Cómo unir escaneos en un solo PDF y enviarlo

El escaneo en un solo archivo: cómo juntar el montón en un PDF

«Mándeme el escaneo en un solo archivo» es una petición corta, y lo que el escáner produce de verdad no suele serlo. Uno acaba con veinte PDF sueltos de una página, otro con una carpeta de JPEG, un tercero con las dos cosas mezcladas. Montarlo no es difícil, pero un par de pasos van en un orden distinto del que parece lógico.

Qué pide realmente eso de «un solo archivo»

La exigencia casi siempre significa tres cosas a la vez, y la segunda y la tercera las comprueba una máquina.

Primera: un archivo en lugar de un montón, porque quien está al otro lado no va a ordenar sus adjuntos. Segunda: las páginas en el orden en que estaban sobre la mesa. Tercera, a menudo: una capa de texto, para que el documento se pueda encontrar por búsqueda en su sistema.

Esa tercera condición rara vez se dice en voz alta, y uno se acuerda cuando el paquete ya ha sido rechazado. Comprobarlo es fácil: abra su archivo e intente seleccionar una línea de texto. Si se ilumina la página entera como imagen, no hay capa de texto.

Qué le dio el escáner y qué hacer con ello

Esa última fila es la más frecuente y la más incómoda. La unión solo acepta PDF: colar una fotografía directamente no funciona, el archivo no pasa la comprobación de tipo. El orden aquí es rígido: jpg-to-pdf convierte las tomas en un único PDF, y solo después ese PDF entra en merge-pdf junto a las demás partes.

Cómo montar el paquete

1. Lleve todo a PDF: las fotos van en su propio archivo mediante jpg-to-pdf. 2. Abra merge-pdf y suba todas las partes de una vez. 3. Elija el orden de unión: mantener el orden de carga u ordenar por nombre. 4. Revise la lista: a la izquierda de cada nombre hay un número de posición que muestra la secuencia futura. 5. Ejecute la unión y descargue el archivo terminado. 6. Recorra el resultado prestando atención a la primera y la última página de cada parte.

Los nombres de archivo deciden más de lo que parece

Ordenar por nombre no es aquí una simple comparación de caracteres. Los nombres se analizan teniendo en cuenta los números: `scan_2.pdf` queda antes que `scan_10.pdf` y no después, que es lo que haría una ordenación alfabética corriente. Ese es justamente el caso para el que se hizo la ordenación, porque los escáneres casi siempre numeran los archivos sin ceros a la izquierda.

De ahí una conclusión práctica. Si el escáner llamó a los archivos `img001`, `img002` y así en secuencia, ordenar por nombre monta el paquete correctamente sin intervención suya. Si los nombres son heterogéneos, del tipo `contrato`, `anexo`, `acta`, ordenar por nombre los coloca alfabéticamente, que casi seguro no es el orden que necesita. En ese caso conserve el orden de carga y coloque los archivos a mano.

Colocarlos a mano funciona de dos formas. En el ordenador se arrastra el archivo con el ratón. En el móvil arrastrar no funciona y hacen falta las flechas arriba y abajo junto al nombre: la lista usa el mecanismo corriente de arrastrar y soltar, que no responde al dedo.

Hay una tercera opción de ordenación, por tamaño, de menor a mayor. Para escaneos es inútil: una página pesa lo que pesa la tinta que lleva, y eso no dice nada sobre su lugar en el documento.

Un archivo dañado detiene toda la unión

Escáneres y multifunción producen con regularidad PDF con la estructura interna estropeada: el archivo se abre en un programa y se niega en otro. El servicio lo prevé y hace un intento de reparar la estructura por su cuenta antes de rendirse.

Si el intento falla, la tarea se detiene entera, y el mensaje lleva el nombre del archivo concreto, el nombre con el que usted lo subió y no un identificador interno. Eso acelera bastante el diagnóstico: se sabe qué hoja reescanear o qué arreglar. Una pasada dedicada por repair-pdf profundiza más que el intento automático hecho durante la unión.

Aparte funciona una comprobación en el momento de subir. Un archivo que no se transfirió por completo se rechaza antes de cualquier procesamiento: un PDF correcto lleva una marca de fin de archivo, y su ausencia significa que la transferencia se cortó. Suele ocurrir al subir desde carpetas en la nube donde el archivo aún no se ha sincronizado en local. Se cura volviendo a subirlo cuando el archivo ha aterrizado de verdad en el dispositivo.

Un PDF vacío sin páginas también detiene la unión, otra vez por su nombre. Esos archivos a veces sobreviven a un escaneo fallido y no se distinguen de los sanos.

Una hoja separadora entre documentos

Los parámetros de unión incluyen un interruptor que inserta una hoja en blanco entre cada dos documentos. Para un paquete de varios documentos independientes resulta cómodo: al imprimir y al hojear se ve dónde acaba uno y empieza el siguiente.

Un detalle: el separador toma su tamaño de la página anterior. Si las partes del paquete usan formatos distintos, el separador repite el formato de la parte a la que sigue. En escaneos uniformes nadie lo nota; en una mezcla de A4 y fotos de móvil queda raro.

Un escaneo siempre pesa más de lo que uno espera

Veinte páginas de un escáner de oficina en color son tranquilamente de 30 a 60 MB, y las fotos de móvil dan más. La unión no comprime nada: apila las páginas tal cual, así que el peso final es la suma de las partes.

Comprima después de unir, no antes: compress-pdf procesará el paquete entero de una pasada, lo que es más rápido y más previsible que apretar cada parte por separado.

Si dentro del paquete acabaron reversos en blanco del escaneo dúplex, quítelos con remove-blank-pages: cada hoja así ocupa sitio y engorda la factura de impresión.

Dos últimas comprobaciones antes de enviar

Los giros. El alimentador del escáner voltea de vez en cuando alguna hoja suelta, y en el archivo montado aparece del revés. Marque solo esas páginas en rotate-pdf y gírelas: la rotación se aplica a las hojas seleccionadas, no a todo el documento.

La capa de texto. Si la parte receptora busca entre documentos, pase el archivo terminado por ocr-pdf. El reconocimiento pone una capa de texto invisible sobre la imagen, y la imagen de la página no cambia.

El orden de esas dos operaciones importa más de lo que parece. El reconocimiento trabaja sobre la imagen de la página, y la compresión degrada precisamente esa imagen: baja la resolución y añade artefactos alrededor de las letras. Por eso hay que reconocer antes de comprimir y no después. El orden inverso produce bastantes más errores en el texto reconocido, sobre todo en letra pequeña y en sellos, y después ya no queda con qué corregirlos.

Un paquete montado, girado, reconocido y comprimido es ese «archivo único» que le pidieron. Revíselo en el mismo tipo de programa en que lo abrirá el destinatario: un visor de navegador y un lector de escritorio tratan los giros de página de forma distinta, y esa discrepancia es mejor verla en su propia pantalla.