एक PDF में दस्तावेज़ की कई प्रतियाँ कैसे बनाएँ

PDF को «पीडीएफ कॉपी करें» टूल में अपलोड करें, «प्रतियां» (1 से 10) तय करें और चुनें कि «कोलेट» चालू रहे या नहीं: पूरे सेट A B C A B C या एक जैसे पेज साथ-साथ A A B B C C। तैयार फ़ाइल छापते समय प्रिंटर में एक ही प्रति रखें।

पीडीएफ कॉपी करें टूल खोलें, दस्तावेज़ अपलोड करें और प्रतियों की संख्या तय करें। टूल एक ही PDF बनाता है, जिसमें मूल फ़ाइल के पेज उतनी बार दोहराए जाते हैं जितनी बार आप चाहें। यह तब काम आता है जब छपाई का पूरा सेट फ़ाइल के अंदर ही होना चाहिए: फ़ोटोकॉपी की दुकान के लिए, प्रिंटिंग प्रेस के लिए या ऐसे सहकर्मी के लिए जो बस «प्रिंट» दबाएगा।

सबसे पहले तय करें कि क्या दोहराना है: पूरा दस्तावेज़ एक साथ या हर पेज लगातार कई बार। इसी फ़ैसले पर एक सेटिंग टिकी है, और ज़्यादातर गलती इसी में होती है।

टूल क्या करता है और उसकी सीमाएँ क्या हैं

• एक बार में एक ही PDF प्रोसेस होती है। अलग-अलग कई दस्तावेज़ हों तो पहले उन्हें एक फ़ाइल में जोड़ें, फिर प्रतियाँ बनाएँ।
• «प्रतियां» फ़ील्ड में 1 से 10 तक की संख्या डाली जा सकती है; डिफ़ॉल्ट मान 2 है।
• परिणाम में ज़्यादा से ज़्यादा 10,000 पेज हो सकते हैं। अगर मूल पेजों की संख्या को प्रतियों से गुणा करने पर इससे ज़्यादा आए, तो काम त्रुटि के साथ रुक जाएगा। ऐसे में प्रतियों की संख्या घटाएँ।
• जो फ़ाइल सिर्फ़ पासवर्ड से खुलती है, उसे टूल स्वीकार नहीं करता। पहले पीडीएफ अनलॉक करें से पासवर्ड हटाएँ; तरीका सुरक्षित PDF से पासवर्ड कैसे हटाएँ लेख में बताया गया है।
• बुकमार्क और दस्तावेज़ की प्रॉपर्टी (शीर्षक, लेखक) परिणाम में आ जाती हैं।

चरण-दर-चरण: कौन-से फ़ील्ड भरें

1. PDF को अपलोड वाले हिस्से में खींचकर छोड़ें या «या अपने डिवाइस से चुनें» पर क्लिक करें। 2. «प्रतियां» में दस्तावेज़ की कुल प्रतियों की संख्या लिखें। इसका मतलब «मूल के अलावा कितनी और» नहीं है: 2 लिखने पर फ़ाइल में ठीक दो प्रतियाँ होंगी, और 1 लिखने पर सिर्फ़ एक, यानी मूल फ़ाइल की साधारण कॉपी। 3. «कोलेट» विकल्प पेजों का क्रम तय करता है और डिफ़ॉल्ट रूप से चालू रहता है। यहाँ कोलेट का मतलब है परिणाम को पूरे सेट के रूप में जोड़ना। फ़र्क अगले हिस्से में समझाया गया है। 4. «रंग मोड» में «मूल रंग» रहने दें या «स्केल» चुनें। «स्केल» नाम थोड़ा अधूरा है: इसका मतलब ग्रेस्केल है, यानी पेज धूसर रंगों में बनेंगे। 5. अगर फ़ाइल को तुरंत साफ़ नाम देना है, तो «आउटपुट फ़ाइल नाम» भरें, जैसे «manual-3-sets.pdf»। 6. «फ़ाइल प्रोसेस करें» पर क्लिक करें और परिणाम डाउनलोड करें।

पेजों का क्रम: «कोलेट» चालू या बंद

परिणाम का अंदाज़ा आसानी से लगाने के लिए मूल फ़ाइल के पेजों को A, B और C अक्षरों से चिह्नित करें। दो प्रतियों और चालू «कोलेट» के साथ आपको A B C A B C मिलेगा: पहले पूरा दस्तावेज़, फिर वही पूरा दस्तावेज़ दोबारा। विकल्प बंद करने पर एक जैसे पेज साथ-साथ आएँगे: A A B B C C। दोनों परिणामों में छह पेज हैं, लेकिन छपने के बाद इनके साथ अलग तरह से काम होता है।

पहला क्रम तब सही है जब हर व्यक्ति को तैयार सेट मिलना है: दो निर्देश पुस्तिकाएँ, हस्ताक्षर के लिए अनुबंध की तीन प्रतियाँ या किसी सेमिनार की सामग्री। दूसरा क्रम तब सुविधाजनक है जब बाद में पन्नों को हाथ से अलग-अलग ढेरों में बाँटा जाता है, जैसे कवर पेज मोटे कागज़ पर अलग से छापे जाते हों। आम गलती है विकल्प को «एहतियात के तौर पर» बंद कर देना और फिर ऐसा ढेर पाना जिसे पन्ना-पन्ना छाँटना पड़े।

रंग: «मूल रंग» या «स्केल»

«मूल रंग» के साथ पेज जैसे हैं वैसे ही कॉपी होते हैं: टेक्स्ट टेक्स्ट ही रहता है, उसे चुना और खोज से ढूँढा जा सकता है। «स्केल» अलग तरह से काम करता है: हर पेज को तस्वीर में बदलकर दोबारा बनाया जाता है। इसके बाद चुनने योग्य टेक्स्ट, दस्तावेज़ में खोज या काम करने वाले फ़ॉर्म फ़ील्ड की उम्मीद न रखें। यह टूल धूसर रंग और असली टेक्स्ट एक साथ नहीं देता; इस बदलाव के फ़ायदे और कमियाँ PDF को ब्लैक एंड व्हाइट कैसे बनाएं लेख में बताई गई हैं।

ग्रेस्केल में पतली रेखाएँ, छोटे लेबल और रंग से दिखाई गई जानकारी जाँचें: लाल और हरा एक ही धूसर रंग में बदल सकते हैं। अगर यह फ़र्क ज़रूरी है, तो प्रतियाँ बनाने से पहले मूल दस्तावेज़ में शब्दों वाले लेबल जोड़ दें।

दोनों ओर छपाई और विषम पेज संख्या

दोनों ओर छापने पर हर शीट पर दो पेज आते हैं। अगर दस्तावेज़ में पेजों की संख्या विषम है, तो दूसरा सेट पहले सेट की आख़िरी शीट के पीछे से शुरू होगा। A B C A B C क्रम में तीन पेजों के साथ यह होगा: शीट 1 पर A और B, शीट 2 पर C और A, शीट 3 पर B और C। दोनों सेट एक शीट साझा करते हैं और उन्हें अलग नहीं किया जा सकता।

हल यह है कि प्रतियाँ बनाने से पहले मूल फ़ाइल के अंत में एक खाली पेज जोड़ दें:

1. किसी भी टेक्स्ट एडिटर से एक खाली पेज को PDF के रूप में सेव करें। 2. पन्ने डालें टूल खोलें और पहले अपना दस्तावेज़, फिर खाली PDF अपलोड करें। 3. «पृष्ठ के बाद» में दस्तावेज़ के आख़िरी पेज का नंबर लिखें, जैसे 3। 4. परिणाम डाउनलोड करें और यही फ़ाइल «पीडीएफ कॉपी करें» में अपलोड करें।

अब हर सेट में पेजों की संख्या सम है, और अगला सेट नई शीट के सामने वाले हिस्से से शुरू होता है। पेज जोड़ने के बारे में ज़्यादा जानकारी तैयार PDF में पेज कैसे जोड़ें लेख में है।

छापने से पहले परिणाम जाँचें

डाउनलोड की गई PDF खोलें और कुल पेज गिनें: मूल पेजों की संख्या गुणा प्रतियों की संख्या। तीन पेज और दो प्रतियाँ छह पेज देती हैं, और जोड़े गए खाली पेज के साथ आठ। फिर प्रतियों के बीच का जोड़ देखें। A B C A B C में C के बाद फिर से A आना चाहिए; विकल्प बंद हो तो A A, B B और C C की जोड़ियाँ जाँचें।

अगर मूल फ़ाइल में अलग आकार या दिशा के पेज हैं, तो हर प्रकार का एक पेज देखें। साइड पैनल के बुकमार्क पहली प्रति के पेजों पर ले जाते हैं। यह सामान्य है: बाकी प्रतियों तक आप स्क्रॉल करके पहुँचते हैं।

प्रिंटर में संख्या दोबारा न बढ़ाएँ

अगर PDF में पहले से दो पूरे सेट हैं और प्रिंट विंडो में 2 प्रतियाँ चुनी हैं, तो चार सेट छपेंगे। तैयार फ़ाइल के लिए प्रिंटर में एक प्रति रखें और देख लें कि सभी पेज चुने हुए हैं।

दस से ज़्यादा सेट चाहिए? इसके दो रास्ते हैं। पहला: PDF को कई प्रतियों में छापें, जैसे फ़ाइल में दस सेट और प्रिंट विंडो में तीन प्रतियाँ मिलकर तीस सेट देंगे। दूसरा: तैयार परिणाम को फिर से «पीडीएफ कॉपी करें» में प्रोसेस करें। दस सेट वाली फ़ाइल 3 के मान और चालू «कोलेट» के साथ लगातार तीस सेट बन जाएगी। 10,000 पेज की सीमा का ध्यान रखें और दूसरी बार «मूल रंग» चुनें, ताकि पहले से धूसर पेज फिर से तस्वीर बनाकर न गढ़े जाएँ।

कब पेज दोहराने की ज़रूरत नहीं है

अगर आपको दो एक जैसी, अलग-अलग फ़ाइलें चाहिए, तो अपने ऑपरेटिंग सिस्टम में फ़ाइल कॉपी कर लें। अगर आप ख़ुद छाप रहे हैं और सिर्फ़ कागज़ की प्रतियाँ चाहिए, तो प्रिंटर में प्रतियों की संख्या काफ़ी हो सकती है। जोड़ी गई PDF तब उपयोगी है जब दोहराव दस्तावेज़ के अंदर होना ज़रूरी हो: फ़ाइल फ़ोटोकॉपी की दुकान, प्रिंटिंग प्रेस या ऐसे व्यक्ति के पास जा रही है जो प्रिंट की सेटिंग में नहीं उलझेगा।

परिणाम से डुप्लिकेट पेज न हटाएँ: यहाँ दोहराव जानबूझकर किया गया है। फ़ाइल के नाम में सेटों की संख्या लिखें, मूल फ़ाइल अलग रखें और पाने वाले को बता दें कि दोहराए गए हिस्से जोड़ने की गलती नहीं हैं।