PDF को एडिट करने योग्य Word में बदलें

किसी ने आपको PDF में अनुबंध, ऑफ़र या रिज़्यूमे भेजा और कहा "बस दो-तीन सुधार कर दो"। पर PDF तो PDF है: टेक्स्ट ऐसे जमा होता है जैसे शीशे में बंद हो। न कर्सर रखा जाता है, न पैराग्राफ़ दोबारा लिखा जाता है, न फ़ालतू लाइन हटती है। दस पन्ने हाथ से टाइप करने का मन नहीं है और डेडलाइन आज ही है। एक ही रास्ता बचता है: PDF को वापस Word दस्तावेज़ में बदलना, जहाँ टेक्स्ट फिर से चुना और बदला जा सके।

समझने की बात यह है कि PDF और Word की बनावट एकदम अलग है। Word टेक्स्ट को अक्षरों की धारा के रूप में रखता है, पैराग्राफ़ और स्टाइल के साथ। PDF यह तय करके रखता है कि पन्ने पर हर अक्षर कहाँ खींचा गया है। कन्वर्ज़न के समय प्रोग्राम इन्हीं निर्देशांकों से ढाँचा बनाता है: अंदाज़ा लगाता है कि पैराग्राफ़ कहाँ है, हेडिंग कहाँ है, टेबल का सेल कहाँ है। मूल लेआउट जितना साफ़ और सरल होगा, नतीजा उतना सटीक आएगा। इसीलिए सीधा-सादा टेक्स्ट रिपोर्ट लगभग पूरा सही आता है, जबकि कॉलम और रैप वाला मैगज़ीन पेज थोड़ी गड़बड़ी के साथ आता है।

एक और बात लगभग सब कुछ तय करती है: फ़ाइल में असली टेक्स्ट लेयर है या नहीं। Word, Google Docs या किसी अकाउंटिंग सिस्टम से निकाली गई PDF में यह लेयर होती है, अक्षर अक्षर ही रहते हैं। पर स्कैन से बनी या फ़ोन से खींची गई PDF दरअसल तस्वीरों का जोड़ होती है, और पहचान के बिना उसके अंदर एक भी अक्षर नहीं होता। इसी से तय होता है कि आपको एडिट करने योग्य टेक्स्ट मिलेगा या Word के पन्ने में चिपकी एक तस्वीर।

PDF को Word में बदलें: कदम-दर-कदम

1. PDF to Word खोलें और मूल PDF अपलोड करें। फ़ाइल को विंडो में खींचकर छोड़ें या डिस्क से चुनें। 2. जाँच लें कि PDF में टेक्स्ट लेयर है: किसी भी व्यूअर में दो-तीन शब्द चुनकर देखें। अगर सिलेक्शन अक्षरों को "पकड़" लेता है, तो टेक्स्ट पहचाना हुआ है और कन्वर्ज़न से एडिट करने योग्य दस्तावेज़ मिलेगा। 3. प्रोसेसिंग शुरू करें और तैयार .docx फ़ाइल डाउनलोड करें, फिर उसे तुरंत Word या किसी अनुकूल एडिटर में खोलें। 4. पहले और आख़िरी पन्ने पर नज़र डालें: देखें कि हेडिंग हेडिंग रही, पैराग्राफ़ आपस में चिपके नहीं, और टेबल टेबल जैसी दिख रही है। 5. जो खिसका हो उसे ठीक करें। आमतौर पर छोटी बातें होती हैं: एक फ़ालतू लाइन ब्रेक, बिगड़ा मार्जिन, बदला हुआ फ़ॉन्ट। टेक्स्ट में ज़रूरी बदलाव कर दें। 6. दस्तावेज़ तैयार हो जाने पर ज़रूरत हो तो उसे Word to PDF से वापस PDF में बदलें, ताकि भेजने से पहले अंतिम लेआउट तय हो जाए।

क्या-क्या गड़बड़ हो सकता है

• आपने स्कैन या फ़ोटो वाला दस्तावेज़ अपलोड किया, तो नतीजे में Word के अंदर एक तस्वीर आएगी, टेक्स्ट नहीं। पहले फ़ाइल को OCR से गुज़ारें ताकि टेक्स्ट लेयर बने, उसके बाद ही कन्वर्ट करें।
• टेक्स्ट कई कॉलम में बँटा है, तो कन्वर्टर उन्हें एक धारा में जोड़ सकता है या पढ़ने का क्रम उलट सकता है। पैराग्राफ़ का क्रम जाँचें और ज़रूरत पड़े तो ब्लॉक हाथ से दोबारा जमाएँ।
• टेबल असली टेबल की जगह टैब वाली लाइनों का ढेर बन गई। ऐसा तब होता है जब PDF में उसकी बॉर्डर दिखती नहीं थी। उसे "इंसर्ट, टेबल" से दोबारा बनाएँ या डेटा को सावधानी से सीध में लाएँ।
• फ़ॉन्ट और लाइन की दूरी हिल गई, यानी सिस्टम में मूल वाला फ़ॉन्ट नहीं है। उसे इंस्टॉल करें या Word की स्टाइल से उसका विकल्प तय करें, लाइनें अपनी जगह आ जाएँगी।
• टेक्स्ट में बिना स्पेस वाले "जुड़ेहुएशब्द" या वाक्य के बीच अचानक टूट दिखें, तो यह निर्देशांक पहचान की खामी है। स्पेल-चेक चालू करें, यह ऐसी ज़्यादातर जगहें उजागर कर देगा।

भेजने से पहले क्या जाँचें

• सारी टेबल और उनके अंक मूल से मेल खाते हों, ख़ासकर रकम, तारीख़ और ब्योरे।
• पैराग्राफ़ और सेक्शन का क्रम बिगड़ा न हो, लिस्ट की नंबरिंग लगातार चले।
• फ़ॉन्ट ठीक दिख रहे हों, अक्षरों की जगह डिब्बे या ख़ाली आयत न हों।
• हेडर, फ़ुटर, कैप्शन और फ़ुटनोट खोए न हों और मुख्य टेक्स्ट पर चढ़े न हों।

जुड़े हुए टूल

अगर PDF का डेटा हिसाब के लिए टेबल के रूप में चाहिए, तो उसे PDF to Excel से निकालें, अंक सेल में बैठ जाएँगे। प्रेज़ेंटेशन PDF to PowerPoint के बाद एडिट करना ज़्यादा आसान रहता है, और तैयार दस्तावेज़ को भेजने से पहले Word to PDF से न बदलने वाले फ़ॉर्मेट में लौटा दें। सारे टूल ब्राउज़र में बिना रजिस्ट्रेशन के चलते हैं, और फ़ाइलें 120 मिनट बाद अपने आप हट जाती हैं।