Reduzir o tamanho do PDF online

Por que os PDF são tão grandes

Documentos digitalizados são grandes porque cada página é armazenada como uma imagem em resolução total. Uma página A4 digitalizada a 300 dpi gera um arquivo de imagem de 1 a 3 MB. Cinquenta páginas significam 50 a 150 MB antes mesmo de o arquivo chegar até você. PDF exportados do Word, Excel ou PowerPoint também crescem: o aplicativo incorpora uma miniatura de visualização para cada página junto ao conteúdo real, mais subconjuntos de fontes e metadados que se acumulam a cada salvamento. Em ambos os casos, a maior parte desses dados extras pode ser removida sem que o que você vê na tela mude.

O que acontece durante a compressão

A compressão reduz a resolução das imagens para um nível adequado à tela, tipicamente cerca de 150 dpi, suficiente para leitura em qualquer monitor. Ela também remove miniaturas incorporadas, metadados redundantes e objetos de recursos duplicados que se acumulam em arquivos abertos e salvos várias vezes. O texto em PDF é armazenado de forma diferente das imagens e usa sua própria compressão sem perdas. Todo texto legível do seu documento ficará tão nítido quanto antes. Campos de formulário preenchíveis são preservados. O que muda é apenas a qualidade das imagens, e somente em resoluções superiores ao que sua tela consegue exibir de qualquer forma.

Quanto o arquivo vai encolher

O resultado depende quase totalmente do conteúdo. Documentos digitalizados geralmente encolhem 60 a 80%. Um contrato digitalizado de 50 MB frequentemente volta como 8 a 12 MB. PDF exportados do Word ou Excel geralmente encolhem 10 a 30%, pois as imagens incorporadas já estão razoavelmente comprimidas. PDF baixados de sites ou gerados por drivers de impressora às vezes mal mudam, porque o software de origem já aplicou compressão ao exportar. Se o seu arquivo mudou muito pouco, o conteúdo provavelmente já estava próximo do ótimo.

Quando a qualidade de tela não é suficiente

Para a maioria dos usos, imagens a 150 dpi são totalmente adequadas. Anexos de e-mail, documentos compartilhados, formulários online e arquivos digitais se leem bem na tela nessa resolução. A exceção é a impressão. Se o PDF comprimido for para uma gráfica ou copiadora para produzir cópias físicas maiores que A5, verifique o resultado antes de enviar. Abra a versão comprimida, dê zoom a 100% e examine fotografias, gráficos, assinaturas e carimbos. Se parecerem borrados, o original provavelmente era um scan e a versão comprimida ficará ligeiramente desfocada em formatos grandes. Protocolos em órgãos públicos ou tribunais às vezes especificam resolução mínima. Verifique antes de comprimir.

O que fazer após baixar

Abra o arquivo comprimido antes de qualquer outra coisa. Percorra algumas páginas e dê zoom em pelo menos uma seção com muitas imagens. Se o documento contiver assinaturas, carimbos, tabelas ou diagramas que precisam permanecer legíveis, examine-os de perto. Se for imprimir, imprima uma página de teste primeiro. Se o arquivo ainda estiver muito grande após a compressão, os próximos passos mais comuns são: remover páginas em branco, dividir o documento em arquivos separados para diferentes destinatários, ou executar OCR em um documento digitalizado e salvá-lo como PDF baseado em texto em vez de imagens. Um PDF textual com fontes incorporadas é quase sempre menor que um scan de imagem com a mesma qualidade aparente.

Por que alguns arquivos mal encolhem

Se o seu PDF encolheu menos de cinco por cento, provavelmente se deve a um destes motivos: as imagens eram arquivos JPEG já comprimidos quando o PDF foi criado; o arquivo foi gerado por um sistema que aplicou sua própria compressão ao exportar; ou o PDF foi digitalizado de uma fotocópia, ou seja, a fonte já estava degradada antes de se tornar PDF. Nesses casos, recomprimir traz quase nenhum benefício. As opções mais eficazes são remover páginas desnecessárias, reduzir fontes incorporadas ou dividir o documento para enviar apenas as partes que o destinatário precisa.

Lista de verificação antes de comprimir

• Verifique o limite de tamanho do destino. A maioria dos servidores de e-mail aceita anexos de até 10 a 25 MB; formulários de upload costumam ser mais restritivos.
• Se o PDF tiver campos preenchíveis, verifique que funcionam na versão comprimida antes de distribuir.
• Para impressão: abra o arquivo comprimido a 100% e verifique se imagens e assinaturas ainda estão suficientemente nítidas.
• Se o arquivo ainda estiver muito grande após comprimir: remova páginas em branco primeiro, depois comprima novamente.
• Para protocolos oficiais: confirme o requisito mínimo de resolução antes de comprimir.