Объединение PDF в пакет документов для отправки

Начните со списка, а не с загрузки

Прежде чем что-то объединять, запишите состав пакета в том порядке, в котором его будут читать. Если организация дала перечень документов, повторите именно его порядок: проверяющий идёт по своему списку и не должен искать справку в конце файла, когда она стоит в перечне второй.

Для договора обычный порядок такой: основной текст, затем приложения по номерам, затем доверенности и копии документов сторон. Для вуза или работы — заявление или анкета, документ об образовании, приложение к нему, затем остальное. Когда список готов, сразу видно, каких файлов не хватает и какие нужно сначала отсканировать.

Заодно уточните, нужен ли вообще один файл. Некоторые порталы и приёмные комиссии просят загружать каждый документ отдельно, в своё поле формы, — тогда объединение только помешает. А если требований нет, один аккуратный пакет почти всегда удобнее для получателя, чем десяток вложений с непонятными именами.

Объединение сканов в один PDF-файл

Инструмент «Объединить PDF» принимает только PDF, поэтому фотографии и сканы сначала переводят в PDF. Если документ снят на телефон, используйте «Скан в PDF»: он выравнивает перекос и с профилем «текст» делает страницу контрастной, что хорошо для паспортов, справок и дипломов. Готовые сканы со сканера достаточно пропустить через «JPG в PDF» и выбрать размер страницы A4, чтобы все листы пакета были одного формата.

Многостраничный документ, снятый по страницам, удобно собирать сразу: загрузите все снимки в один запуск, и они станут одним PDF в порядке загрузки. Объединение JPG-файлов в один PDF онлайн на этом шаге и происходит; дальше этот файл идёт в пакет как любой другой документ.

Если в пакете есть Word-файлы, например заявление или резюме, переведите их через «Word в PDF». Смешивать форматы при объединении не нужно: к моменту сборки всё должно быть в PDF.

Имена файлов, которые держат порядок

Файлы в объединении идут в порядке загрузки, и его можно поправить перетаскиванием. Но надёжнее назвать файлы так, чтобы порядок задавался сам: «01 Договор.pdf», «02 Приложение 1.pdf», «03 Приложение 2.pdf». Тогда выберите в параметре «порядок объединения» сортировку по имени, и пакет соберётся по номерам.

Сортировка учитывает числа как числа, поэтому «2» встанет раньше «10». И всё же ведущий ноль полезен: так файлы правильно выстроятся и в папке на компьютере, и у получателя, если вы отправите их отдельно.

Итоговому файлу дайте осмысленное имя, например «Иванов_документы_для_поступления.pdf». Файл с названием вроде «merged.pdf» легко потерять в почте, а сотруднику, который получает десятки пакетов в день, приходится его переименовывать.

Опись, разделители и нумерация

Для большого пакета полезна первая страница с описью: что лежит в файле и с какой страницы начинается каждый документ. Автоматически опись на сайте не создаётся — её делают в Word, переводят в PDF и ставят первым файлом. Номера страниц в описи заполните после пробной сборки, когда будет видно, где начинается каждый документ.

Если пакет собирается не впервые, например ежемесячный комплект закрывающих документов, сохраните опись как шаблон. В следующий раз останется поменять даты и номера страниц, а порядок документов уже будет продуман.

Чтобы номера в описи совпадали с листами, после объединения проставьте сквозную нумерацию инструментом «Добавить номера страниц». Учтите, что он добавляет новые номера и не убирает те, что уже напечатаны на исходных страницах.

Если пакет будут печатать, включите «добавлять пустую страницу-разделитель»: между документами появится чистый лист того же размера, и при печати их проще разложить. Для электронной отправки разделители обычно не нужны.

Закладки, которые были внутри исходных PDF, при объединении сохраняются: в просмотрщике по ним можно переходить между разделами длинного документа.

Размер пакета и проверка перед отправкой

Пакет из сканов и фотографий быстро становится тяжёлым. Почта и порталы ограничивают размер вложений, и лимиты у всех разные — проверьте ограничение в справке сервиса или в требованиях организации. Если файл не проходит, сожмите его инструментом «Сжать PDF»: начните со среднего уровня и убедитесь, что мелкий текст в сканах по-прежнему читается.

Перед отправкой пролистайте файл целиком. Проверьте, что все документы из списка на месте, ни одна страница не повёрнута, сканы читаются без увеличения, а опись совпадает с номерами страниц. Если одна страница встала не туда, её можно переставить в «Организовать PDF», не собирая пакет заново.

Если какой-то из исходных PDF защищён паролем на открытие, объединение на нём остановится. Снимите пароль заранее инструментом «Разблокировать PDF». Пошаговая инструкция по самому инструменту объединения, без сборки пакета, — в отдельном материале о том, как объединить PDF.