Scans zu einem PDF zusammenfügen und senden

Der Scan als eine Datei: einen Stapel zu einer PDF zusammenfügen

„Schicken Sie den Scan als eine Datei“ ist eine kurze Bitte, und was der Scanner tatsächlich auswirft, ist das meistens nicht. Der eine bekommt zwanzig einzelne einseitige PDFs, der nächste einen Ordner voller JPEGs, der dritte beides gemischt. Das zusammenzubauen ist nicht schwer, aber ein paar Schritte laufen in einer anderen Reihenfolge als der naheliegenden.

Was „eine Datei“ tatsächlich verlangt

Die Forderung bedeutet fast immer drei Dinge auf einmal, und das zweite und dritte prüft eine Maschine.

Erstens: eine Datei statt eines Stapels, denn der Mensch auf der anderen Seite wird Ihre Anhänge nicht sortieren. Zweitens: die Seiten in der Reihenfolge, in der sie auf dem Tisch lagen. Drittens, oft: eine Textebene, damit das Dokument in deren System per Suche auffindbar ist.

Die dritte Bedingung wird selten ausgesprochen, und man erinnert sich daran, wenn das Paket schon abgelehnt ist. Prüfen ist einfach: öffnen Sie Ihre Datei und versuchen Sie, eine Textzeile zu markieren. Leuchtet die ganze Seite als Bild auf, gibt es keine Textebene.

Was Ihr Scanner ausgegeben hat und was damit zu tun ist

Die letzte Zeile ist die häufigste und die unangenehmste. Das Zusammenführen nimmt nur PDFs an: ein Foto direkt hineinzuschmuggeln funktioniert nicht, die Datei fällt bei der Typprüfung durch. Die Reihenfolge ist hier starr: jpg-to-pdf macht aus den Aufnahmen zuerst eine einzige PDF, und erst diese geht zusammen mit den übrigen Teilen in merge-pdf.

So fügen Sie das Paket zusammen

1. Bringen Sie alles auf PDF: Fotos bekommen über jpg-to-pdf ihre eigene Datei. 2. Öffnen Sie merge-pdf und laden Sie alle Teile auf einmal hoch. 3. Wählen Sie die Reihenfolge: Upload-Reihenfolge behalten oder nach Namen sortieren. 4. Prüfen Sie die Liste: links von jedem Namen steht eine Positionsnummer und zeigt die kommende Abfolge. 5. Starten Sie das Zusammenführen und laden Sie die fertige Datei herunter. 6. Blättern Sie das Ergebnis durch und achten Sie auf die erste und die letzte Seite jedes Teils.

Dateinamen entscheiden mehr, als man denkt

Die Sortierung nach Namen ist hier kein schlichter Zeichenvergleich. Namen werden mit Blick auf Zahlen zerlegt: `scan_2.pdf` landet vor `scan_10.pdf` statt dahinter, wie es eine gewöhnliche alphabetische Sortierung täte. Genau dafür wurde die Sortierung gebaut, denn Scanner nummerieren Dateien fast immer ohne führende Nullen.

Daraus folgt ein praktischer Schluss. Hat der Scanner die Dateien `img001`, `img002` und so weiter benannt, baut die Sortierung nach Namen das Paket ohne Ihr Zutun korrekt zusammen. Sind die Namen uneinheitlich, etwa `Vertrag`, `Anlage`, `Protokoll`, stellt die Sortierung sie alphabetisch, was fast sicher nicht die gewünschte Reihenfolge ist. Dann behalten Sie die Upload-Reihenfolge und ordnen von Hand.

Von Hand ordnen geht auf zwei Wegen. Am Rechner ziehen Sie die Datei mit der Maus. Am Telefon funktioniert das Ziehen nicht, dort brauchen Sie die Pfeile nach oben und unten neben dem Namen: die Liste nutzt den gewöhnlichen Drag-and-drop-Mechanismus, und der reagiert nicht auf einen Finger.

Es gibt eine dritte Sortierung, nach Größe, von klein nach groß. Für Scans ist sie nutzlos: eine Seite wiegt so viel wie die Tinte darauf, und das sagt nichts über ihren Platz im Dokument.

Eine kaputte Datei hält die ganze Zusammenführung an

Scanner und Multifunktionsgeräte werfen regelmäßig PDFs mit beschädigter interner Struktur aus: die Datei öffnet in einem Programm und verweigert sich im nächsten. Der Dienst rechnet damit und unternimmt einen Versuch, die Struktur selbst zu reparieren, bevor er aufgibt.

Scheitert der Versuch, hält der Auftrag komplett an, und die Meldung trägt den Namen der konkreten Datei, und zwar den Namen, unter dem Sie sie hochgeladen haben, keine interne Kennung. Das beschleunigt die Suche deutlich: man weiß, welches Blatt neu zu scannen ist oder was zu reparieren. Ein eigener Durchgang durch repair-pdf gräbt tiefer als der automatische Versuch beim Zusammenführen.

Davon getrennt läuft eine Prüfung beim Hochladen. Eine Datei, die nicht vollständig übertragen wurde, wird vor jeder Verarbeitung abgewiesen: eine korrekte PDF trägt eine Dateiende-Markierung, und ihr Fehlen bedeutet einen Abbruch der Übertragung. Das passiert gern beim Hochladen aus Cloud-Ordnern, wo die Datei lokal noch nicht synchronisiert ist. Die Kur ist erneutes Hochladen, sobald die Datei wirklich auf dem Gerät liegt.

Eine leere PDF ohne Seiten hält das Zusammenführen ebenfalls an, wieder unter Nennung des Namens. Solche Dateien überleben mitunter einen misslungenen Scan und sehen aus wie gesunde.

Ein Trennblatt zwischen Dokumenten

Die Parameter des Zusammenführens enthalten einen Schalter, der zwischen je zwei Dokumente ein leeres Blatt einfügt. Für ein Paket aus mehreren eigenständigen Dokumenten ist das praktisch: beim Drucken und beim Blättern sieht man, wo eines endet und das nächste beginnt.

Ein Detail: das Trennblatt übernimmt seine Größe von der vorangehenden Seite. Verwenden die Teile des Pakets verschiedene Formate, wiederholt das Trennblatt das Format des Teils, auf das es folgt. Bei einheitlichen Scans merkt das niemand, bei einer Mischung aus A4 und Handyaufnahmen sieht es seltsam aus.

Ein Scan wiegt immer mehr, als man erwartet

Zwanzig Seiten aus einem Bürogerät in Farbe sind locker 30 bis 60 MB, Handyfotos geben noch mehr her. Das Zusammenführen komprimiert nichts: es stapelt die Seiten, wie sie sind, das Endgewicht ist also die Summe der Teile.

Komprimieren Sie nach dem Zusammenführen, nicht davor: compress-pdf bearbeitet das ganze Paket in einem Durchgang, was schneller und berechenbarer ist als jedes Teil einzeln zu pressen.

Sind leere Rückseiten aus dem Duplexscan im Paket gelandet, holen Sie sie mit remove-blank-pages heraus: jedes solche Blatt braucht Platz und treibt die Druckrechnung hoch.

Zwei letzte Kontrollen vor dem Absenden

Die Drehungen. Der Einzug dreht gelegentlich einzelne Blätter um, und in der fertigen Datei stehen sie auf dem Kopf. Haken Sie nur diese Seiten in rotate-pdf an und drehen Sie sie: die Drehung gilt den ausgewählten Blättern, nicht dem ganzen Dokument.

Die Textebene. Sucht die Gegenseite quer über Dokumente, schicken Sie die fertige Datei durch ocr-pdf. Die Erkennung legt eine unsichtbare Textebene über das Bild, das Bild der Seite selbst ändert sich nicht.

Die Reihenfolge dieser beiden Schritte zählt mehr, als es aussieht. Die Erkennung arbeitet am Seitenbild, und die Kompression verschlechtert genau dieses Bild: sie senkt die Auflösung und setzt Artefakte um die Buchstaben. Also erst erkennen, dann komprimieren, nicht umgekehrt. Die andere Reihenfolge liefert spürbar mehr Fehler im erkannten Text, vor allem bei kleiner Schrift und auf Stempeln, und nachträglich fehlt jedes Mittel zur Korrektur.

Ein zusammengefügtes, gedrehtes, erkanntes und komprimiertes Paket ist genau die „eine Datei“, nach der gefragt wurde. Prüfen Sie sie in derselben Art Programm, in der der Empfänger sie öffnen wird: ein Browser-Betrachter und ein Desktop-Reader behandeln Seitendrehungen unterschiedlich, und diese Abweichung sieht man besser auf dem eigenen Bildschirm.