PDF का साइज़ ऑनलाइन कम करें

PDF इतना बड़ा क्यों होता है

स्कैन किए गए दस्तावेज़ बड़े होते हैं क्योंकि हर पेज पूरी रिज़ॉल्यूशन में एक इमेज के रूप में सेव होता है। 300 dpi पर स्कैन किया गया एक A4 पेज 1 से 3 MB का होता है। पचास पेज मिलकर आपके पास फ़ाइल आने से पहले ही 50 से 150 MB बन जाते हैं। Word, Excel या PowerPoint से एक्सपोर्ट किए गए PDF भी इसी कारण बड़े होते हैं: एप्लिकेशन हर पेज के लिए एक प्रीव्यू थंबनेल, फ़ॉन्ट सबसेट और मेटाडेटा जोड़ता है जो हर बार सेव करने पर जमा होते रहते हैं। दोनों मामलों में इस अतिरिक्त डेटा का बड़ा हिस्सा हटाया जा सकता है, और आपको स्क्रीन पर कोई फ़र्क नज़र नहीं आएगा।

कंप्रेशन के दौरान क्या होता है

कंप्रेशन इमेज की रिज़ॉल्यूशन को स्क्रीन के अनुकूल स्तर तक कम करता है, आमतौर पर लगभग 150 dpi, जो किसी भी मॉनीटर पर पढ़ने के लिए पर्याप्त है। यह एम्बेडेड थंबनेल, अनावश्यक मेटाडेटा और डुप्लीकेट रिसोर्स ऑब्जेक्ट भी हटाता है जो बार-बार खोले और सेव किए गए फ़ाइलों में जमा होते हैं। PDF में टेक्स्ट इमेज से अलग तरीके से स्टोर होता है और अपना lossless कंप्रेशन उपयोग करता है। आपके दस्तावेज़ का पठनीय टेक्स्ट पहले जितना ही साफ़ रहेगा। फ़ॉर्म फ़ील्ड सुरक्षित रहते हैं। केवल इमेज की क्वालिटी बदलती है, और वह भी सिर्फ उन रिज़ॉल्यूशन पर जो आपकी स्क्रीन वैसे भी नहीं दिखा सकती।

फ़ाइल कितनी छोटी होगी

परिणाम लगभग पूरी तरह सामग्री पर निर्भर करता है। स्कैन किए गए दस्तावेज़ आमतौर पर 60 से 80 प्रतिशत छोटे हो जाते हैं। 50 MB का स्कैन किया गया अनुबंध अक्सर 8 से 12 MB का होकर वापस आता है। Word या Excel से एक्सपोर्ट किए गए PDF आमतौर पर 10 से 30 प्रतिशत छोटे होते हैं क्योंकि एम्बेडेड इमेज पहले से ठीक से कंप्रेस होती हैं। वेबसाइट से डाउनलोड किए गए या प्रिंटर ड्राइवर से बनाए गए PDF कभी-कभी बहुत कम बदलते हैं क्योंकि सोर्स सॉफ़्टवेयर ने एक्सपोर्ट के समय पहले ही कंप्रेशन लगाया था। अगर आपकी फ़ाइल ज़्यादा नहीं बदली, तो संभवतः वह पहले से ही अनुकूलित थी।

जब स्क्रीन क्वालिटी पर्याप्त नहीं होती

अधिकांश कार्यों के लिए 150 dpi इमेज बिल्कुल उपयुक्त हैं। ईमेल अटैचमेंट, साझा दस्तावेज़, ऑनलाइन फ़ॉर्म, डिजिटल आर्काइव सब कुछ स्क्रीन पर अच्छी तरह पढ़ा जा सकता है। अपवाद है प्रिंटिंग। अगर कंप्रेस किया गया PDF किसी प्रिंट शॉप या कॉपियर पर A5 से बड़े साइज़ की फ़िज़िकल कॉपी के लिए जाएगा, तो पहले परिणाम जाँच लें। कंप्रेस किया गया वर्जन खोलें, 100% ज़ूम पर फ़ोटो, चार्ट, हस्ताक्षर और मुहरें देखें। अगर वे धुंधले लगें, तो ओरिजिनल संभवतः स्कैन था और बड़े फ़ॉर्मेट में प्रिंट करने पर थोड़ा धुंधला दिखेगा। सरकारी या अदालती जमा करने के लिए कभी-कभी न्यूनतम रिज़ॉल्यूशन आवश्यकता होती है, कंप्रेस करने से पहले जाँच लें।

डाउनलोड के बाद क्या करें

कंप्रेस की गई फ़ाइल पहले खोलें। कुछ पेज स्क्रॉल करें और कम से कम एक इमेज-भारी सेक्शन में ज़ूम करें। अगर दस्तावेज़ में हस्ताक्षर, मुहरें, तालिकाएं या डायग्राम हैं जो पठनीय रहने चाहिए, उन्हें अलग से जाँचें। अगर प्रिंट करना है, पहले एक टेस्ट पेज प्रिंट करें। अगर कंप्रेशन के बाद भी फ़ाइल बहुत बड़ी है, अगले सामान्य कदम हैं: खाली पेज हटाना, दस्तावेज़ को अलग-अलग प्राप्तकर्ताओं के लिए विभाजित करना, या स्कैन किए गए दस्तावेज़ पर OCR चलाकर इमेज-आधारित की जगह टेक्स्ट-आधारित PDF के रूप में सेव करना। एम्बेडेड फ़ॉन्ट के साथ टेक्स्ट-आधारित PDF लगभग हमेशा समान दृश्य गुणवत्ता पर इमेज स्कैन से छोटा होता है।

कुछ फ़ाइलें क्यों बमुश्किल छोटी होती हैं

अगर आपका PDF पाँच प्रतिशत से कम छोटा हुआ, तो संभवतः इनमें से एक कारण है: PDF में इमेज JPEG फ़ाइलें थीं जो इसे बनाते समय पहले से कंप्रेस थीं; फ़ाइल किसी ऐसे सिस्टम ने बनाई थी जिसने एक्सपोर्ट के दौरान अपना कंप्रेशन लगाया; या PDF को फ़ोटोकॉपी से स्कैन किया गया था, यानी सोर्स PDF बनने से पहले ही खराब हो चुका था। इन मामलों में दोबारा कंप्रेस करना बहुत कम फ़ायदा देता है। ज़्यादा व्यावहारिक विकल्प हैं: अनावश्यक पेज हटाना, एम्बेडेड फ़ॉन्ट कम करना, या दस्तावेज़ विभाजित करना ताकि केवल ज़रूरी हिस्से भेजे जा सकें।

कंप्रेस करने से पहले चेकलिस्ट

• जहाँ फ़ाइल भेज रहे हैं वहाँ का साइज़ लिमिट जाँचें। अधिकांश ईमेल सर्वर 10 से 25 MB तक के अटैचमेंट स्वीकार करते हैं; अपलोड फ़ॉर्म अक्सर अधिक सख्त होते हैं।
• अगर PDF में भरने योग्य फ़ील्ड हैं, वितरित करने से पहले कंप्रेस किए गए वर्जन में उनकी जाँच करें।
• प्रिंट के लिए: कंप्रेस की गई फ़ाइल 100% पर खोलें और देखें कि इमेज और हस्ताक्षर अभी भी पर्याप्त स्पष्ट हैं।
• कंप्रेशन के बाद भी फ़ाइल बड़ी हो: पहले खाली पेज हटाएं, फिर दोबारा कंप्रेस करें।
• सरकारी या कानूनी जमा के लिए: कंप्रेस करने से पहले न्यूनतम रिज़ॉल्यूशन आवश्यकता की पुष्टि करें।