Почему не удаётся прикрепить файл в почте: Mail.ru, Яндекс, Gmail и Outlook

Общее правило: лимит письма и облачная ссылка

У всех крупных сервисов есть предел размера вложений в одном письме. Считаются все файлы вместе, а не каждый по отдельности. К тому же при отправке вложение кодируется и становится примерно на треть тяжелее, поэтому файл «впритык» к лимиту часто не проходит.

Когда предел превышен, большинство веб-версий почты не отказывают, а предлагают загрузить файл в своё облако и вставить в письмо ссылку. Письмо уходит, но получатель видит не вложение, а ссылку на скачивание. Если получателю нужен именно файл во вложении, например для загрузки на портал или в систему документооборота, ссылка не подойдёт, и файл придётся уменьшить.

Второе ограничение действует на стороне получателя. Даже если ваш сервис принял крупное вложение, почтовый сервер адресата может иметь свой предел, особенно корпоративный. Тогда через несколько минут придёт автоматическое письмо о недоставке, где будет сказано, что сообщение слишком велико.

Чтобы понять, какой из случаев ваш, посмотрите на вложение в черновике. Если рядом с именем файла значок облака или подпись со сроком хранения, это ссылка. Если файл выглядит как обычное вложение, но письмо вернулось, дело в ограничении у получателя.

Mail.ru: файлы через Облако

В веб-версии Mail.ru файл, который не помещается в обычное вложение, загружается в Облако Mail.ru, а в письмо добавляется ссылка. Внешне такой файл тоже отображается под текстом письма, поэтому легко не заметить, что получатель получит ссылку. У таких ссылок может быть ограниченный срок действия; сколько хранится файл, написано в справке Mail.ru. Если получатель откроет письмо через долгое время, попросите его скачать файл сразу.

Если в Mail.ru не удаётся прикрепить файл даже небольшого размера, проверьте, не переполнено ли место в Облаке: при нехватке места загрузка через него не проходит. Также стоит попробовать приложение Почты Mail вместо браузера или наоборот, чтобы понять, связан ли сбой с конкретным способом входа.

Яндекс Почта: большие файлы уходят на Диск

Яндекс Почта поступает похоже: вложение сверх лимита письма загружается на Яндекс Диск, а получатель получает ссылку. Если на Диске закончилось место, большой файл прикрепить не получится, хотя маленькие продолжат добавляться. Проверьте свободное место на Диске и удалите ненужное из корзины Диска.

Яндекс проверяет вложения на вирусы. Файл, который антивирус посчитал опасным, в письмо не попадёт. Если вы уверены в документе, пересохраните его заново, например напечатайте в PDF из исходной программы, и попробуйте прикрепить новую копию.

Gmail: ссылка на Google Диск и запрещённые типы

Gmail при превышении лимита автоматически предлагает отправить файл через Google Диск. Получатель увидит ссылку, а доступ к файлу зависит от настроек общего доступа: Gmail спросит, открыть ли его адресату. Если вы откажетесь, получатель может увидеть сообщение о том, что у него нет прав на просмотр.

Gmail блокирует исполняемые файлы и некоторые другие типы, в том числе внутри архивов. Если архив с документами не прикрепляется, проверьте, нет ли в нём программ, скриптов или вложенных архивов с паролем. Обычный PDF под эти ограничения не попадает.

Outlook: веб-версия и программа на компьютере

В Outlook.com большие файлы предлагается загрузить в OneDrive и отправить ссылкой, логика та же, что у остальных сервисов. В программе Outlook на компьютере с рабочей почтой ограничения задаёт администратор почтового сервера, и они бывают строже, чем у бесплатных сервисов. Если в рабочем Outlook письмо с вложением не отправляется, а домашняя почта тот же файл пропускает, уточните лимит у своей IT-службы.

Программа Outlook также блокирует ряд типов файлов, считающихся потенциально опасными. Она сообщает об этом при попытке открыть или прикрепить файл. С PDF, документами Word и картинками таких ограничений обычно нет.

Как уменьшить PDF, чтобы он ушёл вложением

Если сервис превращает PDF в ссылку, а нужен именно файл, сожмите его в «Сжать PDF». Инструмент обрабатывает документ целиком: можно выбрать уровень сжатия, разрешение картинок и режим перекодирования изображений. Лучше всего сжимаются сканы и фотографии, документы из Word уменьшаются слабее.

Если после сжатия файл всё ещё велик, откройте «Разделить PDF» и выберите режим по размеру: укажите максимальный вес одной части, и документ будет нарезан на файлы не больше заданного. Части отправляются несколькими письмами. Когда получателю нужны только некоторые страницы, быстрее вынести их в отдельный файл через «Извлечь страницы».

Если сам файл тут ни при чём и не прикрепляется даже маленькая картинка, причина в браузере или сети. Разбор по конкретным сообщениям об ошибке, а также случаи с телефоном — это отдельные задачи.