Reducir el tamaño de un PDF online

Por qué los PDF son tan grandes

Los documentos escaneados son grandes porque cada página se almacena como una imagen a resolución completa. Una página A4 escaneada a 300 ppp genera una imagen de entre 1 y 3 MB. Cincuenta páginas equivalen a 50-150 MB antes de que el archivo llegue siquiera a tus manos. Los PDF exportados desde Word, Excel o PowerPoint también crecen en tamaño: la aplicación incrusta una miniatura de vista previa para cada página junto al contenido real, más subconjuntos de fuentes y metadatos que se acumulan con cada guardado. En ambos casos, la mayor parte de esos datos adicionales se puede eliminar sin que cambie nada de lo que ves en pantalla.

Qué ocurre durante la compresión

La compresión reduce la resolución de las imágenes a un nivel adecuado para pantalla, normalmente alrededor de 150 ppp, suficiente para leer en cualquier monitor. También elimina las miniaturas incrustadas, los metadatos redundantes y los objetos de recursos duplicados que se acumulan en archivos abiertos y guardados varias veces. El texto en los PDF se almacena de forma diferente a las imágenes y usa su propia compresión sin pérdidas. El texto legible de tu documento quedará igual de nítido que antes. Los campos de formulario rellenables se conservan. Lo único que cambia es la calidad de las imágenes, y solo a resoluciones mayores de las que tu pantalla puede mostrar de todos modos.

Cuánto se reducirá el archivo

El resultado depende casi por completo del contenido. Los documentos escaneados suelen reducirse un 60-80%. Un contrato escaneado de 50 MB a menudo vuelve como 8-12 MB. Los PDF exportados desde Word o Excel normalmente se reducen un 10-30%, porque las imágenes incrustadas ya están razonablemente comprimidas. Los PDF descargados de sitios web o generados por controladores de impresora a veces se reducen muy poco, porque el software que los generó ya aplicó compresión al exportarlos. Si tu archivo apenas cambia, es probable que ya estuviera cerca del óptimo.

Cuándo la calidad de pantalla no es suficiente

Para la mayoría de los casos, las imágenes a 150 ppp son perfectamente válidas. Adjuntos de correo, documentos compartidos, formularios online y archivos digitales se leen bien en pantalla a esa resolución. La excepción es la impresión. Si el PDF comprimido va a una imprenta o a una copiadora para hacer copias físicas mayores que A5, comprueba el resultado antes de enviarlo. Abre la versión comprimida, haz zoom al 100% y revisa fotografías, gráficos, firmas y sellos. Si se ven borrosos, el original probablemente era un escaneo y la versión comprimida se imprimirá ligeramente desenfocada en formatos grandes. Las presentaciones ante organismos reguladores o juzgados a veces especifican una resolución mínima; compruébalo antes de comprimir.

Qué hacer después de descargar

Abre el archivo comprimido antes de hacer cualquier otra cosa. Navega por varias páginas y haz zoom en al menos una sección con muchas imágenes. Si el documento contiene firmas, sellos, tablas o diagramas que deben seguir siendo legibles, revísalos por separado. Si vas a imprimir, imprime primero una página de prueba. Si el archivo sigue siendo demasiado grande tras la compresión, los pasos siguientes más habituales son: eliminar páginas en blanco, dividir el documento en archivos separados para distintos destinatarios, o ejecutar OCR en un documento escaneado y guardarlo como PDF basado en texto en lugar de imágenes. Un PDF basado en texto con fuentes incrustadas es casi siempre más pequeño que un escaneo de imagen con la misma calidad aparente.

Por qué algunos archivos apenas se reducen

Si tu PDF se ha reducido menos de un cinco por ciento, probablemente se deba a uno de estos motivos: las imágenes dentro eran archivos JPEG ya comprimidos cuando se creó el PDF; el archivo fue generado por un sistema que aplicó su propia compresión al exportar; o el PDF fue escaneado desde una fotocopia, lo que significa que el original ya estaba degradado antes de convertirse en PDF. En estos casos, volver a comprimir no aporta casi nada. Las opciones más útiles son eliminar páginas innecesarias, reducir las fuentes incrustadas o dividir el documento para enviar solo las partes que el destinatario necesita.

Lista de comprobación antes de comprimir

• Comprueba el límite de tamaño del destino. La mayoría de servidores de correo aceptan adjuntos de hasta 10-25 MB; los formularios de subida suelen ser más estrictos.
• Si el PDF tiene campos rellenables, verifica que siguen funcionando en la versión comprimida antes de distribuirlo.
• Para impresión: abre el archivo comprimido al 100% y comprueba que las imágenes y firmas siguen siendo suficientemente nítidas.
• Si el archivo sigue siendo demasiado grande tras comprimir: elimina primero las páginas en blanco y luego vuelve a comprimir.
• Para presentaciones ante organismos oficiales: confirma el requisito mínimo de resolución antes de comprimir.