scans को एक PDF में कैसे जोड़ें और भेजें

स्कैन एक ही फ़ाइल में: ढेर को एक PDF में कैसे जोड़ें

«स्कैन एक ही फ़ाइल में भेजिए» छोटा सा अनुरोध है, और स्कैनर असल में जो देता है वह आम तौर पर वैसा नहीं होता। किसी को एक-एक पेज की बीस अलग PDF मिलती हैं, किसी को JPEG का फ़ोल्डर, किसी को दोनों मिले-जुले। इसे जोड़ना मुश्किल नहीं, पर दो क़दम उस क्रम में नहीं होते जो पहली नज़र में तार्किक लगता है।

«एक ही फ़ाइल» का असली मतलब

यह माँग लगभग हमेशा तीन चीज़ें एक साथ कहती है, और दूसरी और तीसरी को मशीन जाँचती है।

पहली: ढेर की जगह एक फ़ाइल, क्योंकि दूसरी ओर बैठा व्यक्ति आपके अटैचमेंट छाँटने नहीं बैठेगा। दूसरी: पेज उसी क्रम में जिस क्रम में वे मेज़ पर पड़े थे। तीसरी, अक्सर: एक टेक्स्ट लेयर, ताकि उनके सिस्टम में दस्तावेज़ खोज से मिल सके।

तीसरी शर्त शायद ही ज़ोर से कही जाती है, और वह तब याद आती है जब पैकेट लौट चुका होता है। जाँच आसान है: अपनी फ़ाइल खोलिए और टेक्स्ट की एक पंक्ति चुनने की कोशिश कीजिए। अगर पूरा पेज तस्वीर की तरह चुन लिया जाए, तो टेक्स्ट लेयर नहीं है।

आपके स्कैनर ने क्या दिया और उसका क्या करें

आख़िरी पंक्ति सबसे आम और सबसे असुविधाजनक है। जोड़ने वाला टूल केवल PDF लेता है: तस्वीर सीधे डालना काम नहीं करेगा, फ़ाइल प्रकार जाँच में अटक जाएगी। यहाँ क्रम सख़्त है: jpg-to-pdf पहले तस्वीरों को एक PDF बनाता है, और उसके बाद ही वह PDF बाक़ी हिस्सों के साथ merge-pdf में जाती है।

पुलिंदा कैसे जोड़ें

1. सब कुछ PDF में लाइए: फ़ोटो को jpg-to-pdf से अपनी अलग फ़ाइल दीजिए। 2. merge-pdf खोलिए और सभी हिस्से एक साथ अपलोड कीजिए। 3. जोड़ने का क्रम चुनिए: अपलोड क्रम रखें या नाम से क्रमबद्ध करें। 4. सूची जाँचिए: हर नाम के बाईं ओर स्थिति संख्या है, जो आने वाला क्रम दिखाती है। 5. जोड़ाई चलाइए और तैयार फ़ाइल डाउनलोड कीजिए। 6. नतीजा पलटिए और हर हिस्से के पहले और आख़िरी पेज पर ध्यान दीजिए।

फ़ाइलों के नाम जितना लगता है उससे ज़्यादा तय करते हैं

यहाँ नाम से क्रमबद्ध करना सादा अक्षर-तुलना नहीं है। नामों को संख्याओं को ध्यान में रखकर तोड़ा जाता है: `scan_2.pdf`, `scan_10.pdf` से पहले आता है, बाद में नहीं, जैसा सामान्य वर्णक्रम में होता। यही वह स्थिति है जिसके लिए यह क्रमबद्धता बनी थी, क्योंकि स्कैनर लगभग हमेशा फ़ाइलों को बिना शुरुआती शून्य के गिनते हैं।

इससे एक व्यावहारिक निष्कर्ष निकलता है। अगर स्कैनर ने फ़ाइलों के नाम `img001`, `img002` इस तरह क्रम में रखे हैं, तो नाम से क्रमबद्ध करना आपके बिना ही पैकेट सही जोड़ देगा। अगर नाम अलग-अलग क़िस्म के हैं, जैसे `अनुबंध`, `अनुलग्नक`, `प्रमाणपत्र`, तो नाम से क्रमबद्धता उन्हें वर्णक्रम में रखेगी, जो लगभग निश्चित रूप से मनचाहा क्रम नहीं होगा। ऐसे में अपलोड क्रम रहने दें और फ़ाइलें हाथ से जमाएँ।

हाथ से जमाना दो तरह से होता है। कंप्यूटर पर फ़ाइल माउस से खींची जाती है। फ़ोन पर खींचना काम नहीं करेगा, वहाँ नाम के बगल वाले ऊपर-नीचे तीर चाहिए: सूची सादा drag-and-drop इस्तेमाल करती है, जो उँगली पर प्रतिक्रिया नहीं देता।

क्रमबद्धता का तीसरा विकल्प भी है, आकार से, छोटे से बड़े की ओर। स्कैन के लिए वह बेकार है: पेज का वज़न उस पर लगी स्याही का वज़न है, और उससे दस्तावेज़ में उसकी जगह का कोई पता नहीं चलता।

एक टूटी फ़ाइल पूरी जोड़ाई रोक देती है

स्कैनर और मल्टीफ़ंक्शन मशीनें नियमित रूप से ऐसी PDF बनाती हैं जिनकी भीतरी संरचना ख़राब होती है: फ़ाइल एक प्रोग्राम में खुलती है और दूसरे में मना कर देती है। सेवा इसका अंदाज़ा रखती है और हार मानने से पहले संरचना ख़ुद सुधारने की एक कोशिश करती है।

कोशिश विफल हो जाए तो काम पूरा का पूरा रुक जाता है, और संदेश में उसी फ़ाइल का नाम होता है, वही नाम जिससे आपने उसे अपलोड किया था, कोई भीतरी पहचान संख्या नहीं। इससे जाँच बहुत तेज़ हो जाती है: पता चल जाता है कि कौन सी शीट दोबारा स्कैन करनी है या क्या ठीक करना है। repair-pdf से अलग से गुज़ारना जोड़ाई के दौरान की स्वचालित कोशिश से गहरा जाता है।

इससे अलग एक जाँच अपलोड के समय चलती है। जो फ़ाइल पूरी नहीं पहुँची, उसे किसी भी प्रोसेसिंग से पहले ठुकरा दिया जाता है: सही PDF में फ़ाइल-समाप्ति का चिह्न होता है, और उसका न होना अधूरे स्थानांतरण का संकेत है। यह अक्सर क्लाउड फ़ोल्डर से अपलोड करते समय होता है, जहाँ फ़ाइल अभी स्थानीय रूप से सिंक नहीं हुई। इलाज है फ़ाइल के सचमुच उपकरण पर आ जाने के बाद दोबारा अपलोड करना।

बिना पेज वाली ख़ाली PDF भी जोड़ाई रोक देती है, फिर से नाम बताते हुए। ऐसी फ़ाइलें कभी-कभी असफल स्कैन के बाद बच जाती हैं और स्वस्थ फ़ाइलों जैसी ही दिखती हैं।

दस्तावेज़ों के बीच एक अलग करने वाली शीट

जोड़ाई के पैरामीटर में एक स्विच है जो हर दो दस्तावेज़ों के बीच एक ख़ाली शीट डालता है। कई स्वतंत्र दस्तावेज़ों वाले पैकेट के लिए यह सुविधाजनक है: छपाई में और पलटते समय दिखता है कि एक कहाँ ख़त्म हुआ और अगला कहाँ शुरू।

एक बारीक़ी: अलग करने वाली शीट अपना नाप पिछले पेज से लेती है। अगर पैकेट के हिस्से अलग-अलग फ़ॉर्मैट के हैं, तो यह शीट उसी हिस्से का फ़ॉर्मैट दोहराएगी जिसके बाद वह आई है। एक जैसे स्कैन में कोई नहीं देखता; A4 और मोबाइल तस्वीरों के मिश्रण में यह अजीब लगता है।

स्कैन हमेशा अपेक्षा से भारी होता है

दफ़्तर के स्कैनर से रंगीन बीस पेज आराम से 30 से 60 MB होते हैं, और मोबाइल की तस्वीरें उससे भी ज़्यादा। जोड़ाई कुछ भी कंप्रेस नहीं करती: वह पेजों को जैसे हैं वैसे रखती है, इसलिए अंतिम वज़न हिस्सों का जोड़ होता है।

कंप्रेस जोड़ने के बाद कीजिए, पहले नहीं: compress-pdf पूरे पैकेट को एक बार में संभालेगा, जो हर हिस्से को अलग दबाने से तेज़ भी है और ज़्यादा अनुमानित भी।

अगर डुप्लेक्स स्कैन के खाली पिछले पन्ने पैकेट में आ गए हों, तो उन्हें remove-blank-pages से हटा दीजिए: ऐसी हर शीट जगह लेती है और छपाई का बिल बढ़ाती है।

भेजने से पहले दो आख़िरी जाँच

घुमाव। स्कैनर का फ़ीडर कभी-कभी अलग शीट उलट देता है, और जुड़ी फ़ाइल में वह उल्टी बैठी मिलती है। rotate-pdf में सिर्फ़ उन्हीं पेजों को चुनिए और घुमा दीजिए: घुमाव चुनी हुई शीट पर लगता है, पूरे दस्तावेज़ पर नहीं।

टेक्स्ट लेयर। अगर लेने वाला पक्ष दस्तावेज़ों में खोज करता है, तो तैयार फ़ाइल को ocr-pdf से गुज़ारिए। पहचान तस्वीर के ऊपर एक अदृश्य टेक्स्ट लेयर रखती है, और पेज की तस्वीर वैसी ही रहती है।

इन दोनों कामों का क्रम दिखने से ज़्यादा मायने रखता है। पहचान पेज की तस्वीर पर काम करती है, और कंप्रेशन ठीक उसी तस्वीर को बिगाड़ता है: रिज़ॉल्यूशन घटाता है और अक्षरों के इर्द-गिर्द विकृतियाँ जोड़ता है। इसलिए पहचान कंप्रेस से पहले कीजिए, बाद में नहीं। उल्टे क्रम से पहचाने गए टेक्स्ट में साफ़ तौर पर ज़्यादा ग़लतियाँ आती हैं, ख़ासकर छोटे अक्षरों और मुहरों पर, और बाद में उन्हें सुधारने का कोई साधन नहीं बचता।

जुड़ा, घुमाया, पहचाना और कंप्रेस किया गया पैकेट ही वह «एक फ़ाइल» है जो माँगी गई थी। उसे उसी तरह के प्रोग्राम में जाँचिए जिसमें प्राप्तकर्ता उसे खोलेगा: ब्राउज़र का व्यूअर और डेस्कटॉप रीडर पेज के घुमाव अलग-अलग दिखाते हैं, और यह अंतर अपनी ही स्क्रीन पर देख लेना बेहतर है।