तियों से अलग दिखती है। «12 → 10 pt» जैसी टिप्पणी बताती है कि टेक्स्ट को जगह में समाने के लिए उसका आकार घटाया गया है।

अगर नया टेक्स्ट पुराने से लंबा है, तो «अगर टेक्स्ट नहीं समाता» सेटिंग में डिफ़ॉल्ट रूप से «पास का टेक्स्ट खिसकाएँ» चुना रहता है, और टिप्पणियों में «पास का टेक्स्ट खिसकाया गया: N» दिखता है। यह तय व्यवहार है, लेकिन तैयार फ़ाइल में ठीक इन्हीं पंक्तियों को ध्यान से देखना चाहिए।

जिस पेज पर आपने «छुपाएँ» बटन (टूलटिप «जानकारी छिपाने का क्षेत्र जोड़ें») से कोई हिस्सा ढका है, वह पेज तस्वीर के रूप में एक्सपोर्ट होता है। उसका टेक्स्ट अब न चुना जा सकता है, न खोजा जा सकता है। तुलना करते समय इसे ध्यान में रखें।

मूल फ़ाइल को अंतिम फ़ाइल से मिलाएँ

टूल में ठीक दो फ़ाइलें डालें: पहले मूल फ़ाइल («पहले»), फिर सुधारी हुई फ़ाइल («बाद में»)। हाइलाइट किए गए PDF में हर दोहरे पेज के दोनों हिस्सों पर यही लेबल लगे होते हैं: «पहले» और «बाद में»। क्रम उलट गया तो जोड़ा गया टेक्स्ट हटाया हुआ दिखेगा। «रिपोर्ट का प्रारूप» डिफ़ॉल्ट रूप से «दोनों रिपोर्ट» होता है: टेक्स्ट डिफ़ और हाइलाइट किया गया PDF।

«रिक्त स्थान को अनदेखा करें» सेटिंग डिफ़ॉल्ट रूप से चालू रहती है और ऐसे अंतर छिपा देती है जो सिर्फ़ खाली जगह के हैं। अगर आपके दस्तावेज़ में खाली जगह मायने रखती है, जैसे खाता संख्या या कोड में, तो यह बॉक्स हटा दें। जब «तुलना मोड» में «पाठ और लेआउट» चुना हो, तब यह सेटिंग टेक्स्ट रिपोर्ट पर असर नहीं करती, क्योंकि उस मोड में खाली जगह ही तुलना का हिस्सा है। सेवा इसकी चेतावनी भी देती है।

संपादन के बाद दो बातें अक्सर उलझन पैदा करती हैं। पेजों की तुलना उनके नंबर से होती है: अगर आपने कोई पेज हटाया या जोड़ा है, तो तीसरे पेज की तुलना तीसरे पेज से ही होगी, और बदलाव वाली जगह के बाद के हर पेज पर अंतर दिखेंगे। ढके हिस्से वाला पेज हाइलाइट किए गए PDF में «कोई निकालने योग्य पाठ नहीं - पिक्सेल तुलना» से चिह्नित होता है, और टेक्स्ट डिफ़ में उसका टेक्स्ट हटाया हुआ दिख सकता है। ऐसे पेज आँखों से जाँचें।

मान और पास की पंक्तियाँ जाँचें

रिपोर्ट में अपनी सूची का हर बदलाव खोजें, फिर अनपेक्षित रूप से जुड़ा या हटा टेक्स्ट देखें। तारीख, रकम, बैंक विवरण और माप की इकाइयों में असली मान ही मायने रखता है: 48,750 की जगह 48,705 गलत ही रहेगा, भले पंक्ति पेज पर सुंदर ढंग से बैठ गई हो।

बदला हुआ पेज सामान्य आकार में खोलें, फिर ज़ूम करें। पंक्ति टूटना, कटे अक्षर, तालिका की सीमाएँ और बदलाव के ठीक नीचे वाली पंक्ति देखें: लंबा टेक्स्ट कभी-कभी उस हिस्से तक पहुँच जाता है जिसे आप बदलना नहीं चाहते थे। अगर दस्तावेज़ प्रिंट होना है, तो पेज को कागज़ के आकार में भी देखें, क्योंकि बड़ी स्क्रीन पर आसानी से पढ़ा जाना छोटे छपे पेज की पठनीयता साबित नहीं करता।

पेज, बुकमार्क और दस्तावेज़ के गुण

सभी पेजों के थंबनेल देखें: संख्या, क्रम, दिशा और परिशिष्ट मौजूद है या नहीं। एडिटर में «बाहर» बटन (टूलटिप «पेज बाहर करें») से चिह्नित पेज अंतिम फ़ाइल में नहीं आते, इसलिए पक्का करें कि आपने सही पेज बाहर किए हैं। पेज जोड़े या हटाए हों तो प्रभावित हिस्से की शुरुआत और अंत देखें।

एडिटर मूल फ़ाइल से बुकमार्क और दस्तावेज़ के गुण, शीर्षक समेत, नई फ़ाइल में ले आता है। अपने PDF व्यूअर में फ़ाइल के गुण खोलें: सुधारे गए संस्करण पर «अनुबंध, संस्करण 1» जैसा शीर्षक प्राप्तकर्ता को भ्रमित करता है। इसे कैसे बदलें, यह PDF मेटाडेटा कैसे सेट करें लेख में बताया गया है।

फ़ॉर्म फ़ील्ड अलग से जाँचें

अगर PDF में फ़ॉर्म फ़ील्ड हैं, तो एडिटर «फ़ॉर्म फ़ील्ड इंटरैक्टिव रखें» चेकबॉक्स दिखाता है। यह डिफ़ॉल्ट रूप से बंद रहता है, और एक्सपोर्ट के समय फ़ील्ड पेज में समतल हो जाते हैं: भरे हुए मान दिखते रहते हैं, लेकिन फ़ील्ड अब भरा नहीं जा सकता। अगर प्राप्तकर्ता को फ़ॉर्म भरना है, तो «बदलाव लागू करें» से पहले यह चेकबॉक्स चालू करें।

डाउनलोड के बाद एक अलग परीक्षण प्रति किसी PDF व्यूअर में खोलें, किसी एक फ़ील्ड में कुछ लिखें, सेव करें और फ़ाइल फिर से खोलें। चेकबॉक्स और दूसरे पेजों के फ़ील्ड भी देखें। यहाँ तुलना रिपोर्ट मदद नहीं करेगी: वह न फ़ॉर्म फ़ील्ड का काम करना जाँचती है, न हस्ताक्षर; वह सिर्फ़ पेजों का टेक्स्ट और रूप मिलाती है।

डिजिटल हस्ताक्षर सबसे आखिर में

एडिटर बदलावों को मूल फ़ाइल के अंत में नहीं जोड़ता, बल्कि पूरी फ़ाइल नए सिरे से बनाता है। इसी कारण संपादन से पहले दस्तावेज़ में मौजूद डिजिटल हस्ताक्षर एडिटर से एक्सपोर्ट के बाद हर हाल में अमान्य हो जाता है। एडिटर का «हस्ताक्षर जोड़ें» बटन सिर्फ़ बनाए हुए हस्ताक्षर की तस्वीर लगाता है, चाहे वह हाथ से खींचा गया हो, टाइप किया गया हो या अपलोड किया गया हो। यह जाँचा जा सकने वाला डिजिटल हस्ताक्षर नहीं है।

क्रम सीधा है: पहले सारे बदलाव और जाँच, फिर पीडीएफ पर हस्ताक्षर करें में हस्ताक्षर। यह टूल एक दिखने वाला हस्ताक्षर लगाता है और साथ में ऐसा डिजिटल हस्ताक्षर जोड़ता है जिसका प्रमाणपत्र सेवा खुद जारी करती है। इसलिए PDF व्यूअर यह दिखा सकता है कि हस्ताक्षर करने वाले की पहचान की पुष्टि नहीं हुई है। हस्ताक्षर के बाद फ़ाइल में कोई भी बदलाव उसे फिर अमान्य कर देगा। ज़्यादा जानकारी Print या scan किए बिना PDF कैसे sign करें लेख में है। न तुलना और न हस्ताक्षर दस्तावेज़ पर कोई कानूनी निष्कर्ष देते हैं।

भेजने से पहले आखिरी कदम

लिखी हुई शर्तें एक बार फिर मिलाएँ: नई तारीख सही है, रकम नहीं बदली, परिशिष्ट मौजूद है, फ़ील्ड भरे जा सकते हैं और हस्ताक्षर आखिरी बदलाव के बाद किया गया है। अगर कोई सहकर्मी जाँच कर रहा है, तो उसे «ज़रा PDF देख लो» कहने के बजाय तय बदलावों की सूची दें।

साफ़ नाम वाली एक ही फ़ाइल भेजें। अगर जाँच के बाद कोई और बदलाव ज़रूरी हो, तो प्रभावित पेज की फिर से तुलना करें और, अगर दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर हो चुका था, तो उस पर दोबारा हस्ताक्षर करें। दस्तावेज़ का काम पूरा होने तक मूल फ़ाइल और जाँच के नोट संभालकर रखें।