Чёрно-белый PDF для бизнеса: печать отчётов и договоров

Когда документы приходится печатать пачками

Отчёты для совещания, приложения к договору, раздаточный материал для курса, бухгалтерские акты: в таком потоке цветная печать быстро становится статьёй расходов. Перевод PDF в чёрно-белый (чб) делает серые копии для печати, а цветные версии остаются для экрана. Страница описывает рабочий порядок для команд, которые готовят много документов и хотят, чтобы чб-копия не теряла смысл.

Кто что проверяет

Назначьте человека, который принимает исходные файлы, и человека, который смотрит серый результат перед печатью. Это не обязательно разные люди, но проверка должна быть отдельным шагом. Минимальный набор: читаются ли заголовки на фирменных плашках, различимы ли серии на диаграммах, не пропали ли светлые выделения в таблицах. Полминуты на страницу окупаются бракованной пачкой, не отправленной в печать.

Договоры и документы с пометками

В договорах и актах цветом иногда отмечают правки, поля для подписи или комментарии юристов. В сером виде такие пометки могут исчезнуть. Для финальной версии перед подписанием лучше распечатать цветной файл или заранее заменить цветные пометки на подчёркивание и рамки. Серую копию удобно оставлять для ознакомления и внутренних папок.

Отчёты и презентации

В отчётах цветом разделяют серии данных, а в презентациях выделяют ключевые цифры. Перед тем как делать серые раздатки, просмотрите страницы с графиками: если две линии получили одинаковый тон, добавьте маркеры или подписи значений в источнике. Страницы с фотографиями и логотипами обычно переносят серый без проблем, если снимок не слишком тёмный.

Учебные материалы и сканы

Для конспектов и раздаточных материалов серый вариант дешевле печатать и проще копировать на ксероксе. Отсканированные бумаги с цветными штампами и жёлтым оттенком тоже подходят: жёлтый оттенок бумаги станет светло-серым, а для более контрастного текста можно выбрать профиль «deep». Распознавание текста сервис не выполняет, поэтому поиск по такому файлу не заработает, пока вы отдельно не запустите «OCR PDF».

Размер файла и передача дальше

После перевода вес файла может измениться в любую сторону. Для отправки по почте или на портал пропустите готовый PDF через «Сжать PDF», а при необходимости ограничить доступ защитите его паролем. Исходники и серые копии называйте по-разному, например добавляйте «чб» в конце, чтобы их не перепутали при печати.

Рабочий порядок для пачки документов

• Отберите файлы и уберите черновики и дубли.
• Найдите документы, где цвет передаёт смысл, и пометьте их отдельно.
• Переведите остальные в серый и скачайте результаты.
• Просмотрите контрольные страницы каждого документа.

Перед отправкой в печать

• Проверьте читаемость светлых заголовков и подписей.
• Распечатайте пробную страницу на том же принтере.
• Назовите файлы так, чтобы серая копия отличалась от цветной.
• Сожмите тяжёлые PDF, если они уйдут по почте.